Информация в системе управления

     Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

     По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

     По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

     По степени конфиденциальности – для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

     По степени достоверности – достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

     По назначению – оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

     По возможностям закрепления и хранения – фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

     По степени важности – основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная – облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) – несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.¹⁰

     По полноте – частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная – дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

     По предназначению – универсальная – необходима для решения любых проблем; функциональная – для решения родственных проблем; и индивидуализированная – для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

     По направлению движения – входящая и исходящая.

     По способам распространения – устная, письменная и комбинированная информация.

     В соответствии с порядком предоставления – по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

     По способам воспроизведения – визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

     Информационное  обеспечение предприятия определяется на основе общих представлений о путях решения стоящих перед предприятием основных задач. Выбор средств информатизации для развития информационных систем из новых предложений поставщиков или из уже присутствующих на рынке изделий осуществляется, как правило, по тому стратегическому критерию значение которого наиболее полно отражает роль информационных систем для предприятия. Хотя в этой сфере уже накоплен опыт предприятиями, однако в каждом отдельном случае требуется детальный системный анализ¹¹.

     При формировании технологической среды  предприятия стремятся иметь  в течение стратегического периода единый технологический парк, с тем чтобы использовать как внутренние (надзор, обучение), так и внешние  (условия при покупке, солидное сопровождение)  его преимущества¹².

     Рост  объемов, увеличение информационных контактов, потребности в сопоставлении  данных, появление принципиально  новых носителей и технологий поставили задачу организации такого управления, которое может реально способствовать повышению эффективности деятельности той организации, в рамках которой оно функционирует.

     Существуют  следующие свойства информации:

• релевантность - способность информации соответствовать нуждам (запросам) потребителя;
• полнота - свойство информации исчерпывающе (для данного потребителя) характеризовать отображаемый объект и/или процесс;
• своевременность - способность информации соответствовать нуждам потребителя в нужный момент времени;
• достоверность - свойство информации не иметь скрытых ошибок;
• доступность - свойство информации, характеризующее возможность её получения данным потребителем;
• защищённость - свойство, характеризующее невозможность несанкционированного использования или изменения;
• эргономичность - свойство, характеризующее удобство формы или объёма информации с точки зрения потребителя¹³.

     В рамках науки информация является первичным  и неопределяемым понятием. Оно предполагает наличие материального носителя информации, источника информации, передатчика информации, приёмника и канала связи между источником и приёмником. Понятие информации используется во всех сферах: науке, технике, культуре, социологии и повседневной жизни. Конкретное толкование элементов, связанных с понятием информации, зависит от метода конкретной науки, цели исследования или просто от наших представлений¹⁴.

     В современных развитых информационных системах машинная обработка информации предполагает последовательно-параллельное во времени решение вычислительных задач при определенной организации вычислительного процесса. Вычислительная задача формируется источником вычислительных задач, по мере необходимости решения обращается с запросами в вычислительную систему.

     Организация информационной системы должна однозначно соответствовать организации основной деятельности предприятия. Общепринятой основой решения практических задач организации в области информационной системы считается следование структурному подходу. При этом необходимо учесть, что при изменении в структуре основной деятельности может существенно изменяться и структура внутренней организации самой области обработки информации и что в настоящее время система обработки информации в структуре предприятия занимает все более значительное место.

     Внутренняя  организация области обработки информации до последних лет подчинялась прежде всего решению внутренних задач создания, развития, обслуживания и эксплуатации информационной системы. Однако техническая и технологическая децентрализация, появление типовых автоматизированных рабочих мест и мощных стандартных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ привели к возникновению в области обработки информации объемных задач консультирования пользователей и сопровождения информационных систем, требующих значительной квалификации. Эти новые сложные задачи привели к тому, что в мировой практике организации информационной системы возникла новая типовая специфическая организационная единица - информационный центр. Организационно информационные центры чаще всего совпадают с отделами (или вообще - со службами) развития/обслуживания и эксплуатации информационных систем ¹⁵.

      Наряду  с внутренней организацией изменяется также уровень вхождения подразделений по обработке информации в иерархию предприятий.¹⁶.

     Организационные изменения, если таковые потребуются, должны быть, естественно, разъяснены всем непосредственным участникам, даже если изменения должны быть «реализованы» на предприятии в целом. Обычно эти мероприятия реализуются на оперативном уровне. Сами организационные изменения на предприятии как процесс должны сопровождаться соответствующими организационными мероприятиями (например, созданием на определенное время комиссии по управлению этим процессом, мероприятиями по обучению работников и т.д.). Так же на выбор информационной системы влияет организационная структура самого предприятия.

     В крупных организациях сложились  две формы управления – централизованная и децентрализованная.

     Организации с централизованным управлением  характеризуются распределением функций и полномочий среди структурных подразделений с жесткой координацией производственно-хозяйственной деятельности в аппарате управления¹⁷.

     Децентрализованная  форма характеризуется выделением внутри организации стратегических единиц бизнеса или центров прибыли, деятельность которых поддается самостоятельному планированию и имеет свой бюджет.

     Основное  отличие двух типов управления крупными организациями заключается в организации автоматизированной информационной технологии.

     При централизованном управлении технология ориентирована на концентрацию информационных ресурсов в головном предприятии с жесткими ограничениями по уровням доступа к корпоративным данным.

     При децентрализованном управлении наряду с концентрацией информации, в корпоративных хранилищах данных выделяются информационные сегменты для каждой локальной вычислительной сети филиала или отделения.

     Для эффективного управления крупными организациями, имеющими большое количество филиалов, строится корпоративная вычислительная сеть, на основе которой формируются информационные связи между локальными вычислительными сетями отдельных структурных подразделений.

     Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

     Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

     2.2. Защита информации

      Потребность в постоянном развитии информационной системы приводит к необходимости роста объема обслуживания. С течением времени развитие и обслуживание информационных систем оказались взаимно обусловленными и связанными между собой и со многими острыми проблемами. Растущий объем обслуживания информационных систем отягощает их же развитие, приводя к росту объема невыполненных или неосуществленных планов на развитие. Поэтому следует искать выход в установлении степени предпочтения в паре «развитие/обслуживание» или соотношения между приобретением готовых систем информации, заказом разработки системы информации посторонней фирме и изготовлением собственными силами.

     Автоматизированные  информационные системы - человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

     Автоматические  информационные системы характеризуются  выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

     Основной  составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием информационных систем.

     Информационная  технология - процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта¹⁸.

     Основная  цель автоматизированной информационной технологии -  получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

     Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления¹⁹.