Управление проектами

ВВЕДЕНИЕ

Управление проектами  в современном виде стало формироваться  только несколько десятков лет назад. С начала 1960-х гг. предприятия  и учреждения стали осознавать преимущества организации деятельности на основе проектов. Такой ориентированный  на проекты подход развивался по мере осознания важнейшей потребности  сотрудников в общении и совместной работе, которые приводят к объединению  результатов работы людей, принадлежащих  к различным отделам, профессиям и, в некоторых случаях, целым  отраслям.

Управление проектами  сегодня — один из важнейших механизмов рыночной экономики. Во многих развитых странах он используется практически  на всех проектах.

Для того, чтобы достигнуть поставленных целей в управлении проектом, необходимо постоянно проверять, анализировать, корректировать все  этапы процедуры управления. Другими  словами необходим постоянный контроль, который может минимизировать негативные последствия, связанные с управлением  проектом.

Контроль (от франц. controle —  проверка) — процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей  и состоящий из трех основных элементов:

•   установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

•   сопоставление достигнутых  результатов с ожидаемыми;

•   корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Контроль - это система  наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений. Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской  деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в  действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизненного цикла проекта: от планирования до завершения.

Таким образом, тема данной работы является наиболее актуальной на сегодняшний день.

Цель работы – изучить  процедуру контроля в управлении проектом.

Задачи работы:

- определить цели и содержание контроля в управлении проектом;

- охарактеризовать основные  принципы построения эффективной  системы контроля;

- рассмотреть требования, предъявляемые к контролю;

- охарактеризовать виды контроля;

- изучить источники информации, необходимые для проведения контроля;

- раскрыть технологии  контроля;

- определить роль контроля в управлении проектом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

 

1. Цели и содержание контроля проекта.

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение  общей эффективности функций  планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта  состоит в определении результатов  деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми  показателями.

Система контроля проекта  представляет собой часть общей  системы управления проектом, между  элементами которой имеются обратные связи и возможность изменения  ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений  в окружающей среде (рис.1.).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Общее представление  системы контроля.

 

Система имеет вход, выход  и процесс исполнения проекта, который  может соответствовать также  любой части проекта, пакету работ, работе. Здесь подсистемы управления рассматриваются как компоненты некоторого контура регулирования, а процесс управления соответствует  регулированию в кибернетическом смысле. Выходные показатели контролируются, сравниваются с некоторыми предварительно установленными настройками данного конкретного контура. Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректировки входных параметров.

С точки зрения организационной  структуры проекта совокупность процессов управления представляется как иерархическая система нескольких контуров регулирования. Организационные  подразделения при этом являются или регуляторами, или объектами  регулирования либо и тем и  другим одновременно. Без учета внешних  воздействий руководитель проекта  в этом случае выполняет функции  регулятора, подразделения - исполнители  соответствуют объектам регулирования, а находящиеся между ними промежуточные  организационные подразделения, выполняющие  и управленческие и исполнительские  функции, являются одновременно и регуляторами, и объектами регулирования. Организационные  подразделения связаны между  собой информационными потоками, с которыми передается плановая и  фактическая управленческая информация.

Требования к системе  контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой  информации, структуру отчетов и  ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для  создания эффективной системы контроля необходимы:

1. тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
2. точная оценка времени, ресурсов и затрат; учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
3. периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
4. многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия  там и тогда, где и когда  они необходимы. Принципы построения эффективной системы контроля применяются  для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который  требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для  достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое  использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования.

Контроль является совершенно необходимым по следующим причинам:

1) исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные  планы и программы действий  не могут учесть всевозможные  осложнения и обстоятельства. Контроль  нужен для того, чтобы, корректируя  решение задачи, устранять или  уменьшать неопределенность;

2)  появляется возможность  предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные  вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что  превышают критическую массу.  Конечно, это происходит в том  случае, если ошибки не исправлять  и вопросы не решать. Контроль  позволяет фиксировать и исправлять  ошибки до того, как их последствия  приведут к кризису;

3) выявляются не только (и не столько) ошибки, сколько  успехи. Контроль позволяет определить  направления деятельности, которые  наиболее перспективны.

Контроль хода реализации проекта должен обеспечить:

1. наблюдение – систематическое и планомерное отслеживание за осуществляемым выполнением проекта;
2. выявление отклонений фактических характеристик реализации проекта от плановых;
3. прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
4. обоснование необходимости корректирующих воздействий.

 Процедуры осуществления  контроля проекта тесно взаимосвязаны  и могут быть объединены в  интегрированный процесс контроля. Такой единый процесс можно  представить в виде совокупности  трех отдельных этапов:

1. Отслеживание – сбор  и документирование фактических  показателей выполнения работ,  определение степени соответствия  плановых и фактических параметров, оформление полученной информации  в утвержденной форме в виде  отчетов. 

2. Анализ – оценка текущего  состояния работ и сравнение  полученных результатов с плановыми  показателями, определение причин  отклонений, выработка возможных  действий по устранению негативных  последствий отклонений.

3. Корректировка – выработка  и планирование и реализация  мероприятий, направленных на  выполнение работ в плановые  сроки, снижение последствий неблагоприятных  отклонений и увеличение эффективности  использования преимуществ от  благоприятных отклонений.

 

2. Требования, предъявляемые к контролю.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

1. Контроль должен быть  всеобъемлющим. Он не является  прерогативой какого-то отдельного  менеджера. Каждый менеджер должен  осуществлять контроль как неотъемлемую  часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.

2. Контроль должен быть  экономичным, то есть расходы  на его проведение не должны  превышать прибыли полученной  в результате контроля. Никогда  не следует забывать, что все  затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению  её преимуществ и доходов. Чем  меньше требуется контроля, тем  эффективней он является.

3. Контроль не может  быть ни целенаправленным, ни  нейтральным.

 Главным в контроле  является вопрос, что, а не как  контролировать. Он должен быть  операционным.

4. Контроль следует сосредоточить  на результатах. Контролировать  можно лишь измеряемые явления. 

5. Система контроля должна  быть простой. Избыточная сложность  создает беспорядок.

6. Контроль должен быть  непрерывным во времени.

 

3. Принципы построения эффективной системы контроля.

Существует несколько  основных принципов построения эффективной  системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы с тем, чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной  системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной  системы анализа фактических  показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

Наличие эффективной  системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий. В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от утвержденного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики — время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.