Конфиденциальность документов

 Таким образом, конфиденциальный  документооборот включает в себя  организацию работы с конфиденциальными  документами в процессе их  рассмотрения, исполнения, использования  и подготовки к отправке.

Документы, подлежащие рассмотрению руководством предприятия, передаются ему под подпись в журнале  передачи конфиденциальных документов руководству, если они не рассматриваются  в присутствии работника службы конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет  следующие графы:

Номер документа Количество листов Подпись за получение и  дата   Подпись за возврат и  дата

За одновременное получение  и возврат нескольких документов может проставляться одна подпись  на все документы.

После возвращения от руководства  документы в соответствии с резолюцией передаются на исполнение.

При получении документов исполнители должны проверить соответствие учетных номеров и количества листов (с просчетом) каждого документа  записям в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в  них информации исполнители должны:

- иметь на столе в  служебной комнате только те  документы, с которыми осуществляется  работа, все остальные хранить  в запираемом металлическом шкафу  (сейфе);

- держать документы в  положении, исключающем возможность  ознакомления с ними лиц, не  имеющих к ним санкционированного  доступа;

- при выходе в течение  рабочего дня из служебной  комнаты убирать документы в  металлический шкаф; при выходе  из комнаты всех исполнителей  она должна запираться;

- при необходимости передачи  документа другим допущенным  к нему лицам передачу осуществлять  через службу конфиденциального  делопроизводства или (при возврате  в течение рабочего дня) по  разовой расписке;

- в конце рабочего дня  передавать все документы в  службу конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее  время в металлических шкафах  служебных комнат допускается  по разрешению руководителя предприятия  и службы безопасности при  условии подключения шкафов к  охранной сигнализации;

- об утрате документа  или отдельных листов из него  немедленно сообщать в службу  конфиденциального делопроизводства  и своему непосредственному руководителю.

По документам, находящимся  на исполнении, служба конфиденциального  делопроизводства должна:

- контролировать наличие,  порядок хранения документов  и обращения с ними на рабочих  местах исполнителей, о всех нарушениях докладывать руководителю предприятия и службе безопасности;

- контролировать сроки  исполнения документов, поставленных  на контроль при нарушении  сроков докладывать соответствующему  руководителю.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы  журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут  разрешить сотрудникам вынос  таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием  необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения  документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства  предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном  журнале или в «Журнале регистрации  документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее  определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует  производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все  бракованные копии документа  им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ» и  журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия  выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех  документов с грифом «КТ»;

- отбирает документы с  грифом «КТ» для архивного  хранения;

- отбирает документы с  грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства  предприятия может производиться  с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта  утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и  принимаются все меры к розыску  документа. Для расследования факта  утраты руководителем предприятия  назначается комиссия.

На утерянные документы  после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие  отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем  предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором  сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении  конфиденциальных сведений действуют  в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив  на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких  документов производится в опечатанных  коробках, в помещениях, исключающих  несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии  комиссии с помощью специальной  машины или иным способом, исключающим  возможность восстановления имеющейся  в них информации.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным  количеством документов  при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации  документооборота  пользователи должны получить все необходимые документы, но только те, которые действительно  требуются для выполнения должностных  обязанностей.