Понятие Экономический документ

Вопрос 73 Понятие Экономический  документ

Экономический документ, виды и формы представления.

Экономический документ – совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления. Содержит атрибуты, придающие ему юридический статус. Основная форма представления – табличная. У документа есть общая, предметная и оформительная части. Электронная форма документа: электронные копии и формы. 
 

Экономический показатель - основной элемент экономичес¬кой информации; так как он имеет экономический смысл, исклю¬чение хотя бы одной его составляющей неизбежно влечет потерю смысла. Вместе с тем в целях организации обработки информа¬ции и реализации функций управления показатели могут образо¬вывать более сложные составные структурные единицы инфор¬мации: документы, массивы, информационные потоки, информа¬ционную базу. Показатель представляет собой полное описание количественного параметра, характеризующего некоторый объект или процесс [6,С.43].  
Существуют два определения этого понятия. В соответствии с первым, принятым в практике учета, статистики, планирования и т.п., под показателем понимается качественно определенная пере¬менная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алго¬ритмы их вычисления по различным исходным данным. 
Второе, принятое в теории и практике автоматизированной обработки данных, определяет показатель как высказывание, со¬держащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единствен¬ное количественное значение и определенный набор качествен¬ных признаков, необходимых для его однозначной идентифи-кации. 
Оба определения не противоречат друг другу, просто в пер¬вом акцентируется внимание на то, как получен тот или иной по¬казатель, а во втором - какие реквизиты показателя отражают его конкретное смысловое содержание. 
Таким образом, экономический показатель как составная еди¬ница информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-при¬знаков. Показатель имеет название (наименование), раскрываю¬щее его основной экономический смысл (что соответствует пер¬вому определению понятия «показатель», так как позволяет со¬поставить ему экономико-математическую модель расчета). Обычно в состав наименования показателя входят термины, обо¬значающие измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, затраты, себестои¬мость, потерн, прибыль и т.п.), формальная характеристика, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, сред¬няя и т.п.). Кроме того, показатель содержит дополнительные при¬знаки, которые не выражают его основной экономический смысл, но уточняют конкретное количественное значение показателя. Со¬став дополнительных признаков определяется в каждом конкрет¬ном случае по-разному, но обычно к ним всегда относятся терми¬ны, обозначающие время, к которому относится данный показа¬тель (момент или период), единицу измерения (кг, т, шт., руб. и т.п.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), а также термины, указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объектом, где он находит¬ся, перемешается [1,С.27]. 
Анализ структуры показателя имеет большое значение для идентификации и классификации при организации хранения, поиска и интегрированной обработки данных, так как каждый структурный элемент показателя может рассматриваться как признак классификации множества. Как минимальная смысловая единица экономической инфор¬мации, характеризующая какой-либо объект, экономические по¬казатели делятся на первичные и вторичные (производные, рас¬четные). 
Первичные показатели отражают результаты производствен¬но-хозяйственной деятельности объекта управления, определяе¬мые путем измерения, подсчета, взвешивания и т.п. (например, ко¬личество готовой продукции, количество отработанного време¬ни, количество бракованных изделий и т.п.). Они служат исходными данными для формирования различного рода вторич¬ных показателей (например, стоимость готовой продукции, зара¬ботная плата, потери от брака и т.п.).  
Дополнительные признаки позволяют конкретизировать эко¬номико-математическую модель расчета показателя, характери¬зуя его особенность для каждого конкретного случая. 
Взаимосвязь и соотношение таких классификаций понятия "показатель" приведены на рис. 2.  
 
Рис. 2 Структура экономического показателя 

Следующим элементом  является экономический документ, он представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыс¬лу экономических показателей. Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем в иде обыч но включает общую, предметную и оформительскую части.   
Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представ¬ленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа. 
Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного доку¬мента. 
Оформительская чисть содержит атрибуты, как правило, не-посредственно не участвующие а процессах обработки информа¬ции, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа. 
Помимо табличной формы представления документов в прак¬тике организационно-экономического управления могут исполь¬зоваться также документы упрощенной табличной формы, в ко¬торых наименования реквизитов приводятся не в шапке докумен¬та, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. 
Наконец, экономические документы могут содержать как шап¬ку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансо¬вой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя инфор¬мации для отображения содержимого документов наиболее рас¬пространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители. 
Следует отметить, что в последнее время особое внимание уде¬ляется электронным способам отображения содержимого доку¬ментов, что позволяет значительно повысить эффективность си¬стем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов. 
При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены либо как электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов), либо как электронные формы (являющиеся компь¬ютерной основой для решения задач управления, а в случае необ¬ходимости - основой для получения соответствующих бумажных аналогов - «твердых копий»). 

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной фирмы  следует отличать от становящею¬ся в последнее время все более популярным и актуальным поня¬тия «электронный документ».  
Электронный документ - сведения, представленные форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, храпения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преоб¬разованы в форму, пригодную для восприятия человеком [1,С.27]. 
Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (од¬ного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких на¬боров данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрепленным. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.  
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединения - информационный поток [1,С.33]. 
В составе обеспечивающей части информационной системы принято выделять следующие подсистемы: 
- Техническое обеспечение системы – это комплекс технических средств [3,С.53]. 
- Информационное обеспечение – совокупность баз данных и системы управления базами данных, системы входной и выходной информации [3,С.53]. 
- Математическое обеспечение системы – совокупность средств и методов, позволяющих строить экономико-математические модели задач управления предприятием [3,С.55].   
- Программное обеспечение – совокупность программ (общесистемных и прикладных) [3,С.55]. 
- Организационно-правовое обеспечение информационных систем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции [3,С.55]. 
Состав функциональных подсистем: 
- Подсистема учета и отчетности; 
- Подсистема экономического анализа; 
- Подсистема “Текущее планирование”.   
 
2.3 Функции элементов экономической информации 
Основной функцией экономической информации является обслуживание процесса производства, распределения, обмена и потребления, материальных благ. 
Рассмотрим основные свойства элементов экономической информации: 
- Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей, а реквизиты-основания предоставляют количественные величины, характеризующие данную сущность. 
- Экономические показатели описывают разные сущности как простые, так и сложные. Каждая сущность (объект, явление, процесс) имеет определенные свойства. 
- Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.   
- Информационный массив является основной структурной единицей предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.