Характеристика и обоснование выбора программного обеспечения Microsoft Office Excel 2003

     Федеральное агентство по образованию 

     Государственное образовательное учреждение

     Высшего профессионального образования

     «Санкт-Петербургский  государственный

     инженерно-экономический  университет» 

     Кафедра коммерческой деятельности и предпринимательства 

     КУРСОВАЯ РАБОТА

     по  дисциплине

     Информационные  технологии в коммерческой деятельности  

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2010

         Содержание 

Введение………………………………………………………………3

     1. Постановка задачи…………………………………………………5

     2. Характеристика и обоснование  выбора программного обеспечения Microsoft Office Excel 2003…………………………………………………6

     3. Требования к техническому составу  компьютера……………….7

     4. Решение поставленной задачи  с помощью  Excel 2003 на примере работы ООО «ДСГК»………………………………………………………8

Заключение…………………………………………………………..12

Список  использованной  литературы………………………………13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Как показывает практика, для того, чтобы  преуспевать в любом бизнесе  необходимо четкое планирование. А  для правильного планирования нужно  иметь точную, самую оперативную  и удобочитаемую информацию.

     В наше время очень актуальным становиться  фактор «старения информации». Если лет пять назад мы спокойно могли  пользоваться информацией месячной, а то и квартальной давности, то сегодня выписанный счет действует 3-10 дней, Прайс-лист действителен в течение недели и т.д.

     Нельзя  не сказать и о наглядности  представления информации. Для всестороннего  анализа ситуации зачастую недостаточно одних лишь числовых показателей: особенно эффективны в этом отношении различные  таблицы, графики, диаграммы, на которых все с первого взгляда ясно и понятно.

     Возникает вопрос, где взять этот график или  диаграмму и, самое главное, где  найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все  эти километровые столбцы и строки данных, да еще и чтобы информация всегда была «сегодняшней»?

     Решение такой и ряда других подобных проблем, очевидно, лежит в области компьютерных технологий сбора и обработки  информации. Для этого необходим персональный компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит в самые короткие сроки решить поставленную задачу.

     История развития программ обработки электронных  таблиц насчитывает немногим более  пятнадцати лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, это табличный процессор Microsoft Excel.

     На  примере данной работы будет показано, как решается на практике коммерческая задача по сбору и анализу информации, с помощью вышеуказанного программного продукта. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Постановка задачи 

     Рассмотрим применение программного средства на базе стандартного пакета Microsoft Office Excel 2003 для решения практической задачи.

     ООО «ДСГК» является посредническо-сбытовой организацией. Основным видом деятельности компании является розничная торговля кабельно-проводниковой продукцией.

     В компанию поступил заказ от строительно-монтажного управления на приобретение ряда позиций кабельной продукции, которая будет использоваться для энергоснабжения нового микрорайона города Тольятти.

     Задачей менеджера ООО «ДСГК» является поиск  необходимой заказчику продукции, соответствующей требованиям нормативно-технической  документации по качеству, по минимальной закупочной цене. Для этого будет необходимо собрать и проанализировать информацию от различных производителей.

     Впоследствии  необходимо сформулировать в адрес  строительно-монтажного управления коммерческое предложение на поставку требуемого перечня кабельной продукции. Кроме этого, рассчитать прибыль и рентабельность продажи компании на случай заключения договора поставки на условиях коммерческого предложения.  
 
 
 
 
 

     2. Характеристика и обоснование выбора программного обеспечения Microsoft Office Excel 2003 

     Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять, добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. На диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

     Основной  программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется  обработка текстовых и числовых данных. Есть возможность контроля допустимости вводимых значений, обнаружения и исправления наиболее распространенных ошибок, вычисления полей в свободных таблицах и другие.

     Имеются возможности для создания презентационной  графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с  помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что возможен предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

     Excel 2003 располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде.

     Перечисленные выше возможности Excel 2003 оптимально подходят для решения поставленной задачи, т.к. позволят быстро и качественно провести все необходимые вычисления и подвести итоги.

     3. Требования к техническому составу компьютера  

     Для использования системы Microsoft Office Excel 2003 рекомендуется следующая конфигурация системы: операционная система Microsoft Windows XP Professional на компьютере с процессором Pentium III и 128 МБ ОЗУ.

     Далее приведены минимальные требования к компьютеру для работы системы  Microsoft Office Excel 2003:

• ПК с процессором Pentium 133 МГц или более мощным, рекомендуется Pentium III
• Память - 64 МБ ОЗУ (рекомендуется 128 МБ) для операционной системы, дополнительно 8 МБ ОЗУ для каждого из приложений, работающих одновременно
• Жесткий диск - 245 МБ свободного места на жестком диске и 115 МБ на жестком диске, на котором установлена операционная система (требования к наличию свободного места на жестком диске зависят от конфигурации, а также от компонентов, выбираемых в процессе установки)
• Операционная система - Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздней версии
• Дисковод для компакт-дисков
• Монитор Super VGA с разрешением 800/600 точек или более высоким, поддерживающий 256 цветов
• Периферийные устройства - Мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое устройство.

 
 
 
 

     4. Решение поставленной задачи с помощью  Excel 2003 на примере работы ООО «ДСГК»

     Первоначально менеджер ООО «ДСГК» разослал официальные  запросы на интересующую кабельную  продукцию в адрес семи заводов-изготовителей. Получив ответы, информация была проанализирована. В частности:

• Цены заводов-изготовителей были сведены в единую таблицу (лист «Закупки» расчетного файла);
• Рассчитаны стоимости по каждой позиции кабельной продукции без учета и с учетом доставки до местонахождения грузополучателя (лист «Закупки» расчетного файла);
• Определены с помощью функции «МИН», относящейся к категории «Статистические», минимальные стоимости по каждой позиции с учетом доставки (лист «Закупки» расчетного файла). Пример использования функции «МИН» для кабеля марки АКВВГнг 19*2.5 показан на рис. 1:

  

     Рис. 1 Пример использования  функции «МИН»

• С помощью функции «ЕСЛИ», относящейся к категории «Логические», по каждой позиции определен завод-изготовитель, у которого по данному маркоразмеру кабеля минимальная стоимость (лист «Закупки» расчетного файла). Пример использования функции «ЕСЛИ» для кабеля марки АКВВГнг 19*2.5 показан на рис. 2:

 

. Рис. 2 Пример использования функции «ЕСЛИ» 

      Впоследствии  для подготовки коммерческого предложения  был проведен ряд расчетов, в частности:

• С помощью функции «ВПР», относящейся к категории «Ссылки и массивы», для каждой позиции кабельной продукции возвращено значение прайс-листа, данные по которому содержатся в отдельном файле (лист «Продажа» расчетного файла). Пример использования функции «ВПР» для кабеля марки АКВВГнг 19*2.5 показан на рис. 3:

 

Рис. 3 Пример использования  функции «ВПР» 

• Для каждой позиции и в целом для всего  заказа были рассчитаны стоимость продажи, прибыль и рентабельность (лист «Продажа»  расчетного файла);

 

На  листах «Закупка (формулы)» и «Продажи «формулы» расчетного файла показаны применяемые при решении поставленной задачи формулы (рис. 4 и 5)

 

     Рис. 4 Лист «Закупка (формулы)»  расчетного файла 
 

  

     Рис.5 Лист «Продажа (формулы)»  расчетного файла 

     Заключение 

     В данной работе продемонстрировано, как с помощью программного средства на базе стандартного пакета Microsoft Office Excel 2003 была решена задача по сбору, анализу коммерческой информации, произведен ряд расчетов, опираясь на результаты которых, менеджер ООО «ДСГК» сможет подготовить коммерческое предложение в адрес заказчика.

     Использование вышеупомянутого программного обеспечения  значительно упростило и повысило  скорость выполнения поставленной задачи, а значить улучшилась производительность труда сотрудников компании.

     Отсюда  можно сделать вывод, что применения информационных технологий в коммерческой деятельности в значительной степени повышает эффективность работы организации.

     На  сегодняшний день для достижения максимальных результатов предприятию  необходимо добиваться повышения конкурентоспособности своих товаров (или услуг), что в современных условиях модернизации экономики невозможно без применения передовых информационных технологий.