Граматична форма ділових документів

 

ГРАМАТИЧНА ФОРМА ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ

 

При складанні  документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й  у виборі відповідної граматичної  форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лаборант — лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, працівник — працівниця, викладач —викладачка.

Офіційні  назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових  паперах слід вживати саме їх. Залежні  слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.

Наприклад: суддя Світлана Дмитрівна; адвокат Марія Семенівна; директор інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний прокурор Лідія Іванівна Шевченко.

Коли  ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Наприклад: Головний прокурор Г. І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. І. Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сельчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.

Іноді в  ділових документах іменники, що означають  речовину (вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.

Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.

Чимало  помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -ові, -еві: ректорові, директорові.

Багато помилок  припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а, -я (документа), інші на -у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника.

Мовці часто  плутають синтетичну й аналітичну форми  прикметників: замість повніший, вичерпніший або більш повний, більш вичерпний кажуть більш повніший, більш вичерпніший.

 

 

 

 

 

ПРАВОПИС ГЕОГРАФІЧНИХ НАЗВ У ДІЛОВИХ  ПАПЕРАХ

 

Ділові  документи українською мовою  відзначаються складністю правопису  окремих слів, словосполучень і цілих  речень. Щоб уникнути непорозумінь і впевнено складати ділові папери й користуватися ними, варто пригадати деякі загальні поради, зокрема щодо правопису географічних назв, прізвищ, імен та по батькові.

Так, географічні  назви, що складаються з двох чи трьох  слів, пишуться з великої літери, а їх родові позначення — з малої.

Наприклад: Азовське море, Весела слобода, Велике Ведмеже озеро, Брістольська затока. Проте, коли в таких географічних назвах означувані слова не сприймаються як родові позначення, вони теж пишуться з великої літери: Ярославів Вал, Красні Ворота, Гола Пристань, Біла Церква.

Назви, запозичені з російської мови, не викликають особливих  труднощів і передаються за фонетичним принципом: Бурятія, Нижній Тагіл, Бородіно, Бєлгород.

Якщо  ж у російських географічних назвах є суфікси: -ск, -цк, -ич та інші, то при  перекладі на українську мову ці суфікси  замінюються українськими відповідниками — -ськ, -цьк, -ич та ін. Наприклад: Нижньоамурськ, Донецьк, Углич.

Іноді доводиться перекладати на українську мову російські  прикметники, що входять до назви.

Наприклад: Біле море (Белое море), Північний Льодовитий океан (Северньй Ледовитьй океан).

Важливо запам'ятати, що назви залізничних  станцій в українській мові не відмінюються, назви міст, сіл, рік, озер відмінюються.

Наприклад: Поїзд зупинився на станції Біличі; У Біличах працювало понад три тисячі студентів; На станції Шевченкове поїзд стоятиме 15 хвилин; Біля села Шевченкового зупинилася колона машин.

Не відмінюються географічні назви, що складаються  із двох слів.

  Наприклад: Вантаж: направлений у місто Біла Церква; За станцією Кам'янець-Подільський розташувати стоянку автомашин.

Якщо  перед назвами островів, річок, озер, гір є означуване слово, то сама назва не змінюється.

Наприклад: Вздовж:річки Сула розташувати табір.

 

 

 

 

ОРФОГРАФІЯ У ДОКУМЕНТАХ

 

Орфографія - (від грецького orthos - правильний, рівний і grapho - пишу, або правопис,) - це система загальноприйнятих правил, що визначають способи передачі мови у писемній формі.

Орфографія  вивчає систему правил про способи  передачі усної мови на письмі, встановлює правила написання слів разом, окремо і через дефіс, правила передачі частини слова з рядка в рядок, вживання м'якого знака і апострофа, написання іншомовних слів і скорочень слів. Орфографія охоплює лише основні правила. Орфографія української мови встановлює зокрема, правила написання окремих слів і їх значущих частин, правила написання слів разом, окремо і через дефіс, вживання великої букви та правила переносу слів з рядка в рядок.

Використовуючи  засоби графіки, орфографія регулює  написання слів і їх граматичних  форм. Саме завдяки орфографії слова  і форми їх набувають єдиного  графічного образу.

Орфографія  має соціальне значення, оскільки ви, хто користується писемною формою тієї чи іншої мови, повинні однаково, незалежно від особливостей індивідуальної мови, відображати на письмі слова літературної мови. Правила орфографії загальнообов'язкові, адже однаковість правопису так само, як і однаковість звукового оформлення усної мови, сприяє полегшенню мовного спілкування. Тому дуже важливо, щоб орфографія була простою, ясною, загальнодоступною для вивчення і вживання.

 

Написання великої літери.

 

1. Слова Батьківщина,  Уряд пишуться з великої букви,  якщо вони виступають на місці  офіційних повних назв.

 

2. Якщо виникає  потреба передавати цифри в  назвах словами, то слід пам'ятати,  що цифрові сполучення передаються  словами за правилом: у складених  числових назвах, що розпочинають собою словосполучення - власні назви, з великої літери пишеться перше слово.

 

3. Коли слово  на позначення числа починає  собою власну назву знаменитої  дати, воно пишеться з великої  літери (Восьме березня), якщо ж  день знаменитої дати пишеться цифрою, то з великої літери пишеться назва місяця (8 Березня).

 

4. Назви посад  керівників пишуться з великої  літери (Міністр освіти, Член колегії  Міністерства освіти).

 

5. У документах  державного значення слово Закон  (коли йдеться про один конкретний закон) пишеться з великої літери. Коли це слово вживається безвідносно до якогось певного закону або виступає в множині, закон (закони). Пишеться з малої літери.

 

6. У назвах  установ і підприємств з великої  літери пишеться перше слово  - Центральний будинок культури залізничників.

 

7. Символічна  числова назва завжди береться  в лапки; перше слово в ній  пишеться з великої літери: завод  "Червоний гумовик", фірма "Світанок".

 

Написання через дефіс.

 

У ділових  паперах доводиться найчастіше зустрічатися з такими випадками написання через дефіс:

 

1. Через дефіс  пишуться складні слова, першим  компонентом яких є числівник,  написаний цифрами: 35-тисячний, 26-кілометровий, 250- річчя.

 

2. Запозичені  елементи, які і нашій мові  виконують роль префіксів, пишуться  зі словами разом: антропологічний, суперобкладинка.

 

3. Через дефіс  пишуться складні слова, утворені  з двох іменників без сполучної  голосної: стоп-кран, дизель-мотор.

 

4. Якщо географічна  назва утворена поєднанням імені  і прізвища за допомогою сполучного звука, вона пишеться через дефіс: місто Івано-Франківськ, якщо ж сполучного звука немає - географічна назва пишеться як два окремих слова: селище Лев Толстой.

 

Технічні  правила переносу.

 

Як уже  згадувалося, в тексті ділового папера слід уникати переносів, проте зовсім уникнути їх неможливо, тому нагадуємо  головні правила переносу:

 

- слова з  одного рядка в другий переносяться  складами;

 

- не розриваються: сполучення літер йо, ьо, односкладові  префікси і частка най-; сполучення  літер, що позначають один звук (дж, дз); не відриваються ініціали  від прізвищ, а також назви  посад, звань;

 

- не переносяться  в наступний рядок розділові  знаки.

 

Написання скорочених слів.

 

        У зв'язку з обмеженістю місця в документі, багато слів і зворотів пишеться в ньому скорочено. Правила скорочення слів у текстах ділових паперів закріплено державним стандартом.

 

1. Згідно  з цим стандартом, після скороченого  написання одиниць виміру не  ставиться крапка: кг (кілограм), г (грам), т (тонна), см (сантиметр), год (година) та ін. Нагадуємо, що одиниці виміру скорочуються лише після числових назв.

 

2. В оголошеннях,  листа, повідомленнях та ін. За  правописом після скороченої  форми слова на означення одиниць часу (година, хвилина, секунда) крапка ставиться. Так, в оголошенні треба писати: Збори відбудуться о 15 год. 45 хв.

 

3. Назви географічних  понять скорочують перед словом, до якого вони належать: с.Сестренівка,  ст.Махарище, пошт. відд. Козова, а також  після цього слова: Козятинський р-н., Вінницька обл., Білопільська С.р. та ін.

 

4. Назви вчених  ступенів, звань, посад і професій  можуть скорочуватися безпосередньо перед прізвищем: акад.Богомолець, інж.Семенюк, проф., доц., інж., пом. (помічник), зав. (завідуючий) та ін.

 

5. Усталені  також текстові скорочення загального  характеру: с.(сторінка), гл. (глава), ч. (частина). Ін. (інше), див. (дивись) і  т.ін. (і таке інше), ц.р. (цього року) та ін. 
 
6. Скорочуватись (практично) може будь-яке слово тексту (найзагальнішою вказівкою текстового скорочення служить крапка). Не скорочуються назви процесів, види робіт, які звичайно вважаються віддієслівними іменниками (вивіз, відрядження, аналіз, складання методики, введення дослідження, зобов'язання та ін.) 
 
7. Написання скорочень у межах тексту документа повинне бути уніфіковане (не можна завод "Червоний екскаватор". З-д "Червоний екскаватор", з-д "Черв. Екск." В одному документі. Нагадуємо, що скорочені назви трестів, комбінатів, об'єднань, підприємств пишуться у лапках і не відмінюються, якщо перед ними стоять родові назви типу "трест", "комбінат" та ін. (фірма "Світанок" - фірми "Світанок", фірмою "Світанок" та ін.) При відсутності родових назв найменування цього типу пишуться без лапок і відмінюються (Уралмаш - Уралмаша - Уралмашем та ін.) 
 
8. Написання ініціалів у межах документа теж повинно бути уніфіковане (не можна: Ів.Ів.Сачук, І.І.Сачук, І.Сачук у тому самому документі). 
 
 
Написання іншомовних слів. 
 
         Слід бути обережними й уважними під час використання у діловому мовленні іншомовних слів. Якщо іншомовні слова можна замінити відповідними українськими, то вживання іншомовних - недоречне. Якщо ж іншомовні слова ввійшли до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді їх можна використовувати в певних ділових паперах, що стосуються питань угоди чи міжнародних проблем. 
Це лексика з фінансової сфери обслуговування: банк, фінанси, бюджет, факсиміль, авізо, кредит, дебет, поштово-телеграфного зв'язку: телеграф, телефон, бандероль, бланк, шифр, номер, серія, тощо. 
Щоб правильно вживати іншомовні слова, варто керуватись такими правилами: 
 
а) не ставити у текст іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові; 
б) вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках; 
в) не рекомендуємо користуватись в одному і тому ж документі іншомовним словом і його українським відповідником. Бажано користуватися в таких випадках національною мовою, що значною мірою полегшить ведення справочинства. 
 
         Подаємо ряд слів іншомовного походження, що часто вживаються в діловому мовленні, і, на жаль, не завжди доречно. 
Апелювати - звертатися. 
Анархія - безладдя. 
Дебати - обговорення. 
Дефект - недолік, вада. 
Домінувати - переважати. 
Конвенція - угода. 
Координувати - погоджувати. 
Пріорітет - більшість. 
Реєструвати - записувати. 
Репродуктувати - відтворювати. 
Симптом - ознака. 
Фіксувати - записувати. 
Апостроф.

 

 

 

 

 

Список використаної літератури:

www.refine.org.ua

www.br.com.ua

www.referatu.net.ua