Профессиональная этика архивиста

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ  ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И  ДОУ

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

 

по                                        Архивоведению                                     вариант № 18

Профессиональная  этика архивиста

 

Исполнитель

Студентка 4 курса              _________________                  Е.В. Кокорина

группы № 991                              (подпись, дата)

 

Преподаватель                 ___________________                    С.В. Туров

ученое звание, должность  (зачтено, не зачтено,                      (И.О.Ф.)

                                                  подпись, дата)

Заведующий ОЗО              __________________             Э.Р. Диньмухаметова

                                                  (подпись, дата)                           (И.О.Ф.)

Регистр. № ___________

 

 

Тюмень 2013 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Роль архивов и их основные функции 4

2. Требования, предъявляемые к профессии архивист 7

3. Обоснование необходимости соблюдения этических норм архивистами и основные принципы международного этического кодекса архивистов 9

4. Меры ответственности за несоблюдение правил работы с конфиденциальной информацией 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 15

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Всем известно, что документоведы и работники архивов, зачастую, имеют доступ к неограниченному объему информации в рамках исполнения своих должностных обязанностей. При этом часть информации смело можно отнести к категории конфиденциальной. 

Поэтому актуальность выбранной темы состоит в том, что этический аспект ведения и хранения документации в архиве любого учреждения приобретает в последнее время повышенное значение в условиях жесткой конкурентной борьбы предприятий и необходимостью владеть нужной информацией раньше конкурентов.

Кроме того, актуальность темы, состоит в том, что изучая документы современности, предполагается, что архивист не должен раскрывать секретных сведений, содержащихся в них, с которыми ему по долгу службы пришлось ознакомиться¹.

Поэтому целью данной работы является определить основные составляющие деятельности архивистов. Для достижения поставленной цели в работе нужно решить следующие задачи:

- определить профиль должности и основные требования, предъявляемые к профессии архивиста;

- обозначить роль архивов;

- рассмотреть основные принципы международного этического кодекса.

Работа состоит из введения, 4 разделов, заключения и списка источников и литературы.

В первом разделе обозначена роль архивов и их основные функции. Во втором разделе рассматриваются  требования, которые предъявляются  архивисту. В четвертом разделе  описаны меры ответственности, которые  применяются за несоблюдение правил работы с конфиденциальной информацией.

Для написания данной работы были использованы такие источники  как Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,  Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г. № 283.

И литература Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. и проф. образования: учеб. пособие для сред. образования.; Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций.; журнал Делопроизводство.

В книге Е.В. Алексеевой рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Роль архивов и их основные функции

 

Документы как государственных, так и частных архивов служат юридическим основанием при установлении и регулировании отношений между  гражданином и государством, между  гражданами, а также иными субъектами права. Без документа, наделенного  определенным правовым статусом, не могут  осуществляться как доказательственные функции при судебном разбирательстве, так и управленческие действия в  публичных или гражданских отношениях.

Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно  пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной  на нем информацией, которые имеют  реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.  
Государственные архивы осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации².

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Главный нормативно – методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, – Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

Выполнение требований настоящих  Правил не влечет за собой необходимости  переделки сделанного государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Основные функции государственного архива можно представить следующим  образом

1. Обеспечение сохранности и  государственный учет документов  Архивного фонда.

1.1 Обеспечение физической сохранности документов, улучшение их физического состояния

1.2 Работа с особо ценными документами

1.3 Мероприятия по организации хранения документов

1.4 Учет документов, проверка их наличия и состояния

1.5 База данных «Архивный фонд»

2. Формирование архивного фонда  Российской Федерации. Взаимодействие  с архивными, экспертными и  делопроизводственными службами организаций – источников комплектования

2.1 Комплектование архива

2.2 Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении Организация подготовки описей к утверждению на ЭПК

2.3 Взаимодействие с архивными, экспертными и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования

3. Создание информационно –  поисковых систем

3.1 Создание и развитие средств научной информации архива

3.2 Работа с традиционными каталогами

3.3 Подготовка архивных справочников

3.4 Реализация сетевых и Интернет-технологий

3.5 Ретроконверсия бумажных описей в электронный формат

4. Использование документов 

4.1 Исполнение заданий, запросов  заинтересованных организаций, в  том числе на договорных началах 

4.2 Исполнение запросов социально-правового характера

4.3 Работа читальных залов архива

4.4 Сотрудничество со средствами массовой информации

4.5 Организация экскурсий

4.6 Договоры на использование и публикацию документов Государственного Архива РФ

4.7 Расширение информационной базы архива. Рассекречивание документов

4.8 Подготовка выставок документов. Работа Выставочного зала федеральных государственных архивов

4.9 Работа Научной библиотеки

4.10 Документальные публикации

4.11 Работа по реализации российско-германской программы изучения и использования документов СВАГ

4.12 Международная деятельность Государственного Архива РФ³

Для понимания значимости работы архивов, были рассмотрены именно функции, осуществляемые государственными архивами.  Тогда как для каждой конкретной отдельно взятой организации присущи практически все указанные функции в меньшем размере. Поэтому независимо от того, в каком архиве работает сотрудник, к нему предъявляются определенные требования для качественного обеспечения выполнения обозначенных функций архива.

2. Требования, предъявляемые к профессии архивист

 

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словаре русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность архивариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...» (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).

На современный язык эту  должность можно перевести как секретарь – регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.

Во многом из – за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно.

Основные цели и задачи архивистов – это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного  аппарата, учёт документов и их использование. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, военных и т.д.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста –  приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно – популярных и художественных фильмов.⁴

Личные качества, требуемые для работы в архиве:

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность  внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации. Архивист может иметь среднее специальное или высшее образование.

3. Обоснование необходимости соблюдения этических норм архивистами и основные принципы международного этического кодекса архивистов

 

В XX веке осуществлены многократные попытки организации деятельности архивистов на этическом, общественном уровне. В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно – правовой системы является соответствующая этика поведения профессионалов, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иными подобными документами.

В 1992 году на конгрессе Международного Совета архивов (МСА) в Монреале в  рамках работы специальной секции впервые был обсужден Кодекс поведения архивистов, так он назывался в первоначальном виде. В апреле 1994 года в Ренне (Франция) состоялось заседание секции профессиональных архивных ассоциаций МСА; на заседании комитета этой секции обсуждался кодекс архивиста.

Финальный документ МСА был  представлен архивному сообществу на конгрессе в Китае, в сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.