Деловая документация: особенности составления и оформления

        Государственное образовательное учреждение

      высшего профессионального образования

      «Сибирский  государственный индустриальный университет» 
 
 
 

      Гикст Дарья

      студентка 1 курса группы ММ-111 

      ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:

      ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ И 

      ОФОРМЛЕНИЯ 

      Реферат

      по русскому языку и культуре речи 
 

      Проверил:

      ст. преподаватель

      Крейтер К.М.

      _________________ 
 
 
 
 
 

      Новокузнецк,   2011

Содержание 

Введение……………………………………………………………………...стр. 3

   §1. Особенности официально-делового составления служебных документов……………………………………………………………………стр. 3

   §2. Правила оформления документов…………………………………...стр. 9

Заключение………………………………………………………………….стр. 13

Библиографический список………………………………………………..стр. 15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Для официально-деловой сферы характерны специфические отношения между партнерами по общению: в контакт вступают не только физические лица («живые люди»), а так называемые юридические лица, т. е. учреждения, предприятия, фирмы, и другие коллективы, обладающие самостоятельным юридическим статусом, в том числе коллектив самого высокого ранга — государство. Должностное лицо, подписывающее деловую бумагу, выступает лишь как посредник. Например, декан, ставящий визу на заявлении студента, является посредником, выполняющим волю коллективного субъекта — университета или государства в целом, поскольку его действия диктуются не его симпатией или антипатией к студенту, а правилами (конституцией страны, трудовым законодательством, уставом университета и т. д.), которым и подчиняется его воля. Для обслуживания сферы деловых отношений используется особый стиль — официально-деловой.

     Нередки ситуации, когда личное мнение должностного лица находится в противоречии с  необходимостью следовать «букве закона». Для того чтобы свести к минимуму субъективность при принятии особо  важных решений, мнение коллектива представляет не одно лицо, а несколько, о чем свидетельствуют подписи на документе.

     Таким образом, в сфере деловых отношений  общение ведется не только по модели человек — человек, но и по моделям  человек — коллектив, коллектив  — коллектив.

     Реальный, живой человек здесь тоже выступает  в особой роли — он рассматривается  партнером по коммуникации в отвлечении от его индивидуальных особенностей, склонностей, черт, т. е. абстрактно. Учитываются  только данные, которые являются значимыми для понимания ситуации. Такой подход необходим для того, чтобы при рассмотрении бесчисленного множества конкретных ситуаций не утонуть в мелочах и подробностях, не имеющих отношения к существу дела и в конечном счете все равно не оказывающих влияния на принятие решения.

     Деловое общение стремится свести отношения  к однотипным, т. е. стандартным ситуациям, тем самым создается стандартизованная  речевая манера официального стиля. 

§1. Особенности официально-делового составления служебных документов

     Жанры официально-делового стиля в значительной степени определяют форму и содержание текста. В официально-деловом стиле регламентируется не только собственно форма (композиция и использование тех или иных слов и выражений), но и состав элементов содержания, которые носят название реквизитов. Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как:

     1) указание полного имени того, кто доверяет (т. е. поручает  вместо себя произвести какие-либо  действия);

     2) указание данных документа, подтверждающих  его личность;

     3) указание полного имени того, кому доверяют (т. е. того, кто будет совершать порученные ему действия);

     4) указание данных документа, подтверждающих  его личность,

     5) указание, какие именно действия  поручается выполнить доверенному  лицу,

     6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность данных сведений (учреждение, обычно печать отдела кадров).

     Все элементы содержания и формулировки документа этого типа столь определенны  и постоянны, что основные компоненты текста могут быть представлены в почти готовом виде.

     Безусловно, не все деловые бумаги подчиняются  столь жесткой регламентации. Можно  назвать группу документов, в которой  обязательным элементом является только оформление заголовка (например, объяснительная записка), в других определяются лишь основные содержательные элементы и их последовательность (например, заявление, деловое письмо).

     Выбрав  жанр документа, человек определяет свои дальнейшие действия: он:

     1) либо только заполняет «пробелы»  в уже готовом тексте-матрице  (действительно данном ему в виде отпечатанного бланка или хранящемся в памяти);

     2) либо составляет текст по определенной  модели;

     3) либо, написав заголовок, обозначающий  жанр документа, вынужден сам  подыскивать необходимые слова  и работать над композицией  текста.

     Только  на первый взгляд кажется, что именно третий тип деловых текстов удобен и привлекателен, поскольку предоставляет автору свободу. На самом деле, при работе именно над таким типом текста интеллектуальные затраты наиболее значительны: необходимо самостоятельно подбирать синтаксические конструкции, подыскивать лексику и обороты для формулировок. Тексты-трафареты и тексты-модели вызывают трудности только на первых порах, пока идет знакомство с образцом и его освоение, — чем чаще мы обращаемся к ним, тем проще и быстрее идет их создание (или восприятие информации, которую они передают); этот процесс настолько программируем и поддается контролю, что может быть даже перепоручен машине — компьютеру.

     Жанры, которые были названы, — это жанры  канцелярско-административного подстиля, наиболее широко используемой в повседневной практике разновидности официально-делового стиля. Наряду с ним выделяются и другие — законодательный подстиль, дипломатический подстилъ.

     Формирование  разновидностей официально-делового языка  было продиктовано спецификой общения в разных областях деловой жизни: законодательный подстиль обслуживает сферу правовых отношений между гражданами, дипломатический — межгосударственные отношения, административно-канцелярский — деловые отношения между учреждениями, организациями и гражданами.

     Основная  функция официально-делового стиля  — императивная, т. е. функция волеизъявления, приказания (imperativ): большая часть  деловых документов направлена на то, чтобы побудить (заставить) адресата выполнить определенные действия: предоставить летний отпуск, прийти на собрание, вступить в торговые отношения с соседним государством и т. д. Однако реализоваться она может по-разному. В наиболее жесткой форме побуждение выражает неопределенная форма глагола — инфинитив (вспомним знаменитую фразу из «Ревизора» Гоголя: А подать сюда Ляпкина-Тяпкина!). Та же фраза с повелительным наклонением: Приведите (или подайте?) сюда Ляпкина-Тяпкина! звучит не столь категорично. Даже формы, специально предназначенные для передачи приказания, уступают инфинитиву в этой функции по силе воздействия (ср. предложения со словами обязан, должен, приказываю и др.). Эти языковые средства, использование которых указывает на недопустимость уклонения от действия, особенно характерны для законодательного подстиля, а также для некоторых жанров канцелярско-административного, например, приказа. В других жанрах канцелярско-административного стиля жесткость побуждения заметно ослаблена: так, в жанре заявления используется форма прошу предоставить отпуск вместо формы повелительного наклонения предоставьте мне отпуск. В деловых письмах используются слова предлагаем, приглашаем принять участие и т. д.

     Выражение эмоциональности в канцелярском подстиле носит специфичный и  завуалированный характер, хотя составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, предупреждать и даже обвинять. При этом используются такие, например, формы: К сожалению, должны сообщить Вам; несмотря на неоднократные напоминания; данные Вами обещания не выполняются; вынуждены напомнить Вам и т. п.

Воздействующая  функция является одной из основных и в дипломатического подстиле. В  дипломатическом тексте, поскольку  партнеры — два соседних государства  или главы этих государств – не находятся в отношении подчинения, в качестве средства воздействия используется именно язык. Поэтому жанры дипломатического подстиля, такие, как нота (официальное обращение одного правительства к другому), коммюнике (официальное сообщение по вопросам международного значения), меморандум (дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос, вручаемый представителю другой страны), дипломатическое письмо, обладают яркими языковыми особенностями.

     Несмотря  на довольно существенные различия между  разными жанрами официально-делового стиля, все-таки общих черт у всех разновидностей делового языка гораздо  больше. Известный языковед Л. В. Щерба  сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной». Стремление к точности и объективности определяет почти все языковые особенности официально-делового стиля. Остановимся на некоторых из них, имея в виду прежде всего канцелярский подстиль.

     Такая черта, как объективность, безусловно, наиболее ярко проявляется в лексике. Потребность продемонстрировать независимость  содержания от настроения, чувств, эмоций продиктовала отказ от средств выражения экспрессии. В деловом стиле не используются слова и выражения, содержащие какой-либо намек на неформальные отношения общающихся, в нем недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечные слова. Их использование свидетельствует о низком культурном уровне автора официального письма или документа.

     Состав  литературной лексики, используемой в  официальном стиле, имеет свои особенности: разговорная лексика, которая используется в ситуации дружеского общения, исключается, а в книжной заметную роль играет своеобразный пласт так называемых канцеляризмов, в числе которых есть и архаизмы.

     Требование  точности изложения заставляет отказываться от использования синонимов и  предпочитать повторение одного и того же наименования. Для делового стиля характерно использование полных наименований и их «заменителей» — сложносокращенных слов и аббревиатур, позволяющих, с одной стороны, сохранить точность, а с другой стороны, избавить текст от излишней громоздкости. Ср.: Российский государственный педагогический университет имени А. И. Герцена и РГПУ им. А. И. Герцена; общество с ограниченной ответственностью и ООО, Государственная инспекция безопасности дорожного движения и ГИБДД. Для этой же цели удобным оказывается и наименование по действию: доверитель, заявитель и т. д.

     В создании объективности и точности официально-делового стиля используются многие языковые средства, характерные  для научного стиля: отказ от использования  личного местоимения «я»; использование  главным образом нейтрального порядка слов, отказ от экспрессивных моделей построения предложения. Сходство проявляется и в повышенной частотности имен существительных, в том числе отглагольных, и в наличии сложных, состоящих из нескольких компонентов словосочетаний, и в «нанизывании родительного падежа», и в пристрастии к производным предлогам.