Проект по совершенствованию коммуникаций в компании

 

 

 

 

 

 

Проект по совершенствованию  коммуникаций в компании

 

 

 

 

 

Выполнил:

 

 

Москва, 2012

 

 

 

 

 

 

 

Объектом рассмотрения является компания ООО «АРХИНЖ». ООО «АРХИНЖ» была создана на базе холдинга ООО «Каналсетьпроект» в 2002 году. Компания работает в строительной отрасли и занимается разработкой проектной и рабочей документации на строительство жилых и общественных зданий. За 10 лет своего существования компания из 15 человек превратилась в солидную организацию с численностью сотрудников около 200 человек. Подобное расширение компании влечет за собой обязательное повышение уровня и качества коммуникаций в организации. В данном случае процесс коммуникаций приобретает все более значимую роль в жизнедеятельности организации.

Рассмотрим  систему коммуникаций ООО «АРХИНЖ» (рис.1).

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Организационная структура компании ООО «АРХИНЖ»

 

 

Как видно из рисунка 1, в компании существуют вертикальные и горизонтальные коммуникации.

Вертикальные  нисходящие коммуникации предназначены:

• для постановки конкретных задач по выполнению работы,
• для обеспечения информацией,  касающейся смысла исполняемой работы,
• для информирования подчиненных о качестве их работы,
• для обеспечения информацией о принятых в организации процедурах и практике.

Вертикальные  нисходящие коммуникации осуществляются с помощью письменных и устных распоряжений, которые передаются через руководителей к подчиненным. Передача информации осуществляется через вербальное и невербальное личное общение, через письма по электронной почте, по телефону, с помощью программы «задание». Пример вертикальных нисходящих коммуникаций:

 Директор ООО «АРХИНЖ» получает заказ на разработку проекта от генерального директора ООО «Каналсетьпроект». Далее директор Архинжа собирает бюро ВГИПов для выработки концепции и распределения задач между конкретными подразделенями, затем ВГИПы передают необходимую информацию главному инженеру, конструктору, архитектору. Главный инженер, конструктор, архитектор в свою очередь распределяют задания между начальниками отделов. Начальники отделов совместно с подчиненными распределяют между собой конкретные работы. Каждая ступень передачи информации фиксируется в протоколах совещаний и передается на нижний уровень с помощью бланков заданий.

Вертикальные восходящие коммуникации выполняют функцию  оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководитель узнает о текущих и назревающих проблемах о результатах деятельности. Восходящая информация делится на две группы: информация, касающаяся производственной деятельности и личная информация сотрудников. В ООО «АРХИНЖ» руководство компании интересует только результаты работы, при этом личное мнение и предложения сотрудников игнорируются. Пример вертикальных восходящих коммуникаций:

 Сотрудники отделов  совместно вырабатывают цели  и сроки реализации проекта,  определяют перечень необходимой  дополнительно информации и сообщают  о сложившейся ситуации начальнику  отдела. Начальник отдела доводит  информацию о сроках работ,  необходимости дополнительной информации до главного инженера. Главный инженер в случае необходимости или недопонимания в сложившейся ситуации вызывает начальников отделов на совещание. Если главный инженер не обладает необходимой информацией или не обладает необходимыми полномочиями, то он передает вопросы и пожелания начальника отдела в бюро ВГИПов и.т.д.

Так же в организации существуют горизонтальные коммуникации, направленные на координацию деятельности сотрудников  различных отделов и подразделений  на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации. Горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью личного общения, телефонного разговора, выдачей заданий через специальную программу, общением через интранет. В проектной организации горизонтальные коммуникации являются жизненно важным звеном в согласовании и разработке проектов. Пример горизонтальных коммуникаций:

 При разработке проекта, начальникам отделов приходиться постоянно вступать в коммуникации между собой для выработки единой концепции по объекту строительства. Сотрудники различных отделов вступают в контакт между собой для согласования отдельных частей проекта. Деятельность одного отдела напрямую зависит от деятельности другого. В горизонтальной плоскости отделы выдают друг другу задания на разработку, усовершенствование проекта.

Коммуникации в компании осуществляются как формально, так  и неформально. Формальные коммуникации имеют важное значение для деятельности компании. Они отражают связи, распределяемые функции и полномочия внутри организации. В организации используются следующие формальные коммуникации: инструкции, приказы, распоряжения, задания, доска объявлений, электронные сообщения. Так же в компании «АРХИНЖ» сильно развит канал неформальных коммуникаций из-за недостатка необходимой информации от руководства компании. Данные коммуникации играют важную роль в деятельности сотрудников, они определяют социально-психологическую атмосферу на работе. В целом сплетни и слухи о сокращении заработной платы, об увольнениях и перестановках отрицательно сказываются на корпоративном духе компании. Все это связано с закрытой информацией о состоянии компании и перспективах дальнейшего развития.

 

При анализе системы  коммуникаций в ООО «АРХИНЖ» были выявлены следующие проблемы:

 

1. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Руководители и начальники ООО «АРХИНЖ» находятся в центре коммуникаций и функционируют как получатели и отправители информации (сообщений). Они получают разнообразную информацию от своих коллег, вышестоящих руководителей, подчиненных, из внешней среды. Получив массив информации, они должны ее проанализировать и перевести на понятный язык для всех последующих пользователей информации. Однако неправильное толкование полученной информации приводит к снижению эффективности коммуникаций.
2. Негативный психологический настрой коллектива. За счет ярко выраженных неформальных отношений, сплетен и слухов отношения между работниками, а особенно к вышестоящим руководителям оставляют желать лучшего. В компании отсутствуют корпоративные праздники.
3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ООО «АРХИНЖ» вверх или вниз, смысл сообщений несколько искажается. В основном сообщения искажаются в силу затруднений в межличностных коммуникациях, из-за недостатка информации и неясности ситуации. Это приводит к частым ошибкам и корректировкам проектов. Однако в компании существует и преднамеренное искажение информации, для изменения смысла сообщения в пользу руководителя или его отдела. Т.е главный инженер трактует несколько иначе полученное сообщение или что-то недоговаривает, при этом один из отделов оказывается в невыгодном положении.
4. Неудовлетворительная структура организации. Компания ООО «АРХИНЖ» состоит из большого числа уровней управления, поэтому возрастает вероятность искажения информационных сообщений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать или отфильтровывать сообщения. Из-за громоздкой структуры управления практикуется несвоевременное донесение информации до сотрудника или руководителя. Как видно из рисунка 1, информация, необходимая сотруднику отдела для решения оперативных задач, проходит сначала через ВГИПа, потом главного инженера и далее попадает в отдел через начальника.
5. Проблемы в горизонтальных коммуникациях. Горизонтальные коммуникации между начальниками отделов проводятся в виде совещаний у главного инженера или ВГИПа. Каждое совещание превращается во взаимные обвинения и разногласия между отделами. Связано это с плохой согласованностью между главными инженером, конструктором и архитектором, которые решают вопросы конструктива и архитектуры без учета пожеланий и предложений инженерных отделов. Таким образом, недопонимание между «главными» приводит к разногласиям между отделами. 

 

Мероприятия по решению существующих проблем  и совершенствованию коммуникаций в компании ООО «АРХИНЖ»:

 

1. Необходимо установить эффективную обратную связь. Обратная связь дает возможность понять действительно ли сообщение отправителя, принятое получателем, истолковано в том смысле, который в него вложил отправитель. Обратную связь можно установить путем контроля первых результатов работы, можно проводить опросы с целью получения информации от руководителя и подчиненных. Передаваемое сообщение (информация) должно обладать ясностью, т.е. оно должно быть выражено таким языком и передано таким образом, чтобы было понятно получателю.
2. Необходимо осуществлять ежегодные собрания трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Так же налаживать неформальные коммуникации можно на празднованиях дней рождений, нового года и.т.д. Такой системой коммуникаций руководители оградят себя от лишних сплетен и слухов. По примеру американских компаний можно попробовать внедрить программу «Говори свободно» - это программа конфиденциальной двухсторонней письменной связи между руководителем и подчиненным.
3. Необходимо своевременно и в кратчайшие сроки получать дополнительную информацию и прояснять сложившуюся ситуацию, лишь потом передавать информацию на следующий уровень. Необходимо разрабатывать устойчивые к искажению сообщения. Они передаются без изменений либо изменяются некоторым заранее оговоренным способом, так как каждый уровень склонен интерпретировать их в свою пользу. Для минимизации таких искажений необходимо использовать специальный персонал, следящий за тем, чтобы сообщения передавались в первоначальном виде. Если руководитель трактует информацию в чью-то пользу, необходимо своевременно выявлять этот факт и не допускать такого в будущем.

4-5.      Необходимо под разработку каждого проекта формировать группу специалистов из разных отделов для непосредственного обсуждения и разработки предпроектных предложений совместно с главными инженерами и ВГИПами. Тем самым ограничив главных инженеров в праве единоличного принятия решений по тем или иным вопросам. Это приведет к снижению конфликтных ситуаций между отделами. Необходимо организовать прямую систему коммуникаций инженерных отделов с заказчиками и подрядчиками, для решения оперативных задач, не требующих пристального внимания руководства. При этом ответственность за полученную информацию возложить на начальников отдела. Все эти меры позволят облегчить структуру управления путем частичного снижения влияния главного инженера на оперативную деятельность отделов. Т.е за главным инженером оставить принятие стратегических решений.

 

Способы проверки достижения результатов:

 

1. Разработать структуру вопросов для проведения анкетирования или опросов среди сотрудников компании. Опросы проводить анонимно, первый опрос провести до изменений, а в дальнейшем опрашивать сотрудников каждые полгода.
2. Разработать систему показателей KPI, по которым отслеживать динамику изменений показателей эффективности организации. Отслеживать изменение количества брака и ошибок в проектах.
3. Создать почтовый ящик для предоставления возможности сотрудникам организации высказывать свои предложения, пожелания и жалобы. В случае повышения эффективности коммуникаций в организации количество негативных писем должно сокращаться пока не достигнет в идеале нулевого значения.