Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

 

      Бухгалтерия СОУНБ использует специальную программу «1С Бухгалтерия». Администрация использует пакет Microsoft Office. В отделе кадров ведется 1C «Кадры».

      Информационное  обеспечение СОЮБ находится на стадии совершенствования, библиотека переходит  на автоматизированное обслуживание читателей с помощью программы MARC SQL.

      На  2009 год библиотекой запланировано:

1. Создание современного компьютерного парка для организации автоматизированного обслуживания пользователей в информационно-библиотечной системе «Marc-SQL».
2. Конвертирование электронного каталога в «Marc-SQL» и выделение  автоматизированных рабочего мест для пользователей
3. Создание читательских баз данных для электронного формуляра
4. Штрих-кодирование фонда библиотеки.
5. Обучение специалистов библиотеки  работе в «Marc-SQL» в ЗАО Информ система г. Москва.
6. Размещение электронного каталога на сайте Самарской ОЮБ
7. Проведение мастер-классов для библиотек Самарской области «Автоматизированное обслуживание пользователей».

 
 
 

      3.3 Документирование организационно-управленческой деятельности СОЮБ. 

      В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

      Современная мировая практика документационного обеспечения управления библиотечным делом имеет устойчивые количественные нормы.

      В настоящее время в деятельности Самарской областной юношеской  библиотеки применяются следующие основные системы документации:

      -организационно-распорядительная  документация;

      -первичная  учетная документация;

      -бухгалтерская  документация 

      -кадровая  документация;

      -технологическая  документация.

      По  функциям управления ведется также:

      -плановая  документация;

      -учетно-отчетная  документация;

      -справочно-информационная  и справочно-аналитическая документация;

      Документы, входящие в указанные системы  документации представлены в Приложениях.

      Организационно-распорядительная документация представлена:

• документацией по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.)
• документацией по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
• документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
• документацией по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
• документацией по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
• документацией по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
• документацией по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
• документацией по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
• документацией по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.)
• документацией по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.) (67).

      Часть организационно-распорядительной документации, связанная с функционированием  организации в правовом поле называют организационно-правовой – это устав, положения о структурных подразделениях, регламенты работы персонала, штатной расписание, учредительный /или коллективный договор.

      Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения(56). Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации.

      Устав Самарской областной юношеской  библиотеки, в данный момент находится  в разработке.

      Администрация библиотеки, на данный момент включила в него  разделы:

      I. Общие положения

      II. Цели и предмет деятельности  библиотеки

      III. Имущество и финансы библиотеки

      IV. Организация деятельности библиотеки

      V. Управление библиотекой

      VI. Реорганизация и ликвидация библиотеки

      В СОЮБ функционирует Коллективный договор администрации и трудового коллектива Самарской областной юношеской библиотеки (в Приложении 2 представлен его вариант за 2003-2004 гг.).

      «Коллективный договор - правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем  и работниками на предприятии, в  учреждении, организации» (57).

      С развитием и изменением экономической  и социальной жизни общества роль и значение коллективного договора в регулировании труда неоднократно менялись. В условиях становления  и развития рынка труда происходят изменения содержания и сущности коллективного договора. Он становится основной разновидностью социально-партнёрского регулирования трудовых отношений непосредственно в организациях.

      В настоящее время коллективный договор  носит характер локально-правового  нормативного акта, призванного служить трудовым кодексом для наёмных работников и работодателя в конкретной организации. Он является актом непосредственного участия трудовых коллективов в правовом регулировании труда работников данного производства, в создании локальных норм трудового права и в управлении предприятием.

      В условиях перехода к рыночным отношениям сущность коллективного договора строится на двух началах:

• на идее управленческой суверенности организаций в сфере труда, осуществляемой её главой;
• на участии профсоюза в урегулировании трудовых, социально-экономических и профессиональных отношений между работодателем и работниками.

      При этом коллективный договор не должен рассматриваться как обыкновенная гражданско-правовая сделка, так как  преследует другие цели и имеет более  обширную социальную сферу действия. Так, в отличие от гражданско-правовой сделки, коллективный договор распространяет своё действие не только на непосредственных его участников, но и на тех работников организации, которые не имели прямого отношения к его разработке и одобрению.

      Сторонами коллективного договора выступают:

• работники в лице их представителей;
• работодатель, представляемый руководителем организации или другим полномочным в соответствии с уставом организации лицом.

      Работники выступают не как отдельные обособленные личности, а в качестве самостоятельного субъекта - трудового коллектива организации. При этом сами работники и трудовые коллективы не участвуют в непосредственно в заключении коллективного договора, а действуют в лице представителей - органов профсоюзов или иных уполномоченных представительных органов. Таким образом, различаются сторона коллективного договора - ею являются работники (трудовой коллектив) и участники коллективного договорного процесса - ими на стороне работников могут быть профсоюзные органы и органы общественной самодеятельности, образованные на общем собрании работников организации и уполномоченные им.

      Поскольку в современных условиях в организации  возможны случаи, когда одновременно несколько представительных органов  будут претендовать на заключение договора, разрешение проблемы полномочного органа должно быть отдано самим работникам. Если такой орган отсутствует, представители работников вправе самостоятельно вести переговоры и заключать коллективный договор.

      Другой  стороной коллективного договора является работодатель. Представителем работодателя обычно выступает руководитель организации. Но уполномоченным представителем работодателя могут быть и другие должностные лица из числа администрации организации, имеющие соответствующие полномочия.

      Коллективный  договор СОЮБ имеет титульный  лист (где проставлены подписи  директора СОЮБ и председателя ПК СОЮБ). Договор содержит разделы:

1. Обеспечение занятости сотрудников и социальные гарантии;
2. Заработная плата;
3. Рабочее время и время отдыха;
4. Улучшение условий и охрана труда;
5. Порядок внесения изменений в коллективный договор. Контроль за выполнением договорных обязательств Социальные гарантии и льготы;
6. Охрана здоровья и социальное страхование;

      К коллективному договору также приложено  Соглашение по улучшению условий и охране труда Самарской областной юношеской  библиотеки на 2002-2003 гг (приложение 3)(предупреждение несчастных случаев, улучшение условий труда, предупреждение заболеваний на производстве).

      Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (приложение 4).

      Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов.

      Правила внутреннего распорядка Самарской областной юношеской, который является приложением к коллективному договору библиотеки состоят из следующих разделов:

• общие положения;
• основные права и обязанности работодателя;
• основные права и обязанности работников;
• порядок приема, перевода и увольнения работников;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• поощрения за успехи в работе;
• ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

      Штатное расписание – Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

      Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. 

      В графе «количество штатных единиц»  СОЮБ расписываются сотрудники по  соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. 3