Архитектура

Преимущества электронных  документов

Электронные документы

Потоки документов отображают деятельность любой организации. От их правильного обращения напрямую зависит успех бизнеса, поэтому  во все времена правильной организации  документооборота уделялось достаточно внимания. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел  прорыв – с документами стало  возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Дело здесь не только в замене готовых  типографских форм на электронные шаблоны, хранящиеся в компьютере, хотя одно это уже способно значительно  увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот  выгоден с точки зрения перемещения  документов. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые  легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко  тиражируются, редактируются и дополняются. Значительно проще разослать  электронное письмо, чем отправлять с курьером или по обычной почте  письмо бумажное.

Электронные документы легко  объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные  и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают  доступ к нужной информации в сотни  раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или  карточными каталогами.

Вопрос состоит только в том, насколько сложно изменить традиционную бумажную систему на электронную. С технической точки зрения это довольно просто. Вы сами в состоянии создать электронные документы и организовать их обмен. Однако правовые аспекты электронного документооборота иногда ставят непреодолимые препятствия. Простой пример: для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена: достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись, и никто не сможет доказать, что его автор – не вы. Простота копирования создает серьезную угрозу для секретной информации.

Однако достоинств у электронного документа значительно больше, чем  недостатков. Уже никуда не уйти от утвердившихся практик обмена информацией  в электронном виде. В самом  общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных и даже баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями. Программисты также не остаются в стороне и предлагают проработанные в деталях собственные системы. Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство несравнимо удобнее.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при  внедрении в органах государственного управления. Речь в этом случае идет о значительных средствах, поэтому  неоднократно проводились различные  исследования. Следует обратить внимание на их результаты – на те преимущества, которые, по мнению экспертов, дает электронное делопроизводство системе госуправления, а именно:

• обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов  государственной власти: повышение  надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов  рассмотрения документов;

• интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности  их использования при одновременном  снижении расходов на сопровождение;

• создание новой организационной  культуры в органах власти, повышение  эффективности и значимости работы государственных служащих;

• оптимизация процессов  делопроизводства и документационного  обеспечения управления;

• повышение эффективности  и качества принятия управленческих решений.

Это весомые аргументы, которые  могут быть приведены и в пользу электронного документооборота даже небольшой  организации.