Excel электрондық кесте құралдарымен мәліметтерді өңдеу

Excel программасындағы диаграмма термині сандық мәліметердің графиктік түрде бейнеленуінің барлық жағын қамтиды. Графиктік бейнелеу берілген мәліметтер қатары негізінде құрылады. Берілген мәліметтері бар жеке алынған жол немесе бағаннан тұратын ұяшықтар тобы мәліметер тобын құрайды. Бір диаграммада бірнеше мәліметтер қатарын бейнелеуге болады. Диаграмма деп жұмыс кітабының бір парағына енгізілген графиктік обьектіні айтады. Ол мәліметтер тұрған парқта немесе кез-келген басқа парақта орналасуы мүмкін. Диагамма өзі тұрғызылған мәліметтермен әрқашан тығыз байланыста болады. Егер мәліметтер жаңартылатын болса, диаграмма да автоматты түрде соған сәйкес өзгереді.

Диаграмманы тұрғызу үшін Диаграмма шебері (Мастер диаграмм) қолданылады. Ол стандарты аспаптар панелінде орналасқан диаграмма шебері батырмасының көмегімен іске қосылады. Әдетте диаграмма тұрғызар алдында мәліметтер орналасқан аймақты ерекшелеп алады немесе бұл мәліметерді Диаграмма шеберінің барысында енізуге болады.

Диаграмманың түрін таңдап алу. Диаграмма шеберінің алғашқы сатысында диаграмманың түрін таңдап алуымыз қажет. Стандартты қыстырмасындағы Түр (Вид) тізімінде диаграмманың қолда бар түрлері көрсетілген. Таңдап алынған түр үшін терезенің оң жағында мәліметтердің көрсетілуінің түрлі нұсқаулары көрсетілген. Сонын ішінен ең қолайысын таңдауымыз қажет. Стандарты емес қыстырмасында пішімделген, толығымен қалыптасқан диаграмма түрлері бейнеленген. Диаграмманың түрін таңдап алынғанна кейін Ары қарай ( Далее ) батырмасын басамыз.

Мәліметтерді таңдап алу. Диаграмма шебері (Мастер диаграмм) жұмысының екінші сатысы диаграмма тұрғызылатын мәліметтердің таңдап алудан басталады. Егер мәліметтер ауқымы алдын- ала берілген болса, Диаграмма шебері терезесінің үстінгі  жоғарғы бөлігінде орналасқан адын-ала қарап шығу аймағында тұрғызылатын диаграмманың жуық бейнесі пайда болады. Егер мәліметтер бірдей ауқымды тік төртбұрышты қамтитын болса, онда оны мәліметтер ауқымы (Диапазон данных) қыстырмасы бойынша таңдап  алған қолайлы. Егер мәліметер бірегей топтан емес, жеке қатарладан тұрса, онда оны Қатар (Ряд) қыстырмасы бойынша енгізген дұрыс.

Диаграмманы безендіру. Диаграма шеберінің үшінші сатысы ( Ары қарай батырмасын шерту арқылы алынады ) диаграмманы безендіруден тұрады. Диаграмма шебері терезесінің қыстырмларына төмендегі параметрлер енгізіледі:

      диаграмманың аты, осьтерінің атаулары (Тақырыптары қыстырмасында);

      коордиаттық осьтердің кескінделуі мен белгіленуі (Осьтер қыстырмасында);

      координата осьтеріне параллель тор сызықтардың кескінделуі (Тор сызықтар қыстырмасында);

      тұрғызылған осьтердің сипаттамасы (Атаунама қыстырмасында);

      графиктің элементердің жеке мәліметтеріне сәйкес келетін атауларды бейнелеу ( Мәліметтер қолтаңбасы қыстырмасында );

      графикті тұрғызуда пайдалынылған мәліметтерді кесте түрінде көрсету ( Мәліметтер кестесі қыстырмасында);

Диаграмманы орналастыру.  Ары қарай (Далее) батырмасын басу арқылы Диаграмма шеберінің соңғы сатысына көшеміз. Бұл терезеде диаграмманы жаңа параққа немесе бұрынғы  жұмыс парақтарынң біреуіне орналастыратынымыз жайлы сәйкес өрістердің біреуіне жауап бреміз. Дайын (готово) батырмасын шертіп, өзіміз көрсеткен парақта орналасқан дайын диаграмманы аламыз.

Диаграмманы редакциялау. Дайын болған диаграмманы түзетуге болады. Ол келесідей элементердің жиынтығынан тұрады: тақырыбы, тақырыптық осьтер, тор сызықтары, тұрғызу аймағы, маркерлер, сандық мәліметер және т.б. Диаграмманың кез-келген  элементін тышқанның көмегімен ерекшелеп алып,  параметрлерін өзгертуге болады. Пішім (Формат) командасының көмегімен ашылған терезеде диаграман пішімдеуге болады. Диаграманы өшіру үшін Delete пернесін басамыз немесе диаграмма орналасқан парағын алып тастау керек (Түзету (Правка) > Тазарту (Очистка)).

Кестені баспаға шығару. Excel-де қазға шығармас бұрмын алдын-ала оның ойдағыдай болуын тексеретін мүмкіндік бар.  Ол үшін Файл > Қарау (Просмотр) командасын орындау керек. Стандарты аспаптар панелінен Қарау батырмасын басу қажет. Бұл команда кестені экранға шығарып береді, бірақ кестені бұл режимде түзете алмаймыз.

Электрондық кестені мәліметтер базасы ретінде пайдалану.

Мәліметтер базасы деп өзара байланысқан кестелер жиынтығын айтамыз. Ең қарапайым мәліметтер базасы  бір ғана кестеден тұрады. Осындай мәліметтер базасы ретінде Excel электрондық кестесін алуға болады.

Excel мәліметтер базасына тән барлық адамдарды орындайтын функциялар жиынтығын қамтиды.

Мәліметтер базасындағы мәліметтер жазбалар жиынтығынан тұрады. Әрбір жазбаға бір өріс сәйкестендірілген. Жазбалар реттк нөмірімен, ал әрбір өріс оны сипаттайтын тақырыбымен анықталады.

Excel-дің жұмыс парағын мәліметтер базасы ретінде қарастыру үшін, оған мынадай талаптар қойылады. Жұмыс парағының әрбір бағанына бір өріс сәйкестендіріледі. Мәліметтер базасының бағандары үзіліссіз, бірінен кейін орналасуы тиіс. Әрбір бағанның бірінші жолында қайталанбайтын өріс тақырыптары көрсетілуі керек. Өрістің тақырыбы бір ұяшықтан аспайтындай боуы керек.

Мәлімететр базасының жазбалары тікелей тақырып жолдарының астына орналысуы қажет. Жазбаларды бос жол тастамай, бірінен соң бірін енгізеді. Егер бос жол кездессе бұл мәліметтер базасының соңы деп есептеледі.

Осылайша құрылған кестеге мәліметтер базасына тән көптеген амалдарды қолдануға болады. Алдымен мәліметтер базасындағы кез-келген ұяшықты таңдап алып, қажетті амалды орындай беру қажет. Сонда мәліметтер базасының бүкіл жазбалар ауқымы таңдалынып алынады.

Мәліметтерді сұрыптау. Мәліметтер базасын сұрыптау үшін Мәліметтер > Сұрыптау (Данные > Сортировка) командасын орындайды.йда болған Ауқымды сұрыптау (Сортировка диапазона) терезесі сұрыптау жүргізілетін өрістерді таңдап алу үшін қызмет етеді. Егер осы жолда өрістер атулары берілген болса, онда осы таудың біреуін таңдап алу керек. Егер өріс атауы ретінде бағандардың белгіленуі берілген болса, соған сәйкес өріс белгісін таңдап алу керек.

Ауқымды сұрыптау сұхбат терезесі үш жолдан тұрады:

      алғашқы сұрыптау режимі (Сортировка по);

      екінші сұрыптау режимі (Затем по);

      үшінші сұрыптау режимі (В последнюю очередь, по).

Егер алғашқы сұрыптау режимі бойынша жүргізілген сұрыптау берілген кестемен дәл келсе, онда екінші сұрыптауды таңдап аласыз.

Үшінші сұрыпталу осылайша жүргізіледі. Кез-келген өріс бойынша жүргізілген сұрыпталу өсу немесе кему реті бойынша орындалады. Қажетті сұрыптау ретін таңдап алып, ОК батырмасын басу керек.

Мәліметтер базасын сүзгілеу. Мәліметтер базасы орасан зор жазбаларды қамти алатындықтан (Excel-де жазбалар саны 65536 болады), әр қашанда барлық жазбаларды экранға шығару мүмкін емес. Жалпы жазбалар жиынтығынан оның аздаған экранын бейнелеу сүзгілеу деп аталады. Excel-дегі ең қарапайым сүзгілеу әдісін автосүзгі жүзеге асырады.

Автосүзгіні қолдану. Автосүзгі режиміне көшу үшін Мәліметтер > Сүзгі > Автосүзгі (Данные > Фильтр > Автофильтр) командасын орындау керек. Команда орындалғаннан кейін мәліметтер базасының әрбір өрісі үшін стандартты сүзгілер жиынтығы түзіледі, олардың тізімі өріс атуының жанындағы жібелікпен ашылады. Соны шерті арқылы мәліметтерді сүзгілеу шарттарын беруге болады.

Жалпы жағдайда Барлығы (Все) нұсқасы қолданылады. Бұл нұсқа бойынша мәліметтер базасы сүзгіленбей сол қалпында қалады. Алғашқы 10 нұсқа қандайда бір шарт бойынша мәліметтер базасынан қандай да бір жазбалар санын ( немесе пайызын ) сүзгілеп алуға мүмкіндік береді.

Сүзгіні қолданып болғаннан кейін іріктеп алған жиынтыққа енбей қалған жазбалар экранда белгіленбейді. Қалып-күй жолдары мәліметтер базасы жазбаларының жалпы саны мен сүзгіленіп алынған жазбалар саны бейнеленіп тұрады. Сүзгілеу жасалған өріс тақырыптары көгілдіртүспен бейнеленеді.

Сүзгілеп алынған мәліметтер базасын баспаға беруге немесе ол бойынша диаграмма тұрғызуға болады. Сонғы жағдайда сүзгілеу шартының өзгеруі диаграмманың түрін өзгертеді.

Кеңейтілген сүзгі. Егер диаграмма сүзгілеу шартының өзгеруінен тәуелсіз болсын деп талап қойылса, онда жазбаның көшірмесін дайындап алу керек.

Мұнда көшірмені кеңейтілген сүзгінің көмегімен жүзеге асырады. Кеңейтілген сүзгі құрылымдары бірдей екі мәліметтер базасымен  жүргізіледі.Әдетте сүзгілеу шартын белгілеп қою үшін жеке жұмыс парағын дайындайды.

Мәліметер > Сүзгі > Кеңейтілген сүзгі ( Данные > Фильтр > Расширеннй фильтр ) командасының көмегімен сүзгілеуді тұрған жерде орындауға немесе сүзгіленіп алған жазбаларды сол жұмыс кітабының кез-келген парағына жеке қоюға болады.

Мәліметтерді анализдеу. Сүзгілеу құралдарымен қорытынды есептеулерді біріктіре отырып анализдеуге болады. Осындай анализдеудің нәтижесін құрама кестелер мен құрама диаграмма түрінде көрсетіледі. Құрамма диаграмма құрған кезде автоматты түрде сол мәліметер негізінде құрама кесте де тұрғызылады.

Құрама кесте тұрғызу. Құрама екстені тұрғызу Құрама кесте шеберінің ( Мастер сводных таблиц и диаграмм ) көмегімен іске асырылады. Ол үшін алдымен мәліметтер базасына қатысты ұяшықтарды ерекшелеп алу қажет. Сонан кейін Мәліметтер > Құрама кесте (Данные > Сводные таблицы) командасын орныдау қажет.

Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының алғашқы сатысында мәліметтер типі мен құрама мәліметтерді безендіру түрін анықтап алады. Ары қарай (Далее) батырмасын шерткеннен кейін, мәліметтер базасындағы ауқым дұрыс таңдалғанына көз жеткізу керек. Тағы Ары қарай батырмасын шерткен соң  құрама кестенің орны анықталады. Құрама кестені көбіне жаңа бетке орналастырады (Жаңа бет (Новая страница) ауыстырып-қосқышын тағайындау арқылы).

Құрама кестенің құрылымы. Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының келесі сатысында құрама кестенің мазмұны мен құрылымын қалыптастырып алады. Бұл терезеде құрама кестенің маекті берілген. Ол төрт  аймақтан тұрады: Бет(Страница), Жол(Строка), Баған(Столбец) және Мәліметтер(Данные).

Құрама кестенің әрбір аймағына мәліметтер базасының қайсыбір өрісі сәйкестендіріледі. Құрама кестені толтырған кезде мәліметтер сәйкес өрістерден автоматты түрде алынып қойылады. Оны толтыру үшін осы бетте мәліметтер базасының өріс атауларымен аталған батырмалар қолданалады. Құрама кесте шеберін (Мастер сводных таблиц и диаграмм) іске қосып, шебер жұмысының бірінші сатысында Құрама диаграмма ауыстырып-қосқышын тағайындау керек. Содан соң Ары қарай (Далее) батырмасын басып, құрама диаграмма тұрғызылады.

Диаграмманы пішімдеу мен баптау оның жанама меню арқылы іске асырылады. Диаграмманың түрін өзгерту үшін ол тұрған аймаққа тышқанның оң батырмасын басып, жанама менюден Диаграмма типі бөлімін таңдап алу қажет. Осылайша жанама менюден Пішім (Формат) бөлімін таңдап алып, диаграмма пішімін өзгертуге болады.

Бақылау құралдары

              Жұмыс парағын бақылау. Excel-дің жұмыс парақтары құжаттарды даярлау үшін қолданылатын болса, онда оны қате енгізілген мәліметтерден сақтау қажет. Мәтінді енгізгенде қателерді қарап шығып, түзетуге болады. Сандық мәліметтерді енгізгенде жіберілегн қателер жай көзге көрінбейді. Көбінесе Excel-дің жұмыс парақтарының өзі қате өрнектерді қамтитын формулалардан тұрады. Формулалардағы қателерді екі топқа бөледі: есептелмейтін формулалар және циклдік сілтемелер. Қате формулаларды есптегенде нәтижесін алу мүмкін болмаған жағдайда Excel программасы сол ұяшыққа қатенің кодын шығарып береді.

Циклдік сілтемеде Excel программасы қате жайлы хабарды бірден экранға шығарып береді. Егер формула есептеу кезінде басқа ұяшықтағы мәндерді пайдаланса, онда осы формула сол мәндерге тәуелді болып табылады, ал формула тұрған ұяшық тәуелді деп аталады. Керісінше, мәндері қолданылған ұяшық формуланың мәніне әсер етіп, әсер етуші деп аталады.

Цикілдік сілтеме ұяшықтың мәні сол ұяшыққа тәуелді болады. Оның ең қарапайым түрі – егер ұяшық өзі-өзіне адрестелген болса. Егер программа кестеден цикілдік сілтемені тауыпалса, онда ол бірден қатежайында хабар береді және циклдік сілтеменің аспаптар панелін ашып береді.

Циклдік сілтеме табылған ұяшықтар көгілдір дөңгелекшемен белгіленеді және қалып-күй жолында Цикл сөзі пайда болады. Циклдік сілтеменің аспаптар панелінде циклдік сілтемесі бар ұяшықтардың тізімі көрсетіледі. Егер циклдік сілтеме бірнеше ұяшықтарды қамтыса, онда оны тәуелсіз ұяшықтар мен әсер етуші ұяшықтар батырмасы арқылы ашып, қатесі бар ұяшықтарды тауып алуға болады.

Қолданылған әдебиеттер:

1.     “Информатика” Байжұманов М.Қ., Жапсарбаев Л.Қ. Алматы 2004жыл.

2.     “Информатика учебное пособие” Степаненко Г.Е. Москва 2003г.

10