Информационные технологии в управлении

Министерство  общего и профессионального образования  Российской Федерации

Красноярский  государственный педагогический университет

им. В.П Астафьева

ИППУО, Менеджмент организации.

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

Тема: «Информационные  технологии в управлении»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 Студент 5курса, 54 группа,

ИППУО, Менеджмент организации,

Кузнецова Анастасия  Михайловна

 

Руководитель:

Пушкарева Татьяна  Павловна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Красноярск, 2011

 

 

 

 

Введение

 

  В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России. К ним можно отнести следующие: экономическую нестабильность, «пробелы» в законодательном обеспечении, недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий, дефицит специалистов в области информации, недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ, пока еще явное отставание по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

 

Тем не менее, интеграция России в мировое  информационное пространство не может  не способствовать внедрению автоматизации  во все управленческие процессы, включая  управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческий сфере сопровождается рядом проблем, решать которые, в настоящий момент, вынуждено каждое предприятие.

 

Информация – это отражение внешнего мира с помощью знаков или сигналов. 
Информационная ценность сообщения заключается в новых сведениях, которые в нем содержатся (в уменьшении незнания).

 

Понятие "технология” в переводе с греческого означает искусство, мастерство, умение. Технология, как процесс, означает последовательность ряда действий с целью переработки чего-либо. Технологический процесс реализуется различными средствами и методами.

 

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических,  энергетических,  трудовых факторов производства, способах их  соединения  для  создания  продукта  или услуги, отвечающих определенным требованиям. Поэтому  технология  неразрывно связана с машинизацией  производственного  или  непроизводственного,  прежде всего управленческого процесса. Управленческие  технологии  основываются  на применении компьютеров и телекоммуникационной  техники.    

1. Программные возможности, представленные на мировом рынке для автоматизации торговых предприятий.

Не вызывает сомнений тот факт, что выбор руководителем  стратегии роста сопряжен с борьбой  за выживание в жесткой конкурентной среде, где на современном этапе  главным оружием являются технологии. На первый план выходит управление информационными потоками, эффективность  которого обеспечивается автоматизированными  системами управления.

Как и любой  процесс реформирования (переход  предприятия на новые подходы, методы и инструменты функционирования), сопряженный с внедрением программного продукта, имеет свою логику и последовательность.

Здесь первой ступенью выступает формирование стратегии, которое (кроме непосредственно  постановки целей) включает четкое видение  того, какая концепция управления будет положена в основу будущей  системы, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать в рамках данной концепции, какие ограничения (финансовые, временные, кадровые, технические) необходимо учесть при подготовке к реализации и  в процессе реализации проекта. Что касается самих целей, то они должны быть, во-первых, измеримы в количественных и качественных показателях, во-вторых, включать конкретные критерии их достижения, включая срок. Каждая поставленная цель должна быть не просто пожеланием руководства, а обоснованным, количественно определенным результатом.

Таким образом, именно на этапе постановки целей  и задач руководитель должен четко  определить, какой путь автоматизации  будет наиболее оптимальный для  его бизнеса с учетом размеров компании, постановки менеджмента, перспектив развития, состояния конкурентной среды.

Авторы большинства  статей подобной тематики в решении  вопроса управления компанией отдают «пальму первенства» комплексной  системе автоматизации (преимущественно  класса ERP). Однако существует также  достаточное количество аргументов в пользу простых систем товарно-складского учета или собственных разработок. Выделим основные преимущества и  недостатки применяемых сегодня IT-решений (табл. 1).

\

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1. Сравнение основных типов ИТ-решений в области  автоматизации.

Преимущества		Недостатки
Автоматизация «своими силами»
- низкая стоимость разработки - более оперативная и  часто более эффективная поддержка  в период эксплуатации - оптимальный функционал системы, отвечающий требованиям конкретной системы (как следствие, скорость и удобство работы пользователей)	- большие трудозатраты - зависимость от разработчика  системы  - длительность внедрения - ненадёжность - малая перспективность - небольшое количество  рабочих мест  – не более 10 - подходит только малым  предприятиям
«Коробочный вариант» (1С)
гарантия производителя доступная цена быстрое внедрение совместимость с другими системами индивидуализация управленческого учёта Оперативность корректирования настроек после изменения законодательства		- сложность и дороговизна доработки - невозможность обеспечения  необходимой информацией для  принятия управленческих решений - слабая ориентация на  предприятие - неполнота решений - отсутствие планово-аналитических  функций средств прогнозирования спроса - малая перспективность,  - нестабильность системы  на 20-30 рабочих мест - устраивает временно, как  «кусочный» вариант
Локальный вариант
- доскональное изучение заказчиком  каждой группы оборудования, как  по техническим характеристикам,  так и по ценовым - адаптивность - клиентоориентированность		- неспособность обрабатывать большие  массивы информации - необходимость в постоянной  доработке - ненадёжность - большие трудозатраты
Комплексная автоматизация
- полнота решений - комплексная база данных  предприятия, интегрирования с  системами планирования, финансового  анализа, бухгалтерии - обеспечение оперативного  управленческого учёта - обеспечение набора программно-аппаратных  средств - гарантия производителя  и внедренца - совместимость с другими  системами - наиболее эффективно  для крупных торговых сетей		- большие финансовые затраты - недоверие или отсутствие  внедряющих фирм - преимущественно очень  долгое время внедрения - высокий риск неудачного  внедрения - риск морального устаревания  оборудования и ПО за время внедрения - большие затраты на  подготовку и обучение персонала - сложность и дороговизна  технической поддержки - избыточный функционал, который не всегда оправдан - длительный период возврата  инвестиций

 

 

Из таблицы  видно, что каждый вариант автоматизации  имеет как значительные преимущества, так и неоспоримые недостатки. В таком случае, руководителю компании необходимо отталкиваться от четко  сформулированного комплекса целей  и стратегии их реализации. Важно  определить, куда предприятие хочет  прийти как в самое ближайшее  время, так и в более далекой  перспективе. В соответствии с этим следует спрогнозировать размер компании, объем продаж, численность  ее персонала, необходимое оборудование. Безусловно, очевидным является тот  факт, что крупной торговой компании, а тем более динамично растущему  сетевому оператору розницы необходимо рассматривать варианты внедрения  интегрированной системы предприятия. На сегодняшний день ERP становится привычным  не только в производстве, но и в  торговле. В то же время, несмотря на невероятные темпы развития торговой отрасли в России, динамика развития рынка автоматизации торговых предприятий значительно отстает. Последнее сказывается как на уровне формирования розничными компаниями своих IT-бюджетов (которые обычно не превышают 1% от годового оборота — по сравнению с 3-5% в развитых странах), так и на качестве самих программных продуктов.

Как известно, первая ERP-система была создана немецкой компанией SAP AG (продукт R/3). Среди наиболее мощных и авторитетных представителей рынка выделяют Oracle, Baan и J.D. Edwards. Отечественные же разработчики также любят использовать в представлении своих продуктов термин ERP, прикрывая им недостаточную полноту и незавершенность решений. В результате — высокий процент неудачных внедрений и последующий поиск виноватых, коими обычно выступают консультанты и разработчики продукта. Однако, взглянув на эту проблему объективно, следует отметить, что в подобных ситуациях большая доля вины лежит на самих руководителях предприятий, которые недостаточно глубоко изучили рынок и выбранный ими программный продукт. Больше того, отдавая предпочтение отечественному внедренцу, следует осознавать тот факт, что пока ни одна украинская компания не может реализовать «под ключ» комплексный

 

1. Выбор программного продукта.

Несмотря  на широкое внедрение автоматизированных систем управления в компаниях различных  отраслей, в частности, торговой, одной  из основных проблем автоматизации  торговли сами ритейлоры называют недостаточную осведомленность о существующих решениях в данной сфере, отсутствие четких критериев выбора систем.

Как известно, средства в проект по автоматизации  вкладываются немалые, однако достаточно часто внедрение системы не приносит желаемых выгод. Причиной этого во многих случаях выступает именно низкий уровень компетентности представителей компании-внедренца. К сожалению, продавец программного продукта злоупотребляет неосведомленностью клиента в некоторых аспектах функционирования системы, своевременно сконцентрировав внимание, на которых дало бы возможность избежать дальнейших трудностей при работе на базе инсталлированного программного обеспечения. Попробуем выделить наиболее важные критерии выбора системы управления предприятием, что позволит уже на стадии исследования рынка четко определиться с предложениями, которые действительно максимально полно удовлетворяют потребности конкретной компании.

Итак, при  сравнении систем, необходимо обратить внимание на такие аспекты:

• Факторы, относящиеся к разработчику/поставщику:

o опыт работы на рынке. История компании-разработчика, компании-поставщика программного обеспечения;

o количество успешных внедрений поставщиком;

o уровень компетентности специалистов поставщика в предметной области бизнеса, знание модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения;

o спектр дополнительных услуг, которые предоставляются компанией-поставщиком программного обеспечения;

o деятельность разработчиков в отношении развития, модификации программного обеспечения. Гарантированность дальнейшей разработки и развития системы.

 

• Факторы, относящиеся к функциональным характеристикам системы:

o завершенность разработки, функциональная полнота;

o масштабируемость — возможности по наращиванию функционала добавлением дополнительных модулей, сохранение мощностных показателей при расширении массива данных, увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов;

o комплексность решения задачи;

o интегрированность — возможность обмена данными с другими программами, экспорта данных для их дальнейшего анализа;

o открытость системы — система должна быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки, что поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия; поддержка иностранных валют и курсов их перерасчета;

o соответствие требованиям национального законодательства, оперативность учета изменений законодательной и нормативной базы.

 

• Факторы, относящиеся к техническим характеристикам системы:

o класс системы;

o платформа, на базе которой разработан программный продукт (система управления базами данных);

o высокая производительность, эффективная обработка больших и интенсивно возрастающих массивов данных;

o быстродействие (затраты времени на решение задачи пользователя);

o уровень требований к комплексу технических средств (занимаемый объем памяти, быстродействие процессора, свободное пространство на диске, др.);

o степень и простота настройки;

o количество пользователей;

o возможность работы в сети.

 

• Факторы, относящиеся к составу системы:

o имеющиеся модули системы;

o набор отчетов, отображающих состояние сложных взаимосвязанных массивов данных;

o сферы использования (главные параметры: область и размер предприятия, на которые в большей мере сориентирован данный программный продукт);

o соответствие системы критериям достаточности и «неизбыточности»;

o качество пользовательского интерфейса;

o трудоемкость освоения пользователями.

 

• Факторы, относящиеся к характеристикам надежности системы:

o наличие средств защиты от несанкционированного доступа;

o контроль над правами доступа к системе и действиями пользователей;

o надежность функционирования при беспрерывной круглосуточной работе;

o возможность в реальном режиме времени отслеживать состояния элементов системы;

o возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;

o возможность быстро и гибко делегировать права доступа пользователям системы.

При выборе системы автоматизации торговой отрасли программному продукту следует  предъявлять особые требования. Среди них выделим следующие:

• возможность ведения учета в организации с разными формами торговли (розничной, оптово-розничной, оптовой) и схемами учета;

• возможность учета по покупным ценам или ценам продажи для предприятий розничной или оптово-розничной торговли;

• ведения продаж и учета по дополнительным признакам товара: сорт, размер, вид;

• необходимость ведения полного учета взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, комитентами и комиссионерами в разрезе договоров, которые заключаются с конкретной фирмой и обеспечивают правильное формирование проводок по каждому типу договора;

• возможности ведения учета договоров, в которых указываются даты начала и окончания договора, валюта, общая стоимость, возможность отнесения услуг на затраты обращения или на себестоимость, срок отсрочки платежа (если это необходимо) и дополнительная информация на усмотрение заказчика;

• обеспечение проведения полного складского учета (инвентаризации, списания, перемещения между складами, между складом и торговым залом, переоценки товаров);

• возможность выбора метода учета товарных запасов;

• учет остатков товаров в отделах по ценам продажи;