Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Содержание

1. Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов                                                                                         3
2. Связь архивоведения с другими науками и научными дисциплинами         7
3. Список литературы                                                                                            10
4. Приложения                                                                                                        11

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     

1. Критерии  определения источников комплектования государственных  и муниципальных  архивов.

 

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

     Работа  по комплектованию архива документами складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

     Источник  комплектования –  юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

     Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

       Для документов личного происхождения учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

     Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

• Фонды ликвидированных организаций
• Учреждения-предшественники

 

     Источниками комплектования государственных  архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение ( Приложение №1).

     Комплектование  госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

     Выделяются  следующие группы источников комплектования:

• Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

 

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

     Второй  список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

     Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

     При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

     При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

     Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений  через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

     Передача  документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. ¹

     На  основе последней редакции примерных  списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться.

     Источниками комплектования негосударственных  архивов являются организации, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

     Списки  источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении. 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Связь архивоведения с  другими науками  и научными дисциплинами

     В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными методами.

     Архивоведение как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодействует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и другими.

     Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с документами.

     История государственных учреждений изучает системы и функции учреждений, организаций и предприятий со времени их возникновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает определить пути организации архивных фондов разных учреждений в зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций.

     В близкой связи с архивоведением находится источниковедение. Оно вооружает архивоведение методами исследования документов, а также помогает провести анализ их внутренних и внешних особенностей с целью отбора документов на государственное хранение, их классификацию и описание.

     К вспомогательным историческим дисциплинам  относятся:

• п а л е о г р а ф и я — изучает начертания письменных знаков и другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, датировки и установления подлинности, помогает установить время и место создания документа, его авторство, помогает прочтению и пониманию древних документов;
• д и п л о м а т и к а — изучает происхождение и структуру различных официальных документов и разрабатывает методику получении из них данных о процессах общественного развития, помогает определить подлинность, дату создания документов, их авторство и т.п.;
• и с т о р и ч е с к а я х р о н о л о г и я — изучает системы времяисчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их с современными, также уточнения времени и места создания документов;
• и с т о р и ч е с к а я м е т р о л о г и я — изучает системы мер, использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а также уточняет время и место их создания;
• с ф р а г и с т и к а — изучает временную государственную, территориальную, ведомственную, фамильную и личную принадлежность печатей, помогает установить подлинность, авторство и время создания документа;
• г е р а л ь д и к а — изучает изображение на гербах, историю и

социально-правовое значение гербов, дает аналогичные  сфрагистике данные при изучении документов.

• Также имеют важное значение и другие вспомогательные исторические

дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, нумизматика,

историческая  география.

     Документоведение изучает закономерности образования документов и разрабатывает способы их создания, принципы организации документооборота и построения систем документации. Эта научная дисциплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать правильную форму их организации в архивах.

     Документоведение  расширяет возможности архивистов, создавая условия, позволяющие решать многие архивоведческие вопросы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее оценивать документы, имея дело не с отработанными документными системами, поступившими в госархивы, а с системами, еще только складывающимися в управлении. Использование методов документоведения открывает широкую перспективу для постановки самых различных экспериментов в архивоведении.