Access ответы

Найдите в  справочной системе Microsoft Access 2003 следующие свеޢения: 

• что такое база данных, запись, поле, мастер, надстройка, нормализация (Получение справки/Словарь терминов);

 

Более точное определение базы данных Access – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных СУБД.

СУБД Microsoft Access 2003 предназначена для работы с реляционными базами данных. Вся информация в реляционной базе данных хранится в двумерных таблицах. Данные в таблицах сгруппированы в записи и поля. Запись делится на поля (столбцы таблицы), в каждом из которых записаны различные виды данных (например, имя или адрес клиента). Каждое поле в таблице содержит один определенный тип информации (текст, число, дата и т.д.). Каждая запись в базе данных состоит из одинаковых полей, и любое поле записи относится к одному определенному объекту.

Поля, значения которых уникальны и однозначно определяют запись в таблице, называют ключевыми 

Запрос - Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета, или страницы доступа к данным.

Мастер -

Надстройка – вспомогательная программа, служащая для добавления в Microsoft Office специальных команд или возможностей.

Нормализация -  

• этапы проектирования базы данных (Создание базы данных и работа в окне базы данных/Проектирование базы данных).

 

Каким образом  можно запустить Microsoft Access 2003? Что нужно сделать для того, чтобы завершить работу с Microsoft Access 2003? 
 

• Пуск/Программы/MS Office/Microsoft Office Access 2003;
• C помощью программы Проводник.

 

Завершение каким-либо способом работу с программой Microsoft Access 2003:

• сделайте щелчок на кнопке закрытия окна в левом верхнем углу окна;
• или сделайте щелчок на кнопке системного меню и выберите пункт Выход;
• или выполните команды меню Файл/Выход;
• или нажмите [Alt]+[F4].

  При выходе из  Access и закрытии файла базы данных необходимо ответить на вопросы о сохранении изменений, внесенных в базу данных. 

 

Что такое база данных Microsoft Access 2003? Какие объекты могут в ней содержаться? 

  База  данных – это хранилище информации, организованной специальным образом (каким – либо образом структурированной и сгруппированной). В зависимости от способа структурирования данных различают иерархические, сетевые, реляционные, а также объективно-ориентированные базы данных.

  Бол㡵е точное определение базы данных Access – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных СУБД.

  СУБД Microsoft Access 2003 предназначена для работы с реляционными базами данных. Вся информация в реляционной базе данных хранится в двумерных таблицах. 

  В Access понятие  “база данных” относится к  единичному файлу (с расширением  *.mdb), в котором хранятся как данные, так и метаданные (т.е. данные о базе данных). Каждая база данных Access состоит из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макрокоманд и модулей. 

  В таблицах хранятся все данные базы.

  С помощью  запросов можно отбирать нужные данные из одной или нескольких таблиц на основе заданных пользователем условий.

  Формы предназначены для отображения и редактирования данных, полученных из таблиц или запросов, ввода новых данных, а также для управления работой приложения.

  Отчеты – это создаваемые пользователем документы, которые впоследствии могут быть распечатаны. В отчетах отображаются и печатаются данные из таблиц и запросов, при этом Access предоставляет пользователю широкие возможности по их оформлению.

  Макрос – это последовательность команд, заданных пользователем, которые автоматизируют стандартные действия при работе с базой данных.

  Модуль – это программа, написанная на языке Visual Basic for Applications (VBA). Модули нужны для автоматизации сложных операций, которые нельзя описать с помощью макрокоманд. 
 

 

Что такое запись базы данных? Что такое поле базы данных? 

 

Перечислите последовательность шагов при проектировании структуры  базы данных.

Какой из них, с вашей точки зрения, наиболее важен и почему? 

   Разработка  структуры БД включает следующие  этапы:

1. Определение цели создания БД
2. Принятие решения о том, какие исходные данные (таблицы) будет содержать БД
3. Определение наборов полей, включаемых в таблицы, а также полей, значения которых являются уникальными.
4. Проектирование связей между таблицами и анализ полученной структуры
5. Создание таблиц и определение связей между ними.
6. Создание форм, отчетов и запросов, необходимых для получения и обработки информации, хранящейся в БД.

     
 
 
 
 

 

Опишите процедуру создания базы данных с помощью мастера. 
 

1. Создайте базу данных Microsoft Access 2003 с помощью мастера. Для этого произведите следующие действия:

• выполните команды меню Microsoft Access Файл/Создать базу данных;

• в окне Создание сделайте щелчок на вкладке Базы данных и выберите какой-либо значок, например Каталог видеозаписей.mdz;
• сделайте щелчок на кнопке [OK], что приведет к запуску мастера;
• в окне диалога Файл новой базы данных выберите на рабочем диске папку с именем вашей группы и задайте имя файла базы данных, например lab1;
• после этого произойдет инициализация системных объектов базы данных и на экране появится окно диалога Создание базы данных с кнопками Отмена, Назад, Далее и Готово. Назначение этих кнопок таково;
• щелчок на кнопке Отмена приведет к прекращению выполнения процедуры создания базы данных с помощью мастера;
• щелчок на кнопке Далее позволит последовательно, шаг за шагом, выполнить формирование базы данных на основе заранее подготовленного шаблона;

 

• щелчок на кнопке Назад даст возможность вернуться к состоянию на предыдущем шагу;
• щелчок на кнопке Готово приведет к завершению процедуры автоматического создания базы данных без участия пользователя;
• для того чтобы процедура создания базы данных выполнялась последовательно, сделайте щелчок на кнопке Далее;
• на следующем шаге в окне диалога Создание баз данных отметьте флажок Да, включить образцы данных и снова сделайте щелчок на кнопке Далее;
• на следующем шаге выберите для оформления экрана выберите какой-либо рисунок, например Облака, и снова сделайте щелчок на缐кнопке Далее;
• на следующем шаге выберите какой-либо вид оформления отчетов на печати. Например, Компактный, и снова сделайте щелчок на кнопке Далее;
• далее задайте название базы данных, например Каталог видеозаписей, и снова сделайте щелчок на кнопке Далее;

 

• на последнем  шаге сделайте щелчок на кнопке Готово (можно также отметить Флажок Вывести справку по работе с базой данных);
• после этого будут автоматически созданы необходимые объекты, в базу данных включены образцы данных, а затем на экране появится окно с заголовком Главная кнопочная форма.

 
 
 
 

 

Какие файлы Microsoft Access 2003 имеют расширение mdb, mda, mdz. 
 
 

*.mdb – Приложение Microsoft Office Access

(В Access понятие “база данных” относится к единичному файлу (с расширением *.mdb) 

база данных надстроек (*.mda, *.mde)

*.mda – Надстройка Microsoft Office Access

//*.mde – БД Microsoft Office Access MDE (формы, модули) 

*.mdz – Шаблон мастера БД Microsoft Office Access  

 

Что такое тип данных? 

• Текстовый. Используется для хранения текста, а также набор цифр, не представляющих числовое значение (например, номеров телефонов); устанавливается по умолчанию как наиболее часто встречающийся.
• Поле Memo. Назначается для текстовых полей большого объема, используемых для хранения примечаний.
• Числовой. Применяется для хранения целых и дробных чисел, как положительных, так и отрицательных. Данный тип не используют для полей, содержащих наборы цифр, которые не представляют числовых значений (например, телефонных номеров).
• Дата/Время. Используется для хранения значений даты и времени в разных форматах.
• Денежный. Применяется для полей, которые содержат денежные значения.
• Счетчик. Этот тип задает числовое поле, автоматически заполняемое Access; часто используется в качестве поля первичного ключа для нумерации записей таблицы, если значения ее прочих полей не являются уникальными.
• Логический. Определяет поле, данные в котором могут иметь только одно значение из двух возможных: Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл.
• Поле объекта OLE. Применяется для размещения объектов, созданных в других приложениях (в частности, фотографий или рисунков)
• Гиперссылка. Используется для хранения гиперссылок (в том числе адресов URL и путей UNC)