Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы.

     Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате учреждения. За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

     Командировку  оформляют первичными учетными документами:

     1) при направлении работника в  служебную командировку оформляется служебное задание по форме №Т-10а. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание в части его содержания и отчет о выполнении задания;

     2) работнику выписывается командировочное  удостоверение по форме №Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;

     3) при направлении в командировку  одного работника составляется  приказ по форме №Т-9, а при командировании нескольких человек – по форме №Т-9а.

     Днем  командировки считается день отправления  транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2011 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

     Учреждение  возмещает работнику:

     – расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

     – расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

     – расходы на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

     – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора.

     Оплата  перечисленных видов расходов в  более высоких размерах не исключается.

     Если  работник направляется в командировку, из места назначения которой он может  ежедневно возвращаться к месту  постоянного проживания, то суточные не выплачиваются.

     В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

     Рассмотрим  ситуацию по найму жилья на примере.

     Пример 1. Хатмуллин И.Р., работающий водителем  учреждения, направлен в командировку из Старобалтачево в Стерлитамак  сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на сумму 5500 руб.:

     – суточные за 3 дня – 300 руб.;

     – проживание за 2 ночи – 5200 руб.

     Расходы по найму жилья в командировке Хатмуллину И.Р.должны быть возмещены  в сумме 1100 руб. (2 суток х 550 руб.).

     Рассмотрим  пример учета по командировочным  расходам.

     Пример 2. Ахкамов А.Р. направлен в командировку из Старобалтачево в Казань с 19 по 21 апреля 2011 г. для приобретения основного средства. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 25 300 руб.:

     – суточные – 300 руб.;

     – на проживание – 5000 руб.;

     – на проезд – 3000 руб.;

     – для приобретения ОС – 17 000 руб.

     Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2011 г. Остаток денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения в установленный срок.

     Денежные  средства поступили в кассу бюджетного учреждения  на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

     212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

     226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

     222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

     310 «Увеличение стоимости основных  средств» – 17 000 руб.

     В учете операции будут отражены следующим  образом (табл. 3):

 
 
 
 
 

     Таблица 3.

Содержание  операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы  под отчет   суточные	1 208 09 560 Увеличение  дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате труда	1 201 04 610   Выбытие из кассы	300
Выдан под отчет аванс на проживание	1 208 07 560 Увеличение  дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	1 201 04 610   Выбытие из кассы	5 000
Выдано  под отчет на   проезд к месту   командирования и   обратно	1 208 05 560 Увеличение  дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг	1 201 04 610   Выбытие из кассы	3 000
Выдано  под отчет на приобретение основных средств	1 208 19 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств	1 201 04 610   Выбытие из кассы	17 000
Списаны расходы по   оплате суточных	1 401 09 212   Расходы на начисления на   выплаты по оплате труда	1 208 09 660   Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда	300
Списаны расходы по   оплате найма жилья	1 401 09 226 Расходы  на прочие услуги	1 208 07 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	3 800
Списаны расходы по   оплате транспортных   услуг	1 401 09 222 Расчеты на транспортные услуги	1 208 05 660   Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг	3 000
Сформирована   стоимость основного   средства	1 106 09 310   Увеличение стоимости основных средств	1 208 12 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств	17 000
Внесен  в кассу   остаток неизрасходованного аванса	1 201 04 510   Поступления в кассу	1 208 07 660   Уменьшение дебиторской   задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг	1 200

 

     Пример 3. Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:

     – на оплату проживания – 2750 руб.;

     – на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

     – на суточные – 600 руб.

     Работник  по возвращении из командировки отчитался  о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:

     – за проживание – 2500 руб.;

     – проезд – 1850 руб.;

     – суточные – 600 руб.

     В учете будут оформлены следующие записи (табл. 4).

     Таблица 4

Операция	Сумма,  руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Списаны денежные средства с лицевого счета  учреждения для получения их в  кассу для выдачи аванса на произведение следующих расходов:
– на оплату проживания	2750	121003560	130405226
– на оплату транспортных расходов	1650	121003560	130405222
– на суточные	600	121003560	130405212
Получены  денежные средства в кассу учреждения	5000	120104510	121003660
Выдан из кассы подотчетному лицу на произведение расходов:
– на оплату проживания	2750	120809560	120104610
– на оплату транспортных расходов	1650	120805560	120104610
– на суточные	600	120802560	120104610
Подотчетное лицо отчиталось по произведенным расходам, произведенным:
– на оплату проживания	2500	140101226	120809660
– на оплату транспортных расходов	1850	140101222	120805660
– на суточные	600	140101212	120802660
Подотчетное лицо внесло в кассу неизрасходованный  остаток аванса, выданного на оплату проживания	250	120104510	120809660
Полученный  неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание внесен на лицевой счет	250	121003560	120104610
Полученный  неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание зачислен на лицевой счет	250	130405226	121003660
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения их в кассу для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов	200	121003560	130405222
Получены  денежные средства в кассу учреждения для погашения задолженности  перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов	200	12014510	121003660
Выданы  денежные средства подотчетному лицу  для погашения задолженности перед ним по оплате транспортных расходов	200	120805560	120104610

 

     При возникновении ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.

     В таких случаях возникают вопросы  в отношении того, можно ли сначала  произвести расход, а потом его  возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и  счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:

     1-й  этап расчетов: выданы денежные  средства;

     2-й  этап расчетов: произведен отчет  о расходовании полученных средств.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3 Учет хозяйственных расходов

 

     К хозяйственным расходам относятся  расходы по приобретению хозяйственных  материалов, канцтоваров, горюче-смазочных  материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.

     Учреждение  выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма №КО-2).

     Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.Все хозяйственные  операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

     Рассмотрим  ситуации по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.

     Пример 1. Гордеев Д.Н. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

     Денежные  средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета  внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение  стоимости прочих материальных активов».

     В учете будут сделаны следующие  записи (табл. 5):

     Таблица 5

Содержание  операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдан из кассы для приобретения запасных частей аванс	2 208 22 560 Увеличение  дебиторской задолженности подотчетных  лиц по приобретению материалов	2 201 04 610 Выдача  из кассы	5000
Приобретены запасные части	2 105 05 340 Увеличение  стоимости прочих материальных запасов	2 208 22 660 Уменьшение  дебиторской задолженности подотчетных  лиц по приобретению материалов	3500
Возвращен в кассу учреждения остаток   неизрасходованного аванса	2 201 04 510  Поступления в кассу	2 208 22 660 Уменьшение  дебиторской задолженности подотчетных  лиц по приобретению материалов	1500