Проектирование экономической информационной системы учета реализации товаров со склада

Товар может отражаться в учете по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости. Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Вместе с тем, движение продукции происходит ежедневно. В этих условиях для текущего учета используется условная оценка продукции - учетная цена. В качестве учетной цены может быть использована нормативная (плановая) себестоимость, договорная цена и т. д.

1.1.3 Ведение журнала учета полученных счетов-фактур

Порядок ведения журнала учета  полученных счетов-фактур:

1. покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся.
2. покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов в хронологическом порядке.
3. журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы.

 

Глава 2. Проектирование информационной системы

1. Проектирование данных ( DFD, ER-D)

Активные объекты: грузоотправитель, бухгалтер, директор, зав складом.

Пассивные объекты:

1. Поступление товара;
2. Передача накладной;
3. Проверка поступившего товара;
4. Составление счетов фактур;
5. Передача счетов фактур бухгалтеру;
6. Передача счетов фактур директору;
7. Регистрация счетов фактур в журнале;
8. Передача счетов фактур зав складом;
9. Передача счета фактур грузоотправителю.

Грузоотправитель доставляет товар  на склад организации и передает накладную на товар зав. складом. Зав. складом проверяет наличие  и комплектацию поступившего товара и составляет счет фактуры, после  чего передает их бухгалтеру. Бухгалтер  подписывает счет фактуры регистрирует их в журнале счета фактур, и  передает их на подпись директору. После  этого бухгалтер передает один экземпляр  зав складом, а зав складом  передает счет фактуры грузоотправителю.

На рисунке 1 изображена диаграмма  потоков данных (DFD).

Рисунок 1 – DFD диаграмма

При построении инфологической модели данных мы используем модель типа «Сущность-связь». Для построения модели «Сущность-связь» используют три конструктивных элемента: сущность, атрибут, связь.

Сущность - это реальный или представляемый объект, информация о котором должна сохраняться и быть доступна. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана  о сущности.

Опишем основные сущности данной предметной области.

Центральной сущностью будущей  модели данных является сущность «Товар», которая отводится для хранения сведений об определенном товаре. Следует выделить следующие атрибуты сущности:

1.№ товара

2. наименование

2. количество

3. цена

4. модель

Товары могут иметь одинаковое название, но они различаются по своему уникальному номеру.

Сущность «Реализация товара» отражает информацию о количестве поставленных товаров, его закупочной цене и дате поступления.

1. индекс поставки;

2. дата поставки;

3. цена;

4. количество товара.

Следующей сущностью можно выделить информацию о продаже конкретного товара, назвав ее «Заказ». Атрибутами этой сущности являются:

1. номер продажи;

2. дата продажи;

3. цена;

4.клиент;

5. табельный номер менеджера.

Сущность «Провайдер» отводится для хранения информации о поставках товара: номер провайдера, а также информация о местонахождении и средствах связи. Атрибутами этой сущности являются:

1номер поставщика;

2.адрес;

3. город;

4. улица;

5. дом.

На складе работает несколько менеджеров которые обслуживают клиентов добавим еще одну сущность «Клиент», которая отражает информацию о клиентах, совершающих акт заказа товара. Атрибутами этой сущности являются:

1. табельный номер;

2. фамилия;

3. имя;

4.отчество.

5.адрес;

6.номер телефона.

2.2. Датологическое проектирование

В качестве основы был выбран Microsoft SQL Server 2000 за его надежность и неприхотливость. К тому же в нем встроена возможность  визуального проектирования.

Далее, на рисунке 1, представлена схема  разработанной логической схемы отношений.

 

Рисунок 1 – Логическая схема отношений  базы данных Warehouse (склад)

Рассмотрим каждую таблицу.

Good

Служит для хранения информации о товарах. Здесь учитывается  наименование, единица измерения, количество, цена. Присутствую внешние ключи  для сопоставления товара с поставщиком  и заказом.

Provider

Служит для учета поставщиков. Хранит наименование, адрес и телефон  поставщика.

Zakaz

Информация о конкретном заказе на списание со склада. Хранит информацию о дате отгрузки и оплаты, имеет  внешние ключи для сопоставления  заказа с менеджером и клиентом.

Realiz_Good

Служебное отношение, является переходом  между заказом и товаром, на случай если возможно списание нескольких товаров  сразу.

Client

Хранит информацию о клиентах компании.

 

3.Глава Проектирование  функций и интерфейса приложения  «Учет реализации товаров со  склада»

Ниже представлена основная форма  программы, позволяющая настроить  параметры доступа к базе данных через пункт меню, использовать и  заполнять справочники и выполнять  функциональные задачи.

 

Рисунок 2 – Главная (стартовая) форма  программы

 

Таким образом, работа информационная система ведется следующим образом. В начале необходимо заполнить соответствующий справочник. Например, если необходимо оприходовать товар, его сперва надо внести в справочник. Далее необходимо осуществить процедуру списания или приходования. Ниже приведенный рисунок 3 иллюстрирует общие принципы работы с программой.

Рисунок 3 – Принцип работы программы

На рисунке 4 представлен пример редактирования одного из справочников. Это выражается в нажатии на соответствующую  ячейку и изменении данных. Конечно, значение номера присваивается автоматически  и его вводить не нужно.

 

Рисунок 4 – Пример формы справочника (редактор товаров)

Форма принятия товаров на склад, представленная на рисунке 5, позволяет выбрать поставщика и товар из списка, ввести количество принимаемого товара и, нажав на кнопку, принять данное количество данного  товара.

Рисунок 5 – Форма для принятия товаров на склад

На рисунке 6 представлена форма  списания товаров со склада. Процесс  происходит следующим образом: пользователь выбирает менеджера, клиента и товар  из списка и списывает одно наименование товара за один раз.

 

Рисунок 6 – Форма для списания товаров со склада

Полученные таким образом заявки на списание можно просмотреть. Пример приведен на рисунке 7.

 

Рисунок 7 – Форма, отражающая заявки на списание товаров

 

Рисунок 9-Форма поставщики.

В этой форме мы видим: номер поставщика, название, адрес, телефон. Мы также можем  изменять.

 

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную  работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные АРМ, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять  большими объемами данных.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных  условий для распространения  информации, то есть проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное  распространение.

Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения  эффективности производства. Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение информации и выдача ее в  требуемой форме; производство новой  числовой, графической и иной информации.

В современных условиях в крупных  организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений  и решающие следующие задачи: обработка  данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Наиболее характерно использование  электронной техники в двух основных направлениях:

– в конторском деле – для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

– в бухгалтерском деле – для составления письменных финансовых документов, осуществления безкассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных и решения расчетных  задач. В современных условиях ЭВМ  стали все чаще применять для  обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная  техника» перестал соответствовать  характеру задач, решаемых с помощью  компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать цифровую, текстовую и  графическую информацию.

Во многих организациях и предприятиях созданы базы данных, в которых  хранится информация о состоянии  финансового положения предприятия, о состоянии товарооборота на складе, о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансом предприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущем развитии.

Разработанное экономическая информационная система может быть внедрено на любое небольшое предприятие. Данное решение значительно упростит учет по некоторым видам операций, позволило быстро и легко заполнять документы необходимыми данными, избавило от рутинной бумажной работы, получение нужной информации теперь не занимает много времени.

Соответственно у персонала  появится больше времени на быстрое  и качественное обслуживание клиентов.

 

 

Список литературы

 

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 1989.-351с.
2. ГОСТ 19.701-90. ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем, условные обозначения и правила выполнения.
3. ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Единая система конструкторской документации. Общие требования к тестовым документам.
4. ГОСТ 7.1-84. ССИБИД. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.
5. ГОСТ 7.32-91. ССИБИД. Отчет о научно-исследовательской работ. Структура и правила оформления.
6. Мамаев. SQL Server 2000 в подлиннике. [Текст]. М: bhv, 2001.-1280г.
7. С.М.Диго. Проектирование и использования баз данных. [Текст]. М.: Финансы и статистика, 1995.- 367с.
8. Т. Карпова. База данных: модели, разработка, реализация. [Текст]. – СПб.: Питер, 2001.- 470с.
9. Ю.Г. Григорьев, Г.И. Ревунков. Банки данных. [Текст]. – М.: МГТУ им. Н.Э.Баумана,2002.-318с.