Протокол  должен быть подписан председателем  и секретарем совещания (собрания).

    Акт. Представляет собой документ, который  составляется несколькими лицами в  подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления  акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется  на общем бланке, часто имеющем  унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.

    Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается  основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие  в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами  комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.

    Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей  организации с уведомлением о  сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

    Тексту  докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.

    Объяснительная  записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего  в произвольной форме с объяснением  причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

    Трудовой  договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде.

    Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.

    Анкета. Это документ, бланк которого заполняется  поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой  составную часть личного дела (досье) работника.

     Глава 4Документирование договорно-правовых отношений

    В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ  на рекламацию. Если рассматривать  организационную сторону, например, производственного процесса любого предприятия (и государственного, и  частного), то эти документы отражают наиболее важные этапы этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей  продукции, а затем реализовывать  ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует  вхолостую, следовательно, движется к  банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить  заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше  приобрести оборудование и сырье, как  выгоднее продать свою продукцию. Все  эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных  документов. Следовательно, любому предпринимателю  и просто управленцу надо иметь представления  о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь  их составить или заполнить с  учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществлении внешней деятельности контрактные документы должны содержать  дополнительные сведения, связанные  с валютным контролем со стороны  государства.

    Запрос – это  коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение  на поставку (продажу) этих товаров  или предоставление услуг.

    В запросе обычно указывается, какой товар хотел  бы приобрести импортер и на каких  условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара, его  марка или модель, цена, сроки  поставки и средства транспортировки, условия платежа.

    Если предприятие  совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса  и ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа.

    Предложение (оферта) – коммерческий документ, который  представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить  сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ  на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

    В предложении обычно указываются наименование предлагаемого  товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия  в зависимости от характера товара.

    Различают твердые  и свободные предложения.

    Если предложение  на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается  срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями  предложения, оно называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.

    Если предложение  делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.

    В целях ускорения  подготовки предложения в деловой  переписке используется унифицированная  форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична  форме бланка запроса за исключением  трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставится Предложение №, Текст предложения и Подпись экспортера.

    Предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем  и сообщает продавцу. Следствием является длительная переписка или переговоры.

    Контракт – коммерческий документ, который представляет собой  договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.), подписанный продавцом  и покупателем (экспортером и  импортером).

    В контракте должны быть указаны прежде всего: номер  контракта; место и дата его заключения; наименования заключающих контракт сторон; предмет контракта (наименование и количество товара); качество товара: цена (за единицу товара и общая  сумма сделки); место и сроки  поставки; требования к упаковке и  маркировке; условия и порядок  платежа; условия сдачи и приемки  товара; транспортные условия; гарантии поставки и санкции в случае нарушения  сторонами условий контракта; арбитраж; представление в случае необходимости  технической документации; юридические  адреса сторон: подписи импортера  и экспортера.

    Для ускорения подготовки контракта, носящего типовой характер, используются специальные бланки вариантов  А и Б: в варианте А указывается товар, который исчисляется в единицах (реквизиты – количество, цена за единицу, сумма), а в варианте Б – в массе (брутто – масса товара с упаковкой; нетто – масса товара без тары и упаковки) и объеме.

    Но чаще используются контракты нестандартного типа.

    Но бывает так, что  полученная по контракту продукция  не соответствует каким-либо указанным  в нем параметрам. В случае серьезных  нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

    Рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения  контракта могут относиться к  разным пунктам договора, т.е. рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и  другим условиям контракта.

    Рекламация предъявляется  обязательно в письменном виде с  приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь  полную доказательную силу для той  и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом  и зависят от их характера: по отношению  к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.

    Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.

    В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд. 

    Литература

1. Холопова, Т.Н. Протокол и этикет для деловых  людей /         Т.Н. Холопова, М.М. Лебедева. – М. : Инфра-М, 1995. – 401 с.
2. Аверченко, Л.К. Управление общением / Л.К. Аверченко. – М. : Инфра-М, 1999. – 216 с.
3. Бобылев, Б.Г. Культура речи и стилистика / Б.Г. Бобылев,        З.Ф. Чернышева, С.А. Трофименкова. – Орел, 2001. – 98 с.
4. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Ростов-на-Дону. : Феникс, 2000. – 544 с.