Информационные системы в офисе

    SmartMOUSE 2.2

    Программа для увеличения функциональности мыши. Она помогает делать мышью меньше движений, а также позволяет выполнять некоторые операции более быстро. Среди ее возможностей — автоматическое перемещение курсора в центр диалогового окна; исчезновение курсора при наборе текста; слежение за вашими действиями пользователя и напоминание о перерыве в работе; наличие некоторых макросов для выполнения частых действий — работы с браузером, переключения между окнами и пр.

    Workspace Macro 4.5

    Простая утилита для быстрого выполнения часто повторяющихся действий. Используя простые комбинации клавиш, можно загружать и логиниться на ваши любимые веб-страницы, открывать приложения или файлы, выходить в Интернет и пр. Cреди возможностей программы — защита паролем записанных действий; использование не только комбинаций клавиш, но и заданных движений мыши для вызова макроса; хранение всей информации только на вашем компьютере.

    Journal Macro 1.84

    Эта небольшая утилита предназначена  для записи и последующего проигрывания различных действий, производимых при  помощи клавиатуры и мыши. С ее помощью можно записать операции, которые приходится часто повторять — например, открытие определенного файла, запуск приложений и пр. При помощи Journal Macro вы сможете записать нужную последовательность действий один раз в виде макроса и далее запускать его комбинацией клавиш. Каждый из записанных макросов можно также редактировать и проигрывать с установленной скоростью. 

    IE Recorder 1.0

    IE Recorder — это программа для записи и последующего воспроизведения действий, выполненных в браузере. Программа записывает даже действия с фреймами и pop-up-окнами. С ее помощью, например, можно быстро получать доступ к почтовому ящику в Интернете. Записанные макросы можно легко редактировать и сохранять так же, как ссылки папки «Избранное». IE Recorder поддерживает работу с несколькими пользователями и дает возможность защитить свои данные паролем.

    Diskeeper 9.0

    Вне зависимости от объема вашего винчестера по мере того, как вы устанавливаете программы, сохраняете файлы и производите  любые другие операции, в процессе которых идет запись на диск, он фрагментируется. В результате этого его быстродействие уменьшается. Diskeeper — одно из решений проблемы фрагментации. Эта программа позволяет автоматически дефрагментировать диск по заданному расписанию. Diskeeper может работать в фоновом режиме, в то время как вы занимаетесь обычными делами. При этом разработчики гарантируют, что программа не повредит файлы и не займет лишних ресурсов. Кроме того, Diskeeper может начинать работу во время запуска хранителя экрана.

    Keep-It 3.0

    Иногда, на протяжении длительного времени  работая с одними и теми же документами, вы жалеете о том, что старые версии не были сохранены. Те данные, которые  кажутся ненужными, позже могут  пригодиться. При этом, если документы  достаточно велики, хранить все их версии не очень удобно, так как они требуют мноо места на жестком диске. Бесплатная программа Keep-It поможет решить эту проблему. Во-первых, она сохраняет старые версии файлов в сжатом виде, а во-вторых, использует не весь файл, а только выбранную его часть. Например, если у вас есть документ Word, в котором изменяется только текст, а картинки остаются неизменными, Keep-It сохраняет только текстовую часть файла.

    Gotta Know Now — Web Page Watcher 2.6

    Gotta Know Now может помочь тем, кто постоянно следит за обновлениями на определенных сайтах. Вы можете задать слово или фразу, и программа уведомит вас звуковым сигналом или по почте, если они появятся на указанной странице. На главной странице программы будет отображена информация, которую она обнаружила. Кроме этого, Gotta Know Now может уведомлять вас об обновлениях на выбранных веб-страницах, чтобы вам не пришлось проверять их по нескольку раз в день. Как только программа обнаружит изменения, она сообщит вам об этом, и тогда вы сможете открыть страницу в браузере. 
 

 

     3. Автоматизированные  информационные технологии  на ООО кафе «Славянка»

    3.1 Характеристика предприятия

    Полное  фирменное наименование предприятия - общество с ограниченной ответственностью кафе «Славянка». ООО кафе «Славянка» зарегистрировано распоряжением Администрации г.Кирова №948 от 2 июня 1994г. Устав новой редакции зарегистрирован в регистрационно-лицензионной палате г.Кирова распоряжением №1142 от 9 июля 1998г. начальником отдела регистрации юридических лиц.

    Основными целями деятельности предприятия являются:

• наиболее качественное и полное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций, граждан в продукции (работах, услугах), производимых обществом;
• привлечение и эффективное использование в народном хозяйстве РФ материальных и финансовых ресурсов, передовых технологий, управленческого опыта с целью получения прибыли.

    Фактически  ООО кафе «Славянка» осуществляет следующие  виды деятельности: организует работу кафе, столовых, баров; торгово-посредническая, сбытовая, закупочная; информационно-рекламная; проведение ежедневных дискотек; организация общественного питания; проведение свадеб и банкетов; организация развлекательных программ.

    На  предприятии используются следующие  программы:

    Секретарь - Word, Excel;

    Экономический и плановый отделы – Word, Excel, Access;

    Бухгалтерия - программный комплекс ABACUS Professional.

    Программы производства нет, т.к. такового предприятие  не осуществляет.

    Рассмотрим  подробнее программный комплекс ABACUS Professional. 

    3.2 Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional

    Для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии ООО кафе «Славянка» используется сетевой программный комплекс ABACUS Professional.

    Благодаря высокому быстродействию и безотказной  работе с большими объемами данных, удобному интерфейсу, многофункциональности, простоте в использовании, поддержке одновременной работы большого количества пользователей в единой сети ABACUS Professional стал незаменимым средством автоматизации бухгалтерий. Он может использоваться для любых видов хозяйственной деятельности как крупных (до 50-60 рабочих мест), так и небольших предприятий (от 1 рабочего места), включая банки и бюджетные организации.

    Комплекс  имеет открытую архитектуру и  встроенные средства разработки и настройки (ABACUS Designer) и может использоваться совместно с другими приложениями и программными продуктами.

    Отличительными  особенностями программного комплекса  ABACUS Professional являются широкие возможности конфигурирования и гибкая настройка системы под особенности специфики ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, высокое быстродействие и устойчивая работа при большом количестве пользователей в сети, что является огромным преимуществом.

    Настраиваемость на любые изменения законодательства без дополнительных доработок определяет универсальность программного комплекса для использования на предприятиях всех форм собственности:

• функциональная полнота и соответствие методике ведения учета, единая архитектура
• взаимоувязанные разделы, комплексное решение любой задачи учета;
• четырехуровневый аналитический учет, в т.ч. многовалютный;
• возможность обработки бухгалтерских проводок с детальной аналитической проработкой и поддержка сложных проводок, отражающих совокупность бухгалтерских операций
• независимость от плана счетов и структуры баланса, гибкая настройка при изменении методологии учета, конструктор ABACUS Designer (конструктор печатных форм, форм отчетности, отработки различных функций, если они не соответствуют стандартным); ABACUS Designer (AD) предоставляет в распоряжение бухгалтера средства, поддерживающие формирование произвольным образом запросов к аналитической и синтетической информации в базе данных, неограниченную работу с историей бухгалтерских проводок (добавление, удаление, корректировка), доступ к основным расчетным функциям и процедурам программного комплекса «ABACUS Professional» (ПК). Однако самое главное – это возможность создания, регистрации и выполнения новых последовательностей операций по обработке информации. Это означает, что в зависимости от изменения порядка учета на предприятии бухгалтер может менять правила и порядок выполнения операций;
• учет затрат на производство и калькуляцию себестоимости продукции, финансовый анализ;
• складской учет, списание по принципам LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out) и средневзвешенной цене;
• наличие и сопровождение справочников организаций, подразделений, валют, счетов, номенклатуры товаров, и т. д.
• система аппаратной и программной защиты информации в соответствии с правами доступа сотрудников предприятия;
• экспорт-импорт информации для использования полученных результатов в программных продуктах других фирм.

    Программный комплекс ABACUS Professional построен по модульному принципу. Его структуру составляют функциональные модули (разделы). Все разделы комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы между собой.

    В основе концепции построения комплекса  лежит единое поле бухгалтерских  проводок. Это означает, что все операции, выполненные в одном разделе комплекса, находят свое отражение во всех остальных разделах, независимо от того, из какого раздела осуществляется ввод документов (проводок). Все они попадают в единую базу данных, соответствующие элементы которой доступны из каждого раздела комплекса. Из основного раздела главного бухгалтера «Работы со счетами» доступна вся база данных. Это дает возможность главному бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

    В комплексе кроме возможности  синтетического учета (счет/субсчет), реализованы  дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).

    На  программном уровне в концепцию  комплекса заложена идеология «файл-сервер». Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации (ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и тем же разделом базы данных.

    В программном комплексе предусмотрена  возможность ведения четырехуровневого  аналитического учета. В разделе  «Работа со счетами» используются встроенные инструменты для выполнения бухгалтерских  операций по любому синтетическому счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция, удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение пакетных и сложных проводок и пр.)

    В программный комплекс заложена возможность  формирования и печати баланса, различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе.

    Состав  комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских документов, печать сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция. 

 

     Заключение

    Люди  организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.

    Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

   Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое  разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

   В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают  в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

    Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

    Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке.