База данных для ОАО "Забайкалье"

- координаты  фирмы;

- контакты.

3. Сведения касающиеся отелей:

- Название  отеля;

- Класс отеля.

4. Сведения о группах:

- Количество  человек;

- Выбранный тур.

 

Глава 2. Проектная часть

2.1. Необходимые таблицы для базы данных

     Таблица — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Рис. 1. Таб.  Туры

 

Рис. 2. Таб. Фирма

 

Рис.3. Таб. Отели

 

Рис.4. Группы

 

2.2. Проектирование форм  для базы данных

     Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы. Формы используются в приложении для ввода и отображения данных. Формами можно управлять программно с помощью процедур, описанных на языке VBA.

     Формы предоставляют более удобный  способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим/Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.

     Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

      Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц) и статистические (отображающие статистические данные, такие как метки и логотипы).

     Основными режимами создания любой формы являются Конструктор и Мастер форм, который позволяет создавать формы, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. «Мастер форм» создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от уровня владения компьютером использование «Мастера форм» заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

      Создание  форм базы данных происходит практически  аналогично созданию таблиц.

      После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке «Создание» пункт «Форма». Следуя указаниям «Мастера» выбираем поля для формы, которые могут браться из разных таблиц, которые имеются в создаваемом проекте. После выбора полей формы выбираем  внешний вид  и стиль оформления создаваемой формы, после чего задаётся имя формы. Количество форм в базе данных не ограничено, но тоже должно содержать оптимальное количество форм.                                          

      В данной базе данных присутствует семь необходимых для работы  форм. Одна из них является главной кнопочной формой, а другая форма является вспомогательной.

     Формы которые используются в данной базе данных:

Рис. 4. Основная форма

     Кнопочная форма – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и  страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании кнопочной формы предусматривается кнопка для изменения самой кнопочной формы.

     Главная кнопочная форма – это главное  меню базы данных. Главная кнопочная  форма создается с целью навигации  по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню базы данных.

Рис.5. Форма  туры.

 

Рис.6. Форма  фирма.

 

Рис.7.Форма  группа

 

Рис.8.Форма  отели.

 

Рис.9. Форма  запроса для группы.

 
 
 
 

2.3. Используемые отчеты  в базе данных  

     Одной из основных задач создания и использования  баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для  этих целей предназначены формы  и отчеты. Отчеты позволяют выбрать  из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

     Отчеты  и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и  правки данных в таблицах. Они позволяют  лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков. Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

     В программе используются отчеты по поставщикам, по товарам и отчет по месяцам (см. Приложение).

     Для формирования отчета «Конфеты» щелкаем  «Создание отчета с помощью мастера». Выбираем из списка «Запрос: Конфеты». Нажав кнопку « >> » выбираем все поля из запроса. Нажимаем кнопку «Далее >». Вид представления данных выбираем Наименование, это первый уровень группировки. Далее выбираем Дата поставки, это второй уровень группировки. Нажимаем «Далее >”. Выбираем Блок и ориентацию бумаги книжная, «Далее >». Выбираем Строгий и кнопка «Далее >». Вводим имя отчета «Конфеты» и кнопка «Готово». Закрываем отчет. Нажав на данном отчете правую кнопку мыши выбираем Конструктор. Выбираем поле «Sum» примечании для группы `Товары` и примечании для группы `Название поставщика` и удаляем их. Производим изменения, что бы поля хорошо читались, не наползали друг на друга и помещались все выводимые данные. Закрываем отчет и сохраняем изменения.

     Создаем отчет «Отчет по месяцам». Для этого запускаем Создание отчета с помощью мастера, выбираем «таблицу: Товары». Из полей нажав кнопку «>>» выбираем все поля, кнопка «Далее >». Выбираем Товары и кнопка «Далее >». Выбираем уровень группировки по Дате поставки нажав это поле два раза левой кнопкой мыши. Нажимаем кнопку «Группировка» и выбираем интервал группировки по кварталам, и кнопка «ОК». Кнопка «Далее >». Сортировку выбираем по полю Дата поставки. Нажимаем кнопку «Итоги» и ставим галочку на пересечении строки Сумма и столбца Sum. Кнопка «ОК» и «Далее >». Вводим имя отчета «Отчет по месяцам» и кнопка «Готово». Закрываем отчет и открываем его в режиме конструктора и производим настройки.

Отчеты которые  я использовал в своей работе представлены ниже. 

Рис. 10. Отчет по турам.

 

Рис. 11. Отчет  по фирмам.

Рис.12.Отчет  по отелям.

 
 
 

2.4. Используемые запросы  в базе данных 

     Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения  данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Microsoft Access существует несколько видов запросов: запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера; запросы на авто-подстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи; запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц; запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи); запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

     Запросы на добавление записей позволяют  добавить в таблицу создаваемые запросом записи.

     Запросы на обновление изменяют значения полей  в записях таблицы, отобранных с  помощью запроса.

     Запросы на удаление удаляют из таблицы записи, соответствующие результирующему  множеству запроса.

     Если  таблицы содержат большое количество данных, важно не только извлечь нужные данные, но и как-то обработать их, т. е. представить в виде, удобном для анализа. В предыдущих версиях Access для этого существовал специальный вид запросов — перекрестные запросы. В Access для анализа данных можно применять сводные таблицы — мощное и удобное средство анализа, уже давно прекрасно зарекомендовавшее себя в Microsoft Excel. Сводные данные можно теперь представить не только в табличном, но и в графическом виде с помощью сводных диаграмм.

     Более простым способом обработки результирующих данных запроса является группировка  и вычисление различных итоговых значений. Это можно сделать прямо  в запросе на выборку, определив  поля для группировки и используя  статистические функции.

     И наконец, для создания запросов можно использовать специальный язык - Jet SQL, т. е. диалект языка структурированных запросов, который используется ядром базы данных Access - процессором обработки данных Jet.

     Запросы которые были использованы в работе:

Рис.13.Запрос.

 

Рис.14.Запрос на группы.

 
 

Рис.15.Запрос на наличие.

 
 
 

Рис.16.Запрос на изменение наличия.

 
 
 

 

Заключение

     Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

     В настоящее время базы данных проникают  во многие сферы человеческой деятельности, в том числе и магазины и латки. Программа была создана для решения массы проблем, возникающих при работе с туристической деятельностью. Эта проблема была устранена полностью. Для этого потребовалось создать 4 таблицы, 4 запросов, 7 форм, 3 отчетов, 1 макроса.

     Для использования этой программы не нужно обладать навыками программирования, необходимы лишь азы работы в Microsoft Access.