Использование СПТД для выполнения сложных задач

Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат  был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована  в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который содержит разнообразную  информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях  и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные  меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и  сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать  аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени  на форматирование.

 

Все современные текстовые  процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в общем случае, план текста, графики документа и набор  способов форматирования отдельных  его частей. Концепция использования  шаблона для подготовки определенного  типа документов как нельзя лучше  соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого  труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о  предприятии улучшает восприятие документа  читателем, благоприятно сказывается  на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного  типа документа позволяет эксплуатировать  его столько раз, сколько действительно  необходимо в процессе документационного  обеспечения деятельности предприятия.

 

В комплектах поставки текстовых  процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

 

1. Установить параметры  страницы бланка (размер страницы, величины полей).

 

2. Поместить в бланк  постоянные реквизиты согласно  требованиям государственного стандарта  или международных правил оформления  документов. При этом используются  все возможности конкретной программы  СПТД, например: вставка графических  изображений эмблемы предприятия,  задание параметров для шрифтового  исполнения различных частей  будущего документа, установка  атрибутов оформления абзацев  основной и заголовочной части  документа и т.д. Кроме оформления  в шаблон может быть включен  глоссарий часто употребляемых  слов и фраз деловой лексики  для данного типа документов.

 

3. Сохранить разработанный  бланк как шаблон.

 

Созданная подобным образом  коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что  приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает  время изготовления конкретного.документа.

Работа с большими документами

Под «большим» документом в системе подготовки текстовых  документов понимается документ, имеющий  не только (и не столько) большой  объем, но и сложную структуру. К  этому классу можно отнести различного рода статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически  все современные мощные текстовые  процессоры имеют широкий набор  средств работы со сложными структурированными документами.

 

Под структурой документа  понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне иерархии находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако если структура документа не представлена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

 

создание структурированного документа и реорганизация его  структуры, например повышение или  понижение уровня иерархии некоторых  заголовков;

 

просмотр структуры документа  с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

 

создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

 

Создание «большого» документа  должно начинаться с разработки его  структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Отдельные фрагменты  будущего документа уже могут  существовать в виде разрозненных записей  либо даже текстовых файлов. Однако пока эти разрозненные части не соединены  в систему, их роль невелика. Часто  работа над шлифовкой структуры  документа продолжается в течение  всего процесса его создания, что  является результатом более глубокого  осмысления излагаемого материала.

 

Документ можно сделать  более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство  развитых систем компью-432

 

терной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или другого документа.

 

При добавлении рисунка в  документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или  вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.

 

Большинство текстовых процессоров  поддерживает концепцию составного документа —'контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология разработана отделом приложений фирмы Microsoft'как способ обеспечения целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1, сегодня имеется вторая версия OLE 2.O. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм — производителей программного обеспечения.

Данные, вставленные в  программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными могут  быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать  и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла-источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы — OLE— клиентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документоориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользователь при работе с документом сосредотачивает свое внимание только на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного формата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные. Подобный подход значительно отличается от того, который реализован в большинстве современных систем, включая Windows 3.1, где используется в основном программно-ориентированная модель.

 

Графическое изображение  можно вставить в документ путем  создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или  внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика  может быть закодирована двумя принципиально  разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) графики содержат в определенной последовательности совокупности отдельных точек изображения, называемых пикселами (от англ, picture element). Существует несколько форматов файлов растровой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютерным изображениям информации. Среди наиболее распространенных форматов можно отметить BMP, PCX, GIF и TIFF. Недостатком растрового изображения является потеря качества при увеличении масштаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждого отдельного элемента рисунка описывают и хранят в виде массива параметров — математического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается компьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.

 

Размещение графических  фрагментов в текстовом документе  производится с использованием кадров. Кадр - это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра - возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое важное свойство - способность изменять размер и местоположение на странице.

 

Практически абсолютное большинство  текстовых процессоров обеспечивает пользователю средства написания макрокоманд. Макрокоманда - это описание на специальном  языке часто используемых операций, управляющих действий и фрагментов текста. Основное назначение макрокоманд (или макросов) состоит в повышении  производительности труда пользователя, автоматизации часто выполняемых  команд. Типичные шаги по разработке макроса  могут быть представлены следующей  технологической цепочкой:

 

определяется необходимость  создания макроса и задачи, которые  им решаются;

 

создается и именуется  макрос;

 

проверяется выполнение разработанной  макрокоманды. Некоторые системы  подготовки текстов обеспечивают этот этап возможностями тестирования;

 

при необходимости редактируется  текст макрокоманды;

 

разработанная макрокоманда сохраняется (в основном, в шаблоне  или в специальном файле) для  дальнейшего использования; готовый  макрос может быть назначен клавиатурной комбинации или пункту меню.

 

Возможны два способа  создания макросов. Первый, простейший способ создания макрокоманды - запись. При записи макроса всякое действие пользователя записывается самой программой в виде инструкции макроязыка, присущего  данной СПТД. При исполнении созданной  макрокоманды эти инструкции выполняются  в том порядке, в каком они  были записаны. Второй способ заключается  в создании так называемой текстовой  макрокоманды — программы действий на макроязыке. Этот способ сложнее, так  как требует знания синтаксиса макроязыка, однако только он позволяет разрабатывать  специальные последовательности действий (например, циклическое выполнение операций, ветвление по условию и  т.п.), запись которых была бы невозможна.