Деловой этикет: сущность и содержание

в) Офис и его корпоративный имидж.

То, как  выглядит офис компании или фирмы, может  многое сказать о состоянии дел  данного предприятия, общей культуре  его руководителя и  сотрудников, их вкусах. И вовсе неважно, большое  или маленькое помещение занимает офис,  там все должно способствовать  эффективной работе, настраивать  на деловой лад. Если офис грязный, не отремонтированный, оргтехника в нерабочем  состоянии, то вряд ли здесь можно   проникнуться доверием к фирме.

Имеет значение не только  интерьер помещения, но и  сама окружающая обстановка. Работать в красивом, просторном, полном света  помещении намного приятнее,  чем в тесной, убогой комнатушке. Комфортные условия работы положительно влияют  на психологическое и  физическое состояние.  Цветовая гамма  помещения может значительно  повлиять на ход деловой беседы или  переговоров. Белые стены офиса  хорошо отражают свет и могут вызывать раздражение, поэтому лучше, если они  будут светлыми. Синяя цветовая гамма помещения создает атмосферу  доминирования хозяев и не позволяет посетителям чувствовать себя непринужденно. Бежевый и светло-коричневый - довольно нейтральные тона, а темно-коричневый и серый могут вызвать депрессию. Красные же  оттенки могут возбуждать и восприниматься как угрожающе. Зеленые тона создают атмосферу расслабленности, не слишком подходящей для рабочей   обстановки. Для создания впечатления простора  лучше использовать светлые холодные и нейтральные тона. Предпочтения в цветовой гамме в значительной степени зависят от культурных традиций. Так, японцы проявляют склонность  к пастельным тонам, в то время как китайцы – к ярким, привлекающим внимание. При выборе искусственного освещения рабочих помещений следует учитывать наличие естественного света.

Главное в этом деле, чтобы  офис отражал  основные цели бизнеса, соответствовал профессии его хозяина.  У юриста или бухгалтера все бумаги  должны быть  в идеальном порядке, и  не обязательно на виду. С другой стороны, если зайти  в студию дизайнера  или издательство  и не увидеть  ни бумаг, ни рукописей,  то можно  решить, что у них нет заказов, и они не работают над книгами. Тем не менее, не стоит делать офис чрезмерно «личностным», таким, который будет слишком много говорить о своем хозяине, поскольку это также может помешать  деловому настрою.

В большой  корпорации  обстановка помещения  и стола  подчиняется общим  требованиям, но чрезмерная  стандартизация рабочих мест может привести к  тому, что служащие будут чувствовать  себя безликими «корпоративными  клонами» и считать, что от них, как  индивидуумов, ничего  не зависит.

Во многих фирмах рабочее место строго  соответствует статусу служащего. Большие офисы часто начинаются с приемной и чтобы  не отпугнуть  посетителей, обстановку  приемной   важно сделать максимально  гостеприимной. И тут очень многое зависит  от секретаря фирмы. От секретаря, являющегося  персональным  помощником руководителя, во многом зависит  имидж руководителя фирмы, эффективность его работы, а значит, и работы всей фирмы.

В круг обязанностей секретаря обычно  входят: ответы на телефонные  звонки, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа по организации приема посетителей  и т.д. И далеко не каждый способен хорошо и успешно справиться с этим делом. При подборе секретаря важны внешние данные, умение держать себя и общаться с людьми, вести делопроизводство, знать правила переписки, компьютер и современные средства связи, желательно владеть иностранным языком. При ведении телефонных   разговоров секретарь должен  быть вежлив, терпелив, деловит и краток. Отвечая на телефонный звонок, он выясняет имя и должность собеседника, суть дела и докладывает  о нем руководителю или переключает телефон на сотрудника, уполномоченного решать подобные вопросы. Во время переговоров секретарь отвечает на телефонные звонки, адресованные руководителю, а по окончании переговоров докладывает ему о поступивших  звонках, соединяет его с теми, с кем он хочет поговорить.

Секретарь должен  четко представлять  себе рабочий график  своего начальника, ориентироваться  в приоритетности различных вопросов. В случае, когда  руководитель ждет какого-то важного  звонка, то он непременно предупреждает  об этом своего секретаря.

Секретарь не имеет права  сообщать сведения о здоровье, семейных делах или  домашнем адресе и  телефоне сотрудников, в том числе и косвенно («Такой-то пошел в поликлинику» или «  такая-то на больничном»). Это же следует учитывать и при разговоре по нескольким телефонам, когда абонент, ожидающий соединения, может услышать сведения, для него  не предназначенные.

Секретарь также обычно встречает посетителя. Если о встрече  договаривались заранее, то   встретить гостя может  сотрудник, отвечающий за подготовку  данной встречи или переговоров.

Во многих учреждениях и фирмах есть свои правила  безопасности, и если ожидается гость  в фирму, то об этом необходимо заранее  предупреждать охрану. В некоторых  учреждениях и фирмах гостей сначала  проводят в помещение, где они  могут  подождать, пока  секретарь  докладывает об их прибытии. Далее их проводят в зал переговоров или в кабинет того сотрудника, который их должен будет принять.

Чтобы не отпугнуть посетителей, обстановку приемной следует сделать  максимально  гостеприимной. Там  можно устроить  выставку  результатов достижений фирмы, развесить различные дипломы,  что станет  эффективным  способом саморекламы. Посетителям приятнее ожидать   в приемной, если есть на чем остановить свой взгляд - цветы, растения, аквариум, картины или фотографии. Вместо мягких кресел лучше использовать удобные стулья, в низких креслах человек чувствует себя расслабленно, а ведь он пришел по делу, а не отдыхать.  Всегда нужно помнить, что посетители, ожидающие в приемной, составляют определенное впечатление о фирме и ее бизнесе еще до того, как попадут в кабинет и встретятся с руководителем или менеджером компании.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Этика делового общения - это учение о проявлении морали и нравственности в деловом общении, взаимоотношениях деловых партнеров. Основные  принципы  деловых отношений   дают  конкретному сотруднику   в любой организации этическую платформу для решений, поступков, действий, взаимодействий и т.п. Принципы этики деловых отношений служат основанием для выработки каждым сотрудником любой фирмы   собственной личной этической системы. Культура устной и письменной  речи часто бывает сердцевиной профессиональной этики. Важными показателями   ее является стиль общения, функциональная грамотность.

В содержание  делового этикета может входить  деловой  этикет офиса, т.е. его сотрудников, подготовка деловых бумаг по правилам этикета, проведение деловых переговоров, встреч и совещаний по правилам  делового этикета, а также   и  международные нормы делового этикета, которые весьма важно знать  и блюсти при  проведении переговоров с иностранными лицами и организациями.

Немало  важным  является и знание  национального  стиля ведения деловых переговоров, что может способствовать успеху заключения более удачной сделки.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Ботавина  Р.Н. Этика деловых отношений:  Уч. пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002

2. Бороздина   Г.В. Психология  делового общения:  Уч. пособие.-М.: ИНФРА-М, 1998

3. Энциклопедия  делового  этикета / Сост. О.И. Максименко.- М.: ООО « Из-во АСТ»: ООО « Из-во Астрель», 2001