Управленческий учет для малых и средних предприятий

Статья  в Финансовой газете. Региональный выпуск № 9 (486) 

Есть  в России малый и средний бизнес, который основался не так давно. Всего 10-15 лет прошло с момента, когда  многие способные люди смогли организовать предприятия, получать прибыль, умножать свой капитал. Те из них, кто работает сегодня, пережили кризис 1998 года и развиваются дальше.

Одной из важных задач в бизнесе является наличие эффективной системы управленческого учета и отчетности. Многие руководители не знают, что это такое, но все хоть как-то стараются учет вести. У некоторых получается, - особенно, когда в компанию нанимается грамотный специалист, а многие компании до сих пор не имеют таких систем.

В общем понятии - управленческий учет предназначен для отображения всех хозяйственных операций деятельности по внутренним стандартам и политике с целью отчетности для руководства. При этом решаются вопросы контроля над этой деятельностью. Это не научное определение управленческого учета, а «обывательское», понятное сотрудникам и руководителям. Добавлю, что очень часто управленческий учет воспринимают, как комплекс оперативного и финансового учета. Такое понятие еще ближе к жизни. Оперативный учет необходим для автоматизации основных бизнес-процессов: торговли, производства, услуг. Финансовый учет – для отображения движения денежных средств и прочих активов компании.

Понятно, что в настоящее время управленческий учет должен быть автоматизирован компьютерной программой. В самом простом случае – это Excel. Однако не всегда в файлах Excel можно отобразить полноценный управленческий учет. Поэтому требуются базы данных. Их сейчас не мало: Инфин, Турбо Бухгалтер, семейство программ 1С, Комтех и т.д. Появились также и региональные разработки, названия которых пока не так известны.

Какие бы не были программы для учета  остаются вопросы постановки управленческого  учета. А это и план счетов, аналитические  справочники, формы ввода информации, отчетов. Не всегда типовые настройки  программ (конфигурации) предусматривают полный и устраивающий набор функциональных возможностей, чтобы осуществлять управленческий учет в соответствии со спецификой компании.

Как построить управленческий учет, с  чего начать и что нужно для  этого? Такой вопрос задают себе руководители, когда не получают оперативно достоверные отчеты о деятельности компании и приходится принимать решения «в слепую», без цифр. Даже увеличение штата финансовых работников часто не приводит к ожидаемому результату. Да это и накладно…

В этой статье я представлю опыт постановки управленческого учета компанией АйТиКон. Этот опыт основан на выполненных проектах постановки и внедрения управленческого учета в течение нескольких лет. Ключевыми этапами подготовки к автоматизации управленческого учета являются:

• Создание учетной политики;
• Анализ организационной структуры и бизнес-процессов;
• Документооборот и логические операции учета.

Эти документы создают основу для  составления технического задания  программистам и для приемки  выполненных работ.

Наш опыт внедрения управленческого учета показал то, что успешным проект может быть тогда, когда Заказчик четко знает «Зачем ему это нужно?». Иначе работа не увенчивается положительным результатом, приносит одни разочарования: - внедренные модули учета попросту не используются, потрачено время и силы – управленческого учета так и нет.

Эта статья обращена тем, кто действительно  видит в управленческом учете  необходимость, но не знает, как его  построить. Особенно управленческий учет важен тем компаниям, которые построены по холдинговой структуре или разделены на несколько территорий. Вот где оперативность отчетов – условие ведения бизнеса. Компания АйТиКон имеет опыт автоматизации управленческого учета в таких сложных условиях.

Итак, с чего начать строить управленческий учет? Я не буду в этой статье составлять план какого-либо проекта, когда учитываются начальные условия компании-заказчика. Однако, рассматривая ниже представленный материал, предположим, что оперативный учет в компании имеется, т.е. автоматизирована логистика (движение товаров и т.д.). Нужен управленческий учет.

Учетная политика

В учетной политике определяются план счетов, аналитические признаки для  проводок и все хозяйственные  операции деятельности компании по внутренним стандартам. Стандартов компании может  и не быть, но есть традиционность в анализе деятельности. Она и является основой для составления учетной политики. Как правило, учетную политику создают специализированные консалтинговые компании, которые всегда учитывают пожелания клиента и используют свой опыт и знания в этой области. Составление такого документа не займет много времени, главное чтобы этот процесс не затягивался. Учетная политика не зависит от программного обеспечения, и ее параметры могут быть использованы для дальнейшей автоматизации управленческого учета. Формат учетной политики предусматривает использование плана счетов для ведения управленческого учета, поэтому хозяйственные операции в ней описаны проводками. Также к проводке определены способы ее записи базу данных:

• Автоматизировано при записи электронного документа;
• В ручную;
• Автоматическим регламентом (например, операция закрытия периода, реформация баланса).

Пример  описания хозяйственных  операций в учетной  политике: 

Также в учетной политике определяется порядок отнесения деятельности к той или иной хозяйственной операции. Например, при закупке оборудования – отнести к Основным средствам или на издержки. Определяющим фактором может служить сумма операции или другой признак. Итак, учетная политика – условие создания управленческого учета.

Что будет, если учетную политику не составлять? Как правило, в таких компаниях очень сложно провести работы по автоматизации: задания меняется очень часто, производится очень много ошибок при отображении хозяйственных операций, практически невозможно анализировать несколько периодов.

Организационная структура и бизнес-процессы

Любая компания, если в ней не 2 человека, имеет организационную структуру, т.е. отделы и подразделения: коммерческий, финансовый, производственный и пр. В отдельном документе описываются основные функции отделов, права и обязанности сотрудников. На этом этапе происходит анализ штатного расписания компании по отделам и подразделениям с целью согласования и утверждения эффективной модели управления компанией. Достаточным оказывается охват ключевых направлений деятельности компании. Из всех функций отделов особенно исследуются учетные, влияющие на систему управления финансами компании.

Отдельно  описываются основные бизнес-процессы отделов и компании в целом. Для  описания диаграмм бизнес-процессов могут использоваться программные CASE-средства, например программа «BPwin». На этом этапе выявляются противоречия процессов и не корректные функции, выстраивается схема документооборота и логических операций. Пример диаграммы в BPwin.

Решающим  фактором на этом этапе проекта является оперативность в принятии решения  о структурной реорганизации  компании, так как система управленческого учета не должен строиться на не эффективных бизнес-процессах. Такую оперативность должен обеспечивать руководитель проекта со стороны заказчика. В итоге утверждается такая структура компании, которая обеспечивала бы процесс принятия управленческих решений на основе данных информационной системы.

Документооборот и логические операции

Документооборот компании призван обеспечивать движение информации между отделами и внешними контрагентами. В документах отдельно выделяют отчеты, через которые передается результирующая информация о других хозяйственных операциях. За правило принимается принцип: один оперативный документ, в который вносится информация, предусмотрен для одной логической операции. Последовательность выполнения сотрудниками логических операций создает их связи, образуя цепочки, являющиеся основой документооборота. Пример схемы последовательности логических операций торговой операции:

Автоматизация управленческого  учета 

После того, как подготовлены и согласованы  учетная политика, документооборот, составлены цепочки логических операций бизнес-процессов, приступают к выбору программного обеспечения. Для «средней»  компании, где нет возможности внедрить «тяжелый и дорогой» программный продукт могут быть использованы такая программа как 1С:Предприятие. Ее типовые конфигурации «Торговля и склад», «Бухгалтерский учет», «Зарплата и кадры» вполне могут быть использованы для автоматизации основных функций компании: материальный учет, логистика, бухгалтерский учет. Для автоматизации этих функций не требуется полномасштабного проекта, и внедрение не стоит больших денег. При этом, используя технологичность программной платформы 1С:Предприятие, к имеющимся разрабатываются модули управленческого учета, планирования и консолидированной отчетности. Таким образом, создается единая информационная система управления компанией на одной программе.

Программа выбрана, можно приступать к написанию  технического задания (далее ТЗ). ТЗ составляется на только на разработку новых модулей и доработку функциональных возможностей имеющихся. Такую работу могут выполнить специализированные компании, имеющие опыт разработки и внедрения программных решений. ТЗ согласуется заказчиком, после чего производится работа по разработке модулей программистами.

В ТЗ согласуются окончательный вариант  управленческого плана счетов, аналитических  признаков учета (субконто в терминологии 1С), перечень электронных документов, которые автоматически формируют управленческие проводки, и отчеты.

На  этапе разработки программисты проводят первоначальное тестирование функциональных возможностей модулей и защищают их перед заказчиком.

Внедрение готовых модулей производится постепенно по участкам учета в соответствии с графиком. Работа в новой системе начинается с этапа опытной эксплуатации, который завершается принятием решения, что система отлажена и готова функционировать без разработчиков, пользователи обучены работе в ней.

Результаты  внедрения управленческого учета

Компания  после внедрения получает базу данных для отображения управленческой информации с использованием плана счетов. Это важный результат, так как план счетов становится информационным полем, где отображается вся хозяйственная деятельность компании. Уже не нужно иметь дополнительные файлы или записи в тетрадках, а есть нормальный учет методом двойной записи. Таким образом, создается управленческий баланс активов и пассивов. Наличие баланса в базе данных является положительным критерием оценки внедрения управленческого учета.

Управленческий  баланс является одним из трех главных отчетов для анализа финансовой деятельности. Форма отчета для руководства может быть очищена от кодов бухгалтерских счетов и представлена в самой программе учета или через Excel.

Вторым  важным отчетом является анализ движения денежных средств (CashFlow). Этот отчет составляется на основании оборотов по счетам учета кассовых, банковских и подотчетных операций. Этот отчет аналитический и представляется по статьям доходов и расходов.

Третий  отчет – прибыли  и убытки. Этих отчетом анализируются обороты по начислению доходов и расходов. Также в управленческом учете востребованы отчеты по дебиторам и кредиторам и по состоянию товарных запасов. Оперативность отчетов достигается максимальная, т.е. отчеты формируются автоматически. Достаточно грамотно вводить данных о хозяйственных операциях и время на отчеты тратить не нужно.

Руководитель  АйТиКон О.Е. Чубраев