Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

 

ЧОУ СПО «Колледж права и экономики»

 

Специальность : «Право и организация социального обеспечения»

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по предмету «Документационное  обеспечение управления» (III сем)

5 вариант

 

 

 

 

 

 

Выполнил: Матвеев А. С.

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация работы с документами.

 

 

Общие принципы организации  документооборота и их закрепление  в нормативных и методических документах.

Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное  правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документов  за счет исключения технологических  операций по обработке документов  и управленческих звеньев, не  обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа  должно быть оправданным);

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  – регистрация и доставка, при  их подготовке – визирование  и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства –  специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

 

Обработка поступающих документов

Порядок обработки поступающих  документов. Документы, поступающие  в организацию, в том числе  созданные с помощью средств  вычислительной техники, проходят первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично»  или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в  подразделения по рассмотрению писем  граждан.

Документы, адресованные руководству  организации или не

имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения службой документационного  обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в  день поступления документов в службу документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При  необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

- ошибочно полученная  корреспонденция возвращается на  почту или пересылается адресату;

- полученная в поврежденной  упаковке корреспонденция особенно  тщательно проверяется на полноту  присланных материалов и наличие  механических повреждений.

После вскрытия конвертов  проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

В экспедиции не вскрывается  и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

- в полученных документах  нет обратного адреса и фамилии  отправителя, но они есть на  упаковке;

- в документах не проставлена  дата и ее приходится устанавливать  по почтовому штемпелю;

- получена доплатная  корреспонденция;

- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с  уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством  дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении  может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа  в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

- если корреспонденция  не вскрывается, то отметка  ставится на конвертах и упаковке  пакетов;

- если к письму прилагается  документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

- если документ подлежит  централизованному хранению в  службе ДОУ, то на него на  первом листе документа в верхнем  правом или нижнем левом углу  документа ставится дополнительная  отметка (возможно штампом): "Подлежит  возврату в службу ДОУ";

- если на конверте  имеются надписи "Срочно", "Вручить  немедленно" и другие, отмечается  точное время их получения;

- если документ является  повторным, то при его получении  устанавливается по информационно-поисковой  системе местонахождение ранее  присланного документа по данному  вопросу и на поступившем документе  делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются  дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

В организации целесообразно  установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.

 

Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление  и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между  структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных  подразделений или лиц, ответственных  за документационное обеспечение. Документы  передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Этапы обработки отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности  документов;

- сортировку;

- нанесение адреса на  конверт;

- фальцовку (складывание  бумажного листа в один, два  и более фальц-сгиба) и - упаковку документа;

- отправку документа  (сдачу в отделение связи или  курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая  документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов  больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи адрес  пишется в следующем порядке:

- для юридического лица  – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия,  имя, отчество;

- название улицы, номер  дома, номер квартиры;

- название населенного  пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для  международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное  цифровое обозначение почтового  адреса, присваиваемое объекту почтовой  связи).

Адрес получателя пишется  в правой нижней части почтового  конверта, а адрес отправителя  – в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью  ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез  прямоугольной формы на лицевой  стороне конверта. Окно закрывается  защитной пленкой, через которую  должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов  с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления  могут быть: