Облік основних засобів та розробка системи контролю і економічного аналізу їх ефективного використання

Якщо взяти за основу розробку Нападовської Л.В [ с.190]  і  застосувати до об’єкту основних засобів, то можна отримати наступну модель рис.2.2.

Модель прийняття управлінських  рішень що до основних засобів

 

 

 

  

 

                                                                                             Ні   

 

                                                                 Так 

2.4. Організація  обліку основних засобів за  умов застосування сучасних інформаційних  систем

 

В адвокатській фірмі  «Грамацький та партнери» облік ведеться автоматизовано з використанням програмного забезпечення «1С Підприємство». Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах. Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків  довідкової інформації (довідників): план рахунків; списки об'єктів аналітичного обліку (субконто); констант і т.д.

Довідники – це спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових обєктів та зберігання параметрів, що характеризують ці обєкти. В системі 1С Підприємство використовуються наступні довідники:

Курси валют: В довіднику представлена наступна інформація – код, назва валюти, історія зміни курсу. Номенклатура: Даний помічник призначений для  допомоги підбору табличної частини документів, викликається цей довідник нажиманням кнопки «Подбор» на формі документа. Номенклатурна група – якщо в даному полі вказати групу в табличній частині буде відображено номенклатуру відповідної групм. Дерево номенклатури – в даному сегменті вікна відображається куди відноситься номенклатура

Контрагенти: Довідник поділяється на своєрідні каталоги а саме: державні установи, до вияснення, клієнти та постачальники.

В даному вікні ми можемо побачити всю інформацію про контрагента: код, тип, назва, реєстраційні коди та податкові  реквізити, банківські реквізити, юридичні, фізичні та поштові адреси а також  укладені договора.

Склади (місця зберігання): Довідник призначений для ведення списку місць зберігання основних засобів. Кожний елемент довідника описує фізичне місце зберігання (ангар, площадка, кімната, приміщення).

"1С: Підприємство" має компонентну структуру. Одні операції, що виконуються системою в процесі автоматизованого вирішення завдань, являє типовими, тобто присутні в будь-якому варіанті системи. Це перш за все механізми підтримки довідників і документів. Інші операції (наприклад введення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: "Бухгалтерський облік для України"; "Оперативний облік"; "Розрахунок".

Кожна компоненту має  свій механізм обробки інформації, яка розширює можливості системи  в цілому. У свою чергу, кожен механізм обробки інформації має чіткий напрямок, що визначає вибір складу необхідних компонент для створення конкретної конфігурації.

Компоненту "Бухгалтерський облік для України" призначена для віддзеркалення господарських  операцій, здійснюваних на підприємстві. Вона маніпулює, дає можливість здійснювати на обєкті синтетичний облік з використанням декількох планів рахунків паралельно; багатовимірний і багаторівневий кількісно-вартісних аналітичний облік і валютний облік. Крім того, в компоненті можна організувати ведення бухгалтерського обліку для декількох підприємств на базі спільного інформаційного забезпечення

Компоненту "Оперативний  облік" призначений для автоматизації  оперативного обліку наявність і  рухи засобів, дасть можливість реєструвати  і отримувати інформацію про рух  і залишок основних засобів підприємства. Вона підтримує механізм регістрів, який і забезпечує запис руху і отриманих залишків в різних розрізах. Використання цього механізму дозволяє автоматизувати облік взаєморозрахунків з клієнтами, облік виробничих запасів на складі і так далі Одній з головних сфер вживання даною компоненти є автоматизація обліку складських і товарних операцій на підприємствах з великою номенклатурою виробничих запасів (понад 100 000 найменувань) [24, с.47].

Компоненту "Розрахунок" призначена для автоматизації складних розрахунків, здійснюваних періодично. У компоненті передбачена можливостей виконання розрахунків будь-якої складності, у тому числі перерахування результатів «попереднім числом», а також ведення архіву розрахунків за попередній періоди. Ця можливість реалізується з допомогою журналів розрахунків. Одній з головних сфер вживання такий компоненти є автоматизація обліку праці і заробітної плати (при численності персоналу понад 50 осіб).

Одним з основних понять в системі "1С: Підприємства" є "документ". За допомогою документів організовується введення в систему інформації про здійснюваних на обєкті господарських операціях, її перегляд і коректування. В більшості випадків документи, використовувані в 1С "1С: Підприємства" - це своєрідні електронні аналоги звичайних паперових документів, які застосовуються на обєкті управління і призначені для збереження основної інформації про всі господарських події, здійснювані на нім в певному періоді.

Склад документів для  певного обєкту або групи однотипних обєктів управління зазначається на етапі конфігурації. Тоді ж для кожного виду документа створюється екранна форма в вода. Кожному документу, який формується в системі, привласнюються номер, дата і час. Крім того при конфігурації для кожного виду документів задаються такі спільні характеристики, як довжина номера документа, умови підтримки унікальності номера і тому подібне [24, с.52].

Журнали в інформаційній  системі "1С: Підприємства" використовуються для роботи з документами. Працюючи з журналом, користувач може формувати документи, переглядати їх, а також редагувати і знищувати. Журнали надають можливість групувати документи (наприклад, по видах) для перегляду і швидкого доступу до них, вводити, переглядати, редагувати, здійснювати вибірку документів по значеннях їх реквізитів, одночасно звертатися до документів одного вигляду. Наприклад, на етапі конфігурації системи створено три звичайні журнали: для прибуткових накладних для витратних накладних і накладних на внутрішнє переміщення.

Система "1С: Підприємство" дає можливість встановлювати між будь-якими документами відношення підлеглості "один до багатьох". Тому користувачі під час роботи може відкрити такий журнал, який містить документи, підлеглі вибраному документу [24, с.56].

З впровадженням компютерних інформаційних облікових систем, які базуються сучасних інформаційних технологіях, бухгалтери і управління отримують багато чисельних переваги і виграє підприємство в цілому. Проте проблема створення або впровадження таких систем на підприємстві є одній з найбільш складних. Питання програмного забезпечення для бухгалтерії за часів періоду до ринкової економіки викликав значний інтерес в бухгалтерської і наукової громадськості в Україні. Оскільки вид облікових регістрів, лад їх заповнення і побудови визначаються конкретною компютерною програмою то саме програмне забезпечення і визначає, власне, форму бухгалтерського обліку, безпосередньо робить вплив на розподіл облікової праці і трудомісткість обліку.

Сформовані  первинні документи передаються  на стадію «Бухгалтерія». Лише тоді документ розноситься по облікових регістрах та відображається в журналі реєстрації господарських операцій.

В програмі реалізовано  можливість роботи як з регламентованими, так і зі стандартними звітами.

В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів. Стандартні звіти - це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту.

Для роботи зі звітами  використовується пункт меню "Отчетность", при чому на екран видається діалогова форма налагодження параметру звіту.

В ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад  даних, які входять до звіту (період, за який видаватимуться дані бухгалтерського  обліку, шляхом введення початкової та кінцевої дати, інші параметри, (наприклад, тип валюти).

Програма також надає  можливість збереження сукупності параметрів для звіту заданого виду для подальшого використання, І можливість деталізації (розшифровки) звітів при його перегляді. На найнижчому рівні деталізації  здійснюється перехід до конкретної проводки операції.

В програмі також є  набір регламентованих звітів - це передусім податкові та бухгалтерські  звіти. Набір регламентованих звітів регулярно поновлюється.

Основні стандартні звіти, реалізовані в програмі, та їх характеристику зазначено в таблиці 2.7.

                                                                                                        Таблиця 2.7.

 Стандартні звіти програми "1С: Підприємство"

№ з/п	Звіт	Сутність та призначення
1	"Оборотно-сольдовая  ведомость "	Містить для  кожного рахунку інформацію про залишки  на початок та  кінець  періоду,  а також обороти  по  дебету та кредиту за встановлений  період.  Цей звіт в бухгалтерській практиці використовується найчастіше
2	"Шахматка "	Містить обороти між  звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів та зобов'язань підприємства
3	"Оборотно-сальдовая ведомость по счету"	Використовується  для  рахунків,  по  яких  ведеться  аналітичний облік,   при  цьому   здійснюється   відокремлення   залишків   від оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто)
4	"Анализ  счета"	Містить  обороти  рахунку  з  іншими рахунками  за обраний-період, а також сальдо на початок та кінець періоду
5	"Анализ счета по субконто "	Містить  підсумкові  суми  кореспонденцій даного  рахунку  з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку   на   початок  та   кінець   періоду   в   розрізі   об'єктів аналітичного обліку. Цей  звіт можна сформовувати тільки для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік
6	"Главная  книга"	Використовується для  виведення оборотів та залишків рахунку  за кожен місяць, при підбитті підсумків  та складанні звітності
7	"Карточка  счета"	Включаються всі  проводки в яких задіяний даний рахунок, крім того, наводиться залишок на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки
8	"Журнал-ордер  ведомость по субконто"	Застосовується  для  рахунків, на яких  ведеться  аналітичний  облік по субконто. для отримання для кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду

 

Вказані звіти призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть застосовуватись для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.

Отже в  сучасний період принципово змінилось концептуальне  поняття суті бухгалтерського обліку, яке направлене на забезпечення обліковою  інформацією не абстрактного користувача, а на задоволення специфічних потреб конкретних  користувачів: зовнішніх (кредиторів і ін.) та внутрішніх (керівників різних рівнів управління). Переорганізація завдань та функцій бухгалтерського обліку повинна здійснюватись з однієї сторони, в інтересах зовнішніх споживачів інформації, з іншої сторони необхідно враховувати інтереси і внутрішніх споживачів облікової інформації, що містяться в наявності ефективного механізму рішення проблем, які виникають перед підприємством та впровадження для цього управлінської бухгалтерії, робочого плану рахунків, відповідної методології організації обліку, контролю та аналізу витрат по місцях виникнення і центрах відповідальності.

Важливою складовою  облікової політики є те, щоб бухгалтерський облік на підприємстві здійснювався автоматизовано з використанням спеціалізованих бухгалтерських програм.

Автоматизація бухгалтерського  обліку - основа ефективного управління. Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення  в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Розглянемо основні  завдання обліку основних засобів в  автоматизованих системах обліку:

• Облік і контроль об’єктів основних засобів за місцями зберігання та класифікаційними групами;
• Облік і контроль за правильністю та своєчасністю відображення руху основних засобів (надходження, вибуття, переміщення);
• Облік амортизації основних засобів і контроль за правильністю її нарахування й відображення;
• Облік витрат на модернізацію об’єктів основних засобів і контроль раціонального використання грошових коштів щодо даних цілей;
• Облік переоцінки об’єктів основних засобів (дооцінка, уцінка);
• Виявлення морально застарілих об’єктів основних засобів.