Конфиденциальность, обеспечение сохранности рабочих документов

Содержание

Введение……………………………………………………………………….…..3

1. Глава 1 Основы документирования…………………………………………...4

1.1 Понятие, значение документирования………………………………………4

2. Глава 2 Рабочие документы……………………………………………………9

2.1 Содержание и состав рабочих документов……………………………….…9

2.2 Классификация рабочих документов………………………………………14

2.3 Требования, предъявляемые к составлению рабочих документов……....16

3. Глава 3. Конфиденциальность, обеспечение сохранности рабочих документов………………………..……………………………………………...20

3.1 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и сохранность..20

3.2 Архивация…………………………………………………………………....24

4. Заключение ……………………………………………………………………27

5. Список использованной литературы………………………………………...29

Введение

Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения. Для аудитора, составляющего отчет о результатах проведенного аудита, рабочие документы с подробным описанием планирования проверки, ее хода, анализа системы внутреннего контроля и учета, выводов по результатам проверки отдельных объектов аудита и документов, их подтверждающих, являются первичными документами, без которых подготовка достоверного отчета (заключения) невозможна. Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. На основе рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что книги и журналы, записи и т.п. отражают (или не отражают) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой Российской Федерации надлежащим образом. Кроме того, должно быть документально подтверждено, что проверка была надлежащим образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

Рабочие документы должны позволять аудитору, возглавляющему проверку, и руководству фирмы оценить работу как бригады в целом, так и каждого аудитора в отдельности, и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в последующих периодах.

Глава 1 Основы документирования.

1.1 Понятие, значение документирования.

Документирование аудита позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. Кроме того, на основе рабочей документации аудиторская организация может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Аудитор должен документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения представления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) ауди­торской деятельности.

Под термином документация понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Необходимость рабочего документирования вытекает из следующих предпосылок:

1.       наличие рабочих документов с результатами проверки свидетельствуют о том, что аудит действительно проводился. И наоборот, отсутствие рабочих документов может служить одним из поводов для обвинения аудитора в составлении аудиторского заключения без проведения проверки, что может повлечь за собой аннулирование лицензии.

2.       наличие рабочих документов является одним из основных средств внутрифирменного контроля за качеством работы аудитора.

3.       наличие рабочих документов может послужить решающим аргументом в пользу аудитора в случае возникновения спора с экономическим субъектом по поводу качества проверки.

4. хорошо подготовленная и оформленная рабочая документация позволяет оптимизировать процесс проверки (сократить трудозатраты), так как она ускоряет процесс обработки информации аудитором.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Отражение в составе документации каждого рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым.

В Российской Федерации требования к ее составлению установлены федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 2 "Документирование аудита". Данное правило было разработано на основе Международного стандарта аудита (МСА) 230 "Документирование" и практически полностью совпадает с ним по тексту. Стандарт устанавливает лишь общие требования к составлению документации в процессе аудита. Таким образом, аудиторские организации должны разработать конкретную методику документирования процесса проведения аудиторской проверки во внутрифирменных стандартах.

В сентябре 2005 года Советом по международным стандартам аудита и гарантий достоверности (1АА8В) была одобрена новая редакция МСА 230. Стандарты были изменены для повышения качества аудита путем установления более жестких требований к аудиторской документации. Стандарт ввелся в действие для аудиторских проверок финансовой информации с 15 июня 2006 года.

В новом международном стандарте впервые четко сформулированы цели документирования аудита: наличие надлежащих документальных оснований для выражения аудиторского мнения и свидетельств того, что аудит был выполнен в соответствии с МСА, законодательством и профессиональными требованиями.

Кроме того, перечислен ряд дополнительных целей, достижению которых способствует аудиторская документация. Новыми среди них являются:

предоставление      возможности      команде      аудиторов      нести ответственность за свою работу;

сохранение отчета по вопросам, имеющим значение для будущих аудиторских поверок;

предоставление возможности опытному аудитору осуществлять внешний контроль качества /1/.

Рекомендуется исключать из аудиторской документации замененные проекты рабочих документов и финансовых отчетов; неполные или предварительные записи и выводы; копии документов, которые впоследствии были исправлены, а так же дубликаты документов.

Аудиторская документация должна быть подготовлена таким образом, чтобы опытный аудитор, не имеющий ранее отношения к данной аудиторской проверки, мог оценить:

а)  характер,  время  и  объем   выполненных  аудиторских  процедур;

б)    результаты   аудиторских   процедур   и   полученные   аудиторские доказательства;

в)  существенные вопросы, возникшие в ходе аудита, и результаты их рассмотрения.

Рабочая документация должна содержать сведения, необходимые и достаточные для:

планирования аудита аудитором;

осуществление аудитором контроля за ходом аудита;

составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудитором; подтверждения того, что аудит проведен аудитором в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельности в РФ /2/.

Рабочая документация должна составлять своевременно, соответственно тому этапу работы, к которому она относиться: до начала, в ходе  и  на  завершении  аудита.  К  моменту представления  аудиторского

заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Положения МСА 230 устанавливают, что устные объяснения аудитора не являются подтверждением выполненной аудитором работы или сделанных аудитором выводов, но могут использоваться для пояснения или разъяснения информации, содержащейся в аудиторской документации.

Свидетельства, содержащиеся в рабочих документах, являются важнейшими источниками информации, позволяющими аудитору принять решение о подходящем типе аудиторского заключения при данных обстоятельствах. Они могут также послужить основой для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской организации.

При указании характера, выбора времени и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен написать в рабочих документах кто выполнил работу и дату окончания работы. А также кто проконтролировал выполнение процедур, дату и объем контроля, но при этом нет необходимости включать доказательства осуществления контроля в каждый рабочий документ.

Как уже было отмечено, аудит в обязательном порядке должен сопровождаться документированием. Процесс документирования начинается сразу после поступления заявки на аудит, представленный на рисунке 1.1 /3/.

Рисунок 1.1 Схема документирования в аудите

Ответственность за документирование аудита возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор в свою очередь может возложить работу по документированию аудита на ассистента, оставив за собой только функцию контроля за процессом документирования. Однако это допустимо лишь при согласовании с руководством аудиторской организации, в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита (с учетом данного обстоятельства при определении оплаты труда ассистентов аудитора.

Ведущий аудитор в первую очередь уточняет программу аудита с учетом особенностей предстоящих аудиторских услуг.

Глава 2 Рабочие документы

2.1 Содержание и состав рабочих документов.

ФСАД № 2 не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению. Вместе с тем в нем сформулированы факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также дан перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах. Рабочие документы должны составляться по полной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенной аудиторской организацией проверке.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных вопросов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение /4/.

Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.

Состав, количество и содержание рабочих документов, входящих в рабочую документации аудита, определяются исходя из:

характера аудиторского задания;

формы аудиторского заключения;

характера и сложности деятельности экономического субъекта; состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;

надежности системы внутреннего контроля экономического субъекта; необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур;

конкретных методов и приемов, применяемых в процессе аудита. К рабочей документации аудита относятся:

1.       планы и программы аудита;

2.        описания использованных аудиторской фирмой процедур и их результатов;

3.       объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

4.       копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта;

5.       описания СВК и организации бухгалтерского учета эконо­мического субъекта;

6.       аналитические документы аудиторской фирмы;

7.       другие документы.

Рабочая документация может быть создана аудиторской организацией, проводящей аудит, либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводиться, или от других лиц /5/.

МСА 230 содержит рекомендации по повышению эффективности подготовки и проверки рабочих документов путем использования стандартизированных рабочих документов, графиков, аналитической и иной документации, подготовленной клиентом.

Рабочие документы обычно содержат:

1.       информацию, касающуюся юридической формы и орга­низационной структуры аудируемого лица;

2.       выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;

3.       информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

4.       информацию, отражающую процесс планирования, включая программу аудита и любые изменения к ним;

5.       доказательства понимания аудитором систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;

6.       доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска применения средств контроля и любые корректировки этих оценок;

7.       доказательства, подтверждающие факт анализа аудитором работы экономического субъекта по внутреннему аудиту и сделанные аудитором выводы;

8.       анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

9.       анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

10.      сведения о характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;

11.     доказательства, подтверждающие, что работа, выполненная работниками аудитора, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;