Контроль розрахунків з постачальниками і покупцями

11. Контроль розрахунків з постачальниками  і покупцями. 

У процесі  своєї діяльності підприємства купують  матеріальні цінності, оплачують  виконані роботи і надані послуги. На цій стадії виникають розрахункові відносини з постачальниками  і підрядниками. Від правильної організації  розрахунків із постачальниками  і покупцями значною мірою  залежить організація матеріального  забезпечення і постачання відповідно до договірних зобов’язань і комерційних  угод. Система розрахунків впливає  на договірні відносини між постачальниками  і покупцями продукції та комплектувачів виробів у промисловості. Завданням контролю і ревізії є перевірка достовірності даних обліку про стан розрахунків із постачальниками і покупцями, дотримання розрахункової дисципліни і впливу її на платоспроможність підприємства, яка забезпечує його нормальну фінансово-господарську діяльність.

 Під час  ревізії розрахунків із постачальниками  і покупцями поряд з їх інвентаризацією  перевіряють виконання договірної  дисципліни на постачання матеріалів  для виробництва і реалізацію  готової продукції. Для цього  перевірка розрахунків із постачальниками  і покупцями здійснюється у  взаємному зв’язку з договірною  і комерційною документацією.  При цьому перш за все перевіряють  дотримання умов постачання постачальниками  матеріалів і реалізації продукції  обумовленого асортименту, ритмічності  обсягу постачання, правильність  оформлення товарно-транспортних  документів і обґрунтованості  форми розрахунків.

 Під час  ревізії необхідно також проаналізувати  стан розрахунків із постачальниками  і покупцями на початок і  кінець звітного періоду (або  на початок і кінець ревізійного  періоду), обґрунтувати зміни в  розрахунках, які виникли за  ревізійний період. Це дозволяє  ревізору здійснити обґрунтовані  висновки про стан розрахунків.

 Важливо  також під час ревізії перевірити  реальність і достовірність кожної  суми виникнення розрахунків  та підтвердити їх документальну  обґрунтованість. Для цього необхідно  перевірити, в якому стані знаходиться  аналітичний облік цих розрахунків та відповідність його даним перевірених документів. Це пояснюється тим, що організація розрахунків із постачальниками і покупцями багато в чому залежить від стану їх обліку і документального забезпечення. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахункових документах в окремих випадках призводить до виникнення спірної заборгованості, порушення термінів пред’явлення за нею претензій.

 Стан  розрахунків з постачальниками  перевіряється за реєстрами аналітичного  і синтетичного обліку за рахунком 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”. При цьому за розрахунковими документами встановлюється час виникнення заборгованості, зміст операцій поставок, обґрунтованість застосування цін, тарифів, торговельної націнки (знижки). Одночасно за допомогою зустрічної перевірки контролюється своєчасність і повнота оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Якщо виявлені суми претензійного характеру, то ревізія встановлює, як вони відображені на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями” і які прийняті рішення для задоволення претензій.

 При перевірці  реальності сум, які записані  на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями”, можуть бути виявлені факти безгосподарності і зловживання, які працівники підприємства намагаються приховати способом подання необґрунтованих претензій постачальникам. Одночасно вивчаються претензії постачальників і замовників. Ці документи можуть допомогти виявити суттєві недоліки в діяльності підприємства, що ревізується.

 Перевірка  стану розрахунків з іногородніми  постачальниками і покупцями  проводиться надсиланням їм копій  карток аналітичного обліку розрахунків  (контрольної виписки). Цю виписку  після перевірки і внесення  необхідних виправлень, підпису  і засвідчення печаткою підприємство-дебітор  повертає підприємству-кредитору.  Вивчаючи взаємну вивірку розрахунків,  ревізори можуть виявити факти  не оприбуткування цінностей  окремими матеріально відповідальними  особами, нестачі цінностей та  інші зловживання.

 У тих  випадках, коли за окремими постачальниками  і покупцями ревізія виявила  стійку заборгованість, то її  обґрунтованість визначається за  даними первинних документів, що  відображають її виникнення, актами  взаємної вивірки розрахунків  (інвентаризації розрахунків), встановлюються  причини, які перешкоджають своєчасному  проведенню розрахунків підприємства, що ревізується, з постачальниками  і покупцями. Перевіряється дотримання  строків позовної давності заборгованості. У випадках пропуску строків  стягнення заборгованості або  нереальності окремих сум, ревізор  складає спеціальну відомість  як додаток до акта ревізії  (таблиця 12).

 Застосовуючи  документальні методичні прийоми,  ревізор за актом інвентаризації  розрахунків з покупцями і  постачальниками, яка проводиться  інвентаризаційною комісією підприємства  протягом ревізійного періоду,  досліджує заборгованість, яка числиться  на балансі в цілому і за  окремими боржниками, зокрема підтверджену  ними, а також виявлену інвентаризаційною  комісією як прострочену. За  довідкою до акта інвентаризації  розрахунків з покупцями, постачальниками,  складеною бухгалтерією, ревізія  встановлює, за що і коли утворилась  заборгованість, а також, чи є  вона реальною. Виявлені недоліки  у дотриманні розрахункової дисципліни  конкретизуються в реєстрах бухгалтерського  обліку і первинними документами,  що до них додаються. Одночасно  перевіряється дотримання строків  проведення інвентаризації розрахунків  із постачальниками і покупцями  – на перше число місяця  наступного за звітним роком.

Поточну заборгованість покупців і замовників, ревізія перевіряє  безпосередньо в установах банку, застосовуючи документальні методичні  прийоми. Роздільно перевіряється  розрахунково-платіжні документи, строк  оплати яких не наступив, покладених банком у картотеку прострочених платежів або зовсім вилучених з оплати внаслідок відмови платників  від оплати. Дослідження цих документів дозволяє ревізії виявити недовантаження товарно-матеріальних цінностей або  продукції, яка не відповідає встановленим стандартам за якістю, а також завищення цін, неправильне застосування відповідних надбавок.

 Розрахунки  з постачальниками безпосередньо  пов’язані з надходженням товарно-матеріальних  цінностей, тому одночасно перевіряють  записи за дебетом рахунку  63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” в розрізі постачальників, порівнюють їх з виписками банку та записами за кредитом рахунка 311 “Поточні рахунки в національній валюті”. Записи в журналі 3 за кредитом рахунка 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” в розрізі постачальників порівнюють з сумою оприбуткування матеріальних цінностей згідно з документами.

 У всіх  випадках під час ревізії розрахунків  із постачальниками і покупцями  обов’язково перевіряється дотримання  типової кореспонденції рахунків  бухгалтерського обліку, що дозволяє  виявити не тільки помилки  у відображенні розрахункових  операцій в обліку, але і виявити  факти навмисного спотворення  облікових даних з метою приховування  зловживань.

27. Контроль надходження, оцінки  та оприбуткування товарно-матеріальних  цінностей.

Під час ревізії  операцій з надходження матеріальних цінностей перевіряють надходження  за їх джерелами (надходження від  постачальників, своїх допоміжних цехів  і інших джерел). Враховуючи ці джерела  надходження, необхідно спочатку з’ясувати, чи здійснюються на підприємстві відповідні розрахунки за тими чи іншими видами матеріальних цінностей (матеріалів, комплектуючих  виробів, палива, тарних матеріалів і  т. д.). Потім перевіряють достовірність  цих розрахунків з урахуванням  нормативів витрат матеріальних цінностей  на виробництво. Перевірка забезпеченості матеріальних ресурсів пов’язується з наявністю комерційних угод із постачальниками та інших джерел надходження матеріальних цінностей. Для цього ревізори використовують дані оперативного обліку укладених  договорів і листування з постачальниками, інформацію про виконання умов договорів. Крім того, вивчають претензійні листи, факти непред’явлення претензій, відмови в задоволенні позовів та їх обґрунтованість. Вивчають також, чи заявлені постачальниками претензії підприємству та чи сплачені штрафні санкції за порушення заключених договорів.

 Усі ці  процедури перевірки постачання  матеріальних цінностей поєднують  з перевіркою операцій, пов’язаних  з прийманням матеріалів, повнотою  і своєчасністю їх оприбуткування  на складах згідно з документами  та відображення цих операцій  за даними бухгалтерського обліку (в журналі 5 або 5-А, картках  складського обліку, оборотній відомості,  машинограмах та відомості обліку  матеріальних цінностей на складах). У всіх випадках звертається  увага на можливості надходження  матеріальних цінностей з порушенням  установлених вимог і відхилень  від даних оформлених супровідних  документів (недостач, псування, крадіжок, невідповідність якості).

 При перевірці  надходження і оприбуткування  матеріальних цінностей застосовують  метод зіставлення даних журналу  операційного обліку надходження  вантажів із даними журналу  5 або 5-А, а також з даними  товарно-транспортних і податкових  накладних, рахунків-фактур, специфікацій. За даними журналу обліку надходження  вантажів можна по кожній партії  матеріалів встановити дату реєстрації  кожного документа, назву постачальника,  номер і дату транспортного  документа, вид матеріалів і  їх вартість, дату і номер прибуткового  ордера або акта приймання  матеріалів, відмітку про оплату  рахунка або відмову від оплати.

 При ревізії  особливо ретельно перевіряють  правильність оформлення операцій, пов’язаних з нестачами, втратами, псуваннями цінностей під час  їх транспортування. Для цього  встановлюють законність складених  актів внаслідок недопостачань, зниження сортності, пересортиць матеріалів та інших порушень і відхилень з вини постачальника. Також перевіряють чи немає випадків завищення в актах розмірів нестач і витрат від псування матеріальних цінностей з метою створення на складах необлікованих лишків для їх розкрадання.

 Перевірка  правильності оприбуткування матеріалів  здійснюються також шляхом зіставлення  кількості і сортності матеріальних  цінностей, що надійшли від  постачальників згідно з супровідними  до них документами з даними  прибуткових ордерів. Виявлені  розходження можуть показувати  або неповне надходження і  оприбуткування на складі матеріальних  цінностей, або їх бездокументальне надходження, чи приписування фактично не перевезених вантажів.

 Неповне  оприбуткування матеріалів на  складі може бути не тільки  з вини постачальника, а також  і внаслідок недостачі вантажів, прийнятих експедитором під час  їх доставлення із станції призначення на склад підприємства. Ревізор повинен встановити обставини і причини виникнення нестачі, здійснити їх нормативно-правове обґрунтування.

 Якщо  в ревізора виникли сумніви  щодо окремих товарно-транспортних  накладних на відвантаження матеріальних  цінностей, здійснюється їх повіряння  з даними оплати згідно з  виписками банку, а при необхідності  проводиться зустрічна перевірка  безпосередньо у постачальника.  У процесі таких зустрічних  перевірок придбання матеріальних  цінностей у постачальників можуть  бути виявлені зловживання, коли  окремі працівники підприємства  одержали матеріали за незареєстрованими  дорученнями за безготівковою  їх оплатою через банк. Внаслідок  цих зловживань у практиці  зустрічались випадки, коли матеріали  не оприбутковувались і не  відображались в обліку підприємства. У той же час розрахунки  з постачальниками приховувались  на інших рахунках.

 Особливо  ретельно перевіряють правильність  оприбуткування матеріальних цінностей,  які надійшли з відхиленнями  від супровідних документів. Для  цього ревізор не тільки досліджує  правильність складання актів  на приймання матеріалів чи  комерційних актів, але й порівнює  дані товарно-транспортних накладних  з даними оплати рахунків постачальників.

 У практиці  моменти надходження матеріальних  цінностей не завжди співпадають  з їх оприбуткуванням. У зв’язку  з цим важливе значення має  перевірка матеріалів у дорозі. Ревізор здійснює детальну перевірку  кожної суми матеріалів у дорозі  і підтверджує її реальність  і обґрунтованість даними розрахункових  документів про їх плату постачальникам. Діюча система бухгалтерського  обліку потребує, щоб в журналах 5 або 5-А на кінець кожного  місяця відображалась сума матеріальних  цінностей у дорозі. Тому необхідно  перевірити їх рух за статтею  “Матеріальні цінності в дорозі” протягом ревізійного періоду. Ця перевірка потребує особливої уваги тому, що інколи нереальні до відшкодування суми цінностей необґрунтовано списують за рахунок транспортно-заготівельних витрат, простроченої кредиторської заборгованості.

 Під виглядом  матеріалів у дорозі можуть  відображатись у журналах 5 або  5-А нестачі, втрати цінностей,  невідфактуровані поставки за кожною партією, які потрібно вважати претензійними сумами і які підлягають віднесенню їх на рахунок 374 “Розрахунки по претензіях”.

 В умовах  надходження матеріальних цінностей  на склади підприємства автотранспортом  необхідно їх кількість, що  зазначено в товарно-транспортній  накладній, співставити з кількістю оприбуткування матеріальних цінностей на складі. Одночасно перевіряють відповідність кількості оприбуткованих матеріальних цінностей місткість тари, в якій дані цінності надійшли на склад. Це дає можливість виявити факти неповного оприбуткування цінностей.