Формирование отчета о принятых и выполненных заказах поставщиками в разрезе по товарам

     Организация работы с распределенной системой данных и их безопасность требуют разграничения  доступа пользователей к данным, что усложняет администрирование в сложных системах. Многоуровневый иерархический подход обеспечивает наиболее полное и удобное управление доступом.[1] 
 
 
 
 
 
 
 

     2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 

     2.1 Описание предметной области задачи 

     Работники Отдела поставок занимаются поставками товаров на Товарный склад фирмы «Рога и копыта».

     Пополнение  товарных запасов на складе фирмы  происходит путем закупок товаров  у оптовых поставщиков, расположенных  как в областном центре Заморске, так и в других городах. Каждый из оптовых поставщиков специализируется на поставках определенных товаров, причем может поставлять товары нескольких наименований. Цены и условия поставки варьируются от поставщика к поставщику. Так, одни поставщики могут поставлять товары на условиях полной предоплаты заказанного товара, другие с оплатой по факту поставки. Цены на одни и те же товары у разных поставщиков могут быть разными, в том числе зависеть от объема поставки. Цена товаров у некоторых поставщиков может также зависеть от объема поставки. В случае предварительной оплаты товаров поставщики могут ценовые скидки, размер которых может зависеть от сроков оплаты(чем раньше произведена оплата, тем ниже цена). Ценовые скидки оптовые поставщики могут предоставлять также своим постоянным клиентам

     Для пополнения запасов на Товарном складе фирмы «Рога и копыта» менеджеры Отдела поставок оформляют Заказы на поставку товаров от оптовых поставщиков. К каждому Заказу на поставку прилагается Спецификация заказа, в которой устанавливается номенклатура поставляемых товаров, сроки и объемы поставок, а также фиксируются цены.

     За  каждым менеджером Отдела поставок закреплены определенные поставщики и, соответственно, размещаемые у них Заказы. Решение  о закреплении менеджеров за поставщиками принимается руководителем Отдела поставок. Менеджер Отдела поставок по разным каналам (реклама, телефонные переговоры, командировки и т.д.) получает информацию о закрепленных за ним поставщикам, номенклатуре и ценах товаров, ими поставляемых, сроках и иных условиях поставок, и по запросам своего руководителя предоставляют ему эти данные для принятия решения о размещении Заказов.

     Руководитель  Отдела поставок, получив заявку на пополнение запасов на Товарном складе от менеджера склада, на основе информации о поставщиках и условиях поставок принимает решение о размещении Заказов у соответствующих поставщиков. Закрепленные за этими поставщиками менеджеры Отдела поставок размещают у поставщиков (по телефону, по факсу или с выездом в командировку) соответствующие Заказы и регистрирует их.

Приняв  к исполнению Заказ, поставщик выписывает фирме «Рога и копыта» Счет-фактуру и любым удобным для сторон способом (почтой, по факсу, нарочным и т.п.) передает его фирме для оплаты поставки.

     Менеджеры Отдела поставок, получив Счет-фактуру  поставщика, проверяют его соответствие Заказу и передают его для оплаты в Финансовый отдел. Менеджеры последнего при наличии средств на расчетном счете фирмы «Рога и копыта» производят оплату Счетов-фактур поставщиков путем перечисления средств на расчетные счета поставщиков, указанные в Счетах-фактурах.

     Сведения  об оплате Счетов-фактур поставщиков поступают к менеджерам Отдела поставок. Последние любым из доступных им способов (по телефону, по факсу, в результате командировки, по почте и т.д.) получают информацию о поступлении средств соответствующим поставщиком и выписывают экспедитору фирмы «Рога и копыта» Доверенность на получение товаров в объеме Заказа или оплаченной его части.

     С Доверенностью экспедитор Отдела поставок прибывает на фирму поставщика, которая  после проверки необходимых документов выписывает ему накладную на получение заказанных товаров. По этой накладной экспедитор фирмы «Рога и копыта» получает товары на складе поставщика, делает в накладной отметку о количестве фактически полученного товара и доставляет товары на свою фирму.

     По  прибытии экспедитора на фирму «Рога и копыта» с доставленными товарами менеджер Отдела поставок выписывает накладные для сдачи экспедитором товаров на Товарный склад своей фирмы. По этим приходным накладным кладовщики соответствующих секций Товарного склада принимают у экспедитора товары, затем делают в накладных отметки о количестве фактически принятых товаров. Один экземпляр каждой приходной накладной передается в Отдел поставок, другой – в Финансовый отдел.

     Менеджеры Отдела поставок, анализируя сведения о размещенных Заказах, об оплате Счетов-фактур поставщиков, об отпущенных поставщиками товарах и о товарах, доставленных на Товарный склад фирмы «Рога и копыта», составляют сводки и отчеты о размещенных Заказах, о выполненных поставках, о недостачах товаров у экспедиторов и т.д. 

     2.2 Постановка задачи 

     2.2.1 Потребность в создании ИС  обусловлена необходимостью автоматизации  деятельности фирмы «Рога и  копыта»

     2.2.2 Основные функции требующие автоматизации

• учет товаров
• учет поставщиков
• учет заказов

2.2.3 Используемые документы и их описание

Товар, поставщик, заказ, спецификация, отчет 
 
 
 
 
 
 

 
 

2.3 Построение модели потоков данных (IDF0, DFD) в BPwin 

     Анализ  предметной области организации  отгрузки товара и получения отчетов  по данному процессу проведем с помощью  CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

     IDF0 - необходимостью определения соответствующих областей в исследуемой системе, на которых необходимо сфокусировать внимание в первую очередь (моделирование деятельности фирмы с целью построения некоторой информационной системы);

     DFD - данные диаграммы используются для описания документооборота и обработки информации. Они являются дополнением к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций с документами в системах обработки информации [4] .

На  контекстной диаграмме А-0 определены связи(потоки данных) системы с внешним миром

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма фирмы «Рога и копыта» 

Report for Diagram: A-0, Фирма «Рога и копыта»

     Activity Name: Фирма «Рога и копыта»

     Link Name: Заказ

     Link Name:Информация о поступлениии

     Link Name: Счет-фактура

     Link Name: Прайс лист

     Link Name: Информация о клиенте

     Link Name: Накладная на получение товара

     Link Name: Оплата счета-фактуры

     Link Name: Выписка

     Link Name: Доверенность на получение товара

     Link Name: Товар

     External Name: Поставщики

     External Name: Клиенты

     External Name: Банк

     На  следующей диаграмме декомпозиции система разделена на четыре подсистемы в соответствии с основными функциями, требующими автоматизации.

     

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции фирмы «Рога и копыта»

     Report for Diagram: A0, Фирма «Рога и копыта» 

     Activity Name: Отдел продаж

     Activity Name: Отдел поставок

     Activity Name: Финансовый отдел

     Activity Name: Товарный склад

     Link Name: Заказ

     Link Name: Информация о поставщике

     Link Name: Счет-фактура

     Link Name: Прайс лист

     Link Name: Информация о клиенте

     Link Name: Приходная накладная

     Link Name: Расходная накладная

     Link Name: Накладная для сдачи  товара экспедитором

     Link Name: Накладная на получение товара

     Link Name: Информация об оплате счета-фактуры поставщика

     Link Name: Заявка на пополнение запасов

     Link Name: Зарегистрированный заказ

     Link Name: Информация об оплате клиентом счета фактуры

     Link Name: Выписка

     Link Name: Счет-фактура на оплату

     Link Name: Доверенность на получение товара

     Link Name: Товар 

     На  следующей диаграмме представлена декомпозиция отдела поставок

     

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции отдела поставок

     Report for Diagram: A2, Отдел поставок

     Activity Name: Прием заявки

     Activity Name: Отчет

     Activity Name: Проверка наличия товара

     Activity Name: Проверка счет-фактуры

     Activity Name: Выписка доверенности экспедитору

     Activity Name: Выписка накладной для сдачи товара

     Link Name: Информация о поставщике

     Link Name: Счет-фактура

     Link Name: Приходная накладная

     Link Name: Накладная для сдачи товара экспедитором

     Link Name: Информация об оплате счета-фактуры поставщика

     Link Name: Заявка на пополнение запасов

     Link Name: Счет-фактура на оплату

     Link Name: Доверенность на получение товара