Деловая документация

 

членов комиссии.

 

     В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной работы (её сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения  и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

 

Выводы и предложения составителей акта могут  быть  изложены  в

 

распорядительной  форме с указанием сроков исполнения предписываемых

 

действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях

 

указывается после текста.

 

Докладная записка  -    документ   информационного  характера,

 

адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения  и

 

содержащий  обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

 

предложениями составителя.

 

     Докладная записка  может  быть  составлена как по инициативе ее

 

автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений),

 

так  и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

 

записки о ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,

 

планов и др.).

 

Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям

 

вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя

 

руководителя организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.

 

Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации

 

(структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и

 

регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к тексту (для формата

 

А4), текст, подпись.

 

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),

 

регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется

 

согласно резолюции соответствующего руководителя.

 

Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем  организации,

 

действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,

 

стоящих перед данной организацией.

 

Отдельно от  приказов  по  основной  деятельности   организации

 

издаются приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

 

Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не допускается.

 

Служебное письмо. Письма следует  оформлять  на  бланках  формата  А4  или  А5  в зависимости от объёма текста.

 

Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона

 

приёмной руководителя,  номер счета в банке,  дата и регистрационный

 

индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа.

 

заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия составителя документа и

 

номер его служебного телефона.

 

Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного

 

вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

 

В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности

 

служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма

 

сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,

 

извещения, приглашения и др.

 

Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

 

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

 

Распорядительная часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

 

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания.

Выводы

 

1.Технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

 

2.Досконально рассмотрены правила оформления различных видов документов.

 

3.Проделанная работа поможет в дальнейшем применению знаний на практике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1)     Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.

 

2)     Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».

 

3)     Приказ «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».

 

4)     «Секретарское дело» спецвыпуск журнала. – Тула, 1996.

 

5)     Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.

 

6)     Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.