Электоронные документы

Как хранить электронные документы? Советы эксперта

Храмцовская Наталья Александровна,
ведущий эксперт по управлению документацией,
член Гильдии управляющих документацией и ARMA International,
"Электронные Офисные Системы" (ЭОС)

Опубликовано на сайте CNews

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. E-документы уже активно использует бизнес, на электронную форму работы переходят суды. И это только начало. В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды e-документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время. А это неизбежно вызовет массу проблем.

Тема "электронного правительства", электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной. Руководство страны, кажется, осознало, что государственное управление, – какие бы технологии при этом не использовались, - осуществляется посредством документов, а не просто информации; и что для того, чтобы "догнать и перегнать" другие капиталистические страны в области "электронного правительства" и "электронной коммерции", нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.

Однако, сказав "А", неизбежно придется сказать и "Б". Использование в государственном управлении и в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет). Можно, конечно, еще какое-то время "прятать голову в песке", но рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.

Удивительно, но факт: уже сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить государственным органам - владельцам этих баз - что и как они должны сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном уровне.

Чтобы оценить объемы информации, можно привести два примера из жизни американских архивов. Так, на конец 2007 года в 36 филиалах и подразделениях национальных архивов США на постоянном хранении находилось 3,5 млрд электронных документов. Что касается электронного архива штата Вашингтон, то если в январе 2007 года только в онлайн-доступе было размещено более 10 млн документов, то к январю 2008 эта цифра достигла 27 миллионов.

Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные документы. Что очень важно, суды, которые сами постепенно переходят на электронные формы работы, уже к ним привыкли и регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде.

Если добавить к этому, что в течение года-двух ожидается принятие решения об использовании в России электронных счетов-фактур, то вопрос о том, как все это хранить и каким образом можно обеспечить целостность и аутентичность электронных документов, из теоретической плоскости плавно переходит в область практического применения. От того, насколько быстро и качественно будут разработаны "правила игры" на "электронном поле", в существенной степени зависит дальнейшее экономическое и политическое развитие страны, ее конкурентоспособность на мировой арене.

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.

Сохранить целостность и аутентичность

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Стандарты о целостности и аутентичности

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

        то, что он является именно тем, чем он претендует быть,

        то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя

        то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа означает его полноту и неизменность.

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Департамент ИБ видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Наконец, архивную службу (и иногда – и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

Содержать "в котнексте"

С точки зрения архивного дела основной целью является не обеспечение сохранности отдельных документов, а сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

В бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенным признакам

Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

В этой связи необходимо обратить серьезное внимание на то, что обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.

На практическом уровне это означает, что, например, электронная структура размещения документов по рубрикам и делам – не простой документ – он имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива месте взятым.

Обеспечить читаемость

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей

Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую.

Выбрать стратегию

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.

Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.

Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах.

Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более-менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.