Документооборот производственного предприятия

Санкт-Петербургский Государственный Университет Информационных Технологий, Механики и Оптики  
 
 
 
 
 

Документооборот производственного предприятия 
 
 
 
 

Выполнила студентка

Группы 3707

Кириллова М.В. 
 

2009г.

  Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены. Он складывается из трех частей (документопотоков), которые представлены в таблице. 

  График  документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.  

  Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График  должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 

Организация документооборота 

  В фирме  необходимо на локальном уровне закрепить  порядок работы со сложившимися потоками документов. Документооборот предприятия, как правило, закладывается в уставе, учредительном договоре, положениях об отделах. 
 

  Работа  с входящими документами 

  Обработкой  входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:  

  1. прием;                                             3. рассмотрение руководством;

  2.  сортировка;                                    4. направление исполнителям. 

  Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.

  Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари. 
 

  Работа  с исходящими документами 

  Если  нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

1. исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
2. проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
3. исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
4. заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
5. ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует  и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.  
 

  Перед отправкой документа  нужно:

1. проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
2. проверить наличие необходимого числа копий;
3. уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

  Некомплектные и неправильно оформленные документы  нужно вернуть исполнителю на доработку. 
 
 

  Работа  с внутренними  документами 

  Она строится по той же схеме, что и работа с  исходящими документами:

1. подготовка проекта,
2. согласование,
3. доработка,
4. визирование,
5. подписание (утверждение) руководителем.

Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Системы документооборота (электронный  документооборот) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.  
 
 

Основные  принципы системы электронного документооборота: 

1. Однократная регистрация  документа 
2. Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения
3. Непрерывность движения документа
4. Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов
5. Эффективно организованная система поиска документа
6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.