«Невский портье» - компьютерная система для автоматизации гостиниц

«Невский портье» - компьютерная система для автоматизации гостиниц

История создания

Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев "Невский  портье" разработана в г.Санкт-Петербурге в 2001г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы "Актис - отель" (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система - "Актис - отель" до настоящего времени стабильно работает в гостиницах и пансионатах Ярославля, Рыбинска, Костромы, она сопровождается и модифицируется в соответствии с запросами клиентов и требованиями Российского законодательства, легко вписывается в технологию работы с гостем, устойчиво работает, проста в сопровождении и хорошо принимается персоналом гостиниц.

Основные принципы, которые  были заложены в основу системы "Актис - отель" - это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.

Эти же качества авторы постарались  сохранить и в своей новой  разработке, названной ими "Невский  портье".

Целесообразность создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития "Актис - отель" коллективу разработчиков пришлось действовать в рамках идеологии и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании первой версии "Актис - отель". Вместе с тем, постоянные изменения законодательства, многообразие хозяйственных принципов, на которых основывается деятельность предприятий индустрии гостеприимства, различная степень их самостоятельности при выборе технологии работы с гостями, специфика требований местных контролирующих организаций, привели к необходимости создания достаточно гибкой, универсальной и сравнительно недорогой гостиничной системы. К этому же подтолкнуло и наличие на рынке дорогостоящих импортных гостиничных систем, не во всем удовлетворяющих действующему Российскому законодательству.

Особенности системы "Невский  портье"

"Невский портье" - это  принципиально новая система,  обладающая более широкими возможностями,  гибкостью настроек и перспективой  развития. В частности, в системе "Невский портье" заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.

В системе "Невский портье" имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.

Использование понятия "расчетный  час" не только полностью соответствует "Правилам предоставления гостиничных  услуг в РФ", утвержденным соответствующим  постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе "Невский  портье" автоматически начислять  оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.

При расчетах с гостями  и с организациями-потребителями  за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы  и оплат, осуществленных гостями  по кредитным картам,

Конфигурация «Невский портье»  для пансионатов и санаториев обеспечивает возможность предварительной  продажи путевок с расчетом стоимости  в зависимости от индивидуального  набора услуг (питание, лечение и  т.д.). А также поселение по путевке, формирование списков на питание  и др. услуги.

Система «Невский портье»  может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.

Для гостиниц от 1 до 10000 номеров 

Система "Невский портье" предназначена для автоматизации  работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с  общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.

Система "Невский портье" может устанавливаться как в  локальном варианте (совмещенное  рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с  установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Систему "Невский портье" удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и  контролируемых из одного центра. При  этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией  работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с  мест, может более эффективно решать свои задачи.

Система написана на VFP и функционирует  на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

Функции, автоматизированные в системе "Невский Портье":

 

В системе «Невский портье»  автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы:

• модуль работы с заявками;

• модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов);

• модуль бронирования (резервирования) мест;

• модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов);

• кассовый модуль (оплата проживающему гостю, оплата непроживающему, оплата группе, отчеты кассира, работа с фискальным регистратором, формирование счетов-фактур и т.д.);

• модуль контроля должников и выселения;

• модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.;

• модуль справок о проживающих;

• модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание – форма 7);

• модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;

• модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.;

• модули ведения тарифов (на проживание, на сервис, на доп. оборудование), ведение договорных тарифов;

• модуль формирования информации для поэтажных служб;

• модуль формирования печатных и отчетных документов;

• модуль формирования списков на питание (для ресторана) и др. услуги;

• модули ведения архивов: архив движения номерного фонда, архив наличных счетов, архив телефонных переговоров;

• модуль формирования журналов для ОВИР;

• модуль формирования «черных списков»;

• модуль аналитики;

• модуль обмена информацией с бухгалтерскими системами (например, с «1С»);

• служебные модули, модули настроек, ведение паролей пользователей и т.д.