Ділові листи

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ  ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ ЗВ'ЯЗКУ

м. Києва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Ділові листи»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КИЇВ – 2012

 

Ділові Листи

 

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та

підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами  та закладами.

За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на:

• ділову;

• комерційну.

Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної  угоди. У них вирішуються питання  збуту продукції (послуг) і постачання.

До чисто  комерційних видів ділової кореспонденції належать:

• листи-запити;

• пропозиції;

• листи-рекламації;

• відповіді на ці види листів.

Ділові листи вирішують  організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це може бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках. Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.

За функціональною ознакою  ділові листи поділяються на ініціативні листи і листи-відповіді:

1) листи,  що потребують відповіді:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

2) листи, що не потребують відповіді:

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• листи-попередження;

• листи-повідомлення;

• супровідні листи.

За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та иркулярні.Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист

направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, ідпорядкованих інстанцій (організацій). 

Діловий лист може відправлятися  традиційною чи електронною поштою, аксимільним, телеграфним зв'язком тощо. 

За структурними ознаками ділові листи  поділяються на регламентовані

(стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи ирішують типові питання регулярних економіко-право-вих ситуацій. При їх

складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний ормат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко изначену структуру — вступ — мотивацію і основну частину.

Нерегламентований діловий  лист являє собою авторський текст. Такий лист, орівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити кспресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також икористовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі фіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння ористуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.

За композиційними особливостями  ділові листи поділяються на одноаспектні багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а агатоаспектний — кілька. Багатоаспектний лист може містити пропозицію, рохання й нагадування одночасно.

Обов'язковими реквізитами ділових листів є  такі:

1) назва організації;

2) довідкові відомості  про організацію;

3) дата документа;

4) реєстраційний номер  документа;

5) посилання на номер  і дату вхідного документа;

6) адресат;

7) текст документа;

8) підпис;

9) відмітка про виконавця.

Реквізит «Назва організації» вказує адресанта. Це може бути організація, її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша.

Нижче, ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.2001 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2000 p.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер

документа — це його порядковий номер. Він ставиться під датою.

Посилання на номер і дату вхідного документа роблять у листах-відповідях.

Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові і фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті листа. Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка:

Харківська міська держадміністрація

ЗАТ "Будівельник", бухгалтерія

Посаду, ім'я  особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку:

Директорові меблевої фабрики "Смерека" Клименкові В. В.

Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій

особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви  підприємства:

ВАТ "Еврика", начальникові планово-економічного відділу Петровій О.М.

Діловий лист відзначається стислістю, звичайно його обсяг не перевищує 1-2 аркушів. Текст ділового листа обов'язково включає звертання до адресата і комплімент — засвідчення ввічливості.

Під текстом ставиться реквізит "Підпис", до якого входять назва  посади

особи, яка підписала  документ, її особистий підпис і  його розшифрування.

Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон.

 

 

Список використаної літератури

 

1. Волощак М. Неправильно — правильно: Довідник з українського слововживання: За матеріалами засобів масової інформації. — К., 2000.

2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. — К.: А. , Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. — К.: А. С. К., 2000.

3. Гнаткевич Ю. Уникаймо русизмів в українській мові. — К.: Видавничий центр "Просвіта", 2000.

4. Головащук С. І. Словник-довідник з українського літературного слововживання. — К.: Рідна мова, 2000.

5. Гринчишин Д. Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови. — К.: Рад. шк., 1986.

6. Ділова українська мова: Навч. посіб. — К.: Т-во "Знання", КОО, 2000.

7. Ділова українська мова: Посіб. для студентів вузів / За ред. Н. Д. Бабич. — Чернівці: Рута, 1996.

8.  Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упоряд. В. -Л.Кулініченко. — К.: Український центр духовної культури, 1996.

9. Караванський С. Пошук українського слова, або Боротьба за національне "я". —К.: Видавничий центр "Академія", 2001.

10.  Коваль А. П. Ділове спілкування. —К.: Либідь, 1992.