Информационно-поисковые системы в торговле

     Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные  журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому и возникла необходимость создания автоматизированных поисковых систем на основе баз данных.  

     Информационно-поисковая  система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

     Информационно-поисковые  системы - это системы, основное назначение которых поиск информации, содержащейся в различных базах данных, различных вычислительных системах.

Функции:

- хранения  больших объемов информации;

- быстрого  поиска требуемой информации;

- добавления, удаления и изменения хранимой  информации;

- вывода  информации в удобном для человека  виде.

     Каждая  ИПС предназначена для решения  определенного класса задач, для  которых характерен свой набор объектов и их признаков.  

     В зависимости от характера информационных ресурсов, с которым имеют дело такие системы, различают два  крупных их класса - документальные и фактографические системы.

     1. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Наиболее распространенным видом документальных систем являются ИПС, предназначенные для накопления и поиска по различным критериям документов, записанных на естественном языке. Основные компоненты ИПС - ее программные средства, поисковый массив документов, средства поддержки информационного языка системы.

     2. В фактографических ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта. Характерная особенность этих систем состоит в том, что они оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей форматизированных записей данных.

     Каждая  ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

     База  данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

     Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access. 

     Рассмотрим  процесс учета в магазине розничной  продажи. Если это небольшое предприятие, то в большинстве учет в магазине ведется с помощью книги доходов и расходов, но это что говорится о бухгалтерской отчетности. Рассмотрим же каким образом можно вести учет в магазине внутренних операций, движение товара, отчетность финансовой деятельности и многое другое с помощью информационных систем управления.

     Учет  в магазине требует большого контроля, чтобы исключить возможность пропажи товаров или финансов. Ведя учет в магазине товаров с помощью информационной системы управления, руководитель предприятия получаете полную базу о наличии товара на складе и всей номенклатуры в целом. Любой продавец сможет запросто получить информацию о товаре, получая данные из системы управления, далее провести резерв для клиента, чтобы система учитывала все заказы. Учет товаров в магазине розничной продажи это очень важная вещь, особенно если количество наименований товаров и его оборот очень большой за короткий промежуток времени. Автоматизируя учет в магазине путем интегрирования системы учета с торговым оборудованием, повышается эффективность работы отдела продаж за счет оперативности обработки заказов. Использование торгового оборудования позволит менеджерам по продажам в одно движение проводить учет оформляемого товара.

     Теперь  рассмотрим плюсы учета в магазине, касающиеся финансовой составляющей предприятия. Ведя учет с помощью системы управления, руководитель получаете полный контроль над движением финансов в организации. В любой момент времени руководитель сможет провести учет деятельности сотрудников организации, сколько и когда принес прибыль или расходы тот или иной отдел, или конкретный сотрудник. В короткое время с помощью системы управления руководитель сможет провести учет всех затрат в магазине, спрогнозировать какие-либо изменения.

     Учет  в магазине для руководителя это  важная составляющая его работы, именно получая полную картину того, что происходит в организации. Однако для тотального контроля деятельности для учета в магазине, необходимо автоматизировать как можно больше бизнес процессов, постараться завязать в информационную систему больше аспектов жизнедеятельности предприятия. Руководствуясь данными из программы учета в магазине, руководитель сможет построить четкую стратегию дальнейшего развития магазина и вывести его деятельность к лидерству на рынке. 

     Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и таблиц (и экспортировать данные в них).

     Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии, корпорации и даже в сфере домашнего применения.

     Примерами хранения, поиска и ввода информации служат учет складских запасов, инвентаризация основных фондов предприятия, обработка заказов и товарно-транспортных накладных, учет поставок, подготовка установленных форм статистической отчетности.