Электрондық кесте

Деректерді Microsoft Office Excel 2007 бағдарламасының жұмыс кітабынан Microsoft Office Access 2007 бағдарламасына бірнеше жолдармен әкелу мүмкін. Деректерді ашық жұмыс парақтан көшіріп, оларды Access бағдарламасының деректер кестесіне кірістіру, жұмыс парағын жаңа немесе қолданудағы кестеге импорттау, немесе Access дерекқорынан жұмыс параққа байланысу мүмкін.

Бұл мақала Excel бағдарламасының деректерін Access бағдарламасына импорттауды немесе сол деректерге байланысуды егжей-тегжейлі түрде түсіндіреді.

Сіз не істеуді қалайсыз?

--------------------------------------------------------------------------------

•Деректерді Excel бағдарламасынан импорттауды түсіну

•Деректерді Excel бағдарламасынан импорттау

•Жоғалған немесе дұрыс емес мәндердің ақаулықтарын жою

•Excel бағдарламасындағы деректерге байланысу

•Байланыстырылған кестедегі #Сан! және басқа дұрыс емес мәндердің ақаулықтарын жою

--------------------------------------------------------------------------------

Деректерді Excel бағдарламасынан импорттауды түсіну

Егер сіздің мақсатыңыз Excel бағдарламасының жұмыс кітабындағы деректеріңіздің бәрін немесе кейбірін Access бағдарламасында сақтап қою болса, сіз жұмыс кітабынің мазмұнын жаңа немесе қолданудағы Access дерекқорға импорттауыңыз жөн. Деректерді импорттаған кезде, Access бағдарламасы деректердің көшірмесін жаңа немесе қолданудағы кестеде бастапқы Excel файлын өзгертпей сақтап қояды.

Excel деректерін Access бағдарламасына импорттау үшін жалпы сценарийлер

•Сіз Excel бағдарламасының көптенгі пайдланушысысыз, бірақ келешекте сіз Access бағдарламасын осы деректермен істеу үшін пайдлануды қалайсыз. Сіз Excel жұмыс парағыңыздағы деректерді бір немесе көбірек жаңа Access дерекқорларына көшіруді қалайсыз.

•Сіздің бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз Access бағдарламасын қолданады, бірақ сіз кей-кейде Excel пішіміндегі деректерді қабылдайсыз және сол деректер Access дерекқорларыңызға біріктірілуі тиіс. Сіз осы Excel жұмыс парақтарын қабылдаған соң, оларды дерекқорыңызға импорттауды қалайсыз.

•Сіз Access бағдарламасын деректеріңізді басқару үшін пайдаланасыз, бірақ тобыңыздың қалған мұшелерінен апталық есептерді Excel жұмыс кітаптары ретінде қабылдайсыз. Сіз деректер апта сайын белгілі уақытта дерекқорыңызға импортталуын қамтамасыз ету үшін импорттау үдірісін оңайлатуді қалайсыз.

Егер сіз деректерді Excel бағдарламасынан бірінші рет импорттап тұрған болсаңыз

•Excel жұмыс кітабын Access дерекқоры ретінде сақтауға болмайды. Excel бағдарламасына Access дерекқорынан Excel деректерін жасау функционалдық мүмкіндігі енгізілмеген.

•Excel жұмыс кітабын Access бағдарламасында ашқаныңыз соң (Файлды ашу тілқатысу терезесінде, Файлдар түрі тізімді жолағын Microsoft Office Excel файлдары дегенге өзгертіңіз да, сізге керекті файлды таңдаңыз), Access бағдарламасы жұмыс кітабының деректерін импорттаудың орнына сол кітапқа байланыс жасайды. Жұмыс кітапқа байланысу жұмыс парағын дерекқорға импорттаудан негізнен өзгеше. Байланысу туралы қосымша ақпаратты осы мақаланың Excel бағдарламасындағы деректерге байланысу тақырыпты бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді Excel бағдарламасынан импорттау

Бұл бөлімде баяндалған қадамдар импорттау әрекетіне қалай дайындалу және оны орындау, және импорт параметрлерін кейінірек пайдалану үшін техникалық талап ретінде сақтап қою жолдарын түсіндіреді. Есте сақтаңыз, деректерді бір уақытта тек қана бір жұмыс парағынан импорттау мүмкін. Бүтін жұмыс кітабының барлық деректерін бір уақытта импорттауға болмайды.

Жұмыс парағын дайындау

1.Бастапқы файлды табыңыз және сіз Access бағдарламасына импорттауды қалаған жұмыс парағын таңдаңыз. Егер сіз жұмыс парағының тек қана бір бөлігін импорттау керек болса, сіз тек қана импорттауға керекті ұяшықтарды өз ішіне алған аталған аумақты анықтауыңыз мүмкін.

Excel бағдарламасында аталған аумақ қалай жасалады?

Excel бағдарламасына өтіңіз да, сіз импорттауды қалаған жұмыс парағын ашыңыз.Импорттау керек болған деректерді өз ішіне алған ұяшықтар аумағын бөлектеңіз.Бөлектелген аумаққа тінтүірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Аумақты атау пәрменін таңдаңыз.Жаңа атау тілқатысу терезесінде, Name жолағы ішінде аумақ үшін атау беріп, Жарайды түймешігіне нұқыңыз.

--------------------------------------------------------------------------------

Есте сақтаңыз: Импорттау әрекеті кезінде, бір уақытта тек қана бір жұмыс парағын импорттау мүмкін. Бірнеше жұмыс парақтарынан деректерді импорттау үшін, әрбір жұмыс парағы үшін импорттау әрекетін қайта орындаңыз.

2.Бастапқы деректерді сараптаңыз және мынау кестеде баяндалған амалды орындаңыз.

Элемент Сипаттамасы

Бағандар саны Ең көбі 255 бастапқы бағандарды импорттау мүмкін, себебі Access бағдарламасы бір кестеде ең көбі 255 өрісті қолдайды.

Бағандарды және жолдарды өткізіп жіберу Бастапқы жұмыс парағындағы немесе аталған аумақтағы тек қана импорттау керек болған жолдар мен бағандарды қосу жөнді тәжірибе болып табылады.

Жолдар     Импорттау әрекеті кезінде жолдарды фильтрлеу немесе өткізіп жіберу мүмкін емес.

Бағандар     Әрекет кезінде бағандарды өткізіп жіберуге болмайды, егер деректер бар болған кестеге қосылатын болса.

Кестелік пішім Ұяшықтар кестелік пішімде болуын қамтамасыз етіңіз. Егер жұмыс парағында немесе аталған аумақта біріктірілген ұяшықтар болса, ұяшықтың мазмұны сол шеткі бағанға сәйкесті өріске жайғастырылады, және басқа өрістер бос қалады.

Бос бағандар, жолдар, және ұяшықтар Жұмыс парағындағы немесе аумақтағы керексіз бос бағандарды және бос жолдарды жойыңыз. Егер жұмыс парақта немесе аумақта бос ұяшықтар болса, жетпеген деректерді қосуға әрекет қылыңыз. Егер сіз жазбалард бар болған кестеге қосуды жоспарлап тұрған болсаңыз, кестедегі тиісті өріс нөлдік (жетпеген немесе беймәлім) мәнді қабылдауын қамтамасыз етіңіз. Өрістің Талап етілген өрісі сипаты Жоқ дегенге орнатылса және оның ТексеруЕрежесі сипат параметрі нөлдік мәндердің алдын алмайтын болса, сол өріс нөлдік мәнді қабылдайды.

Қате мәндері Егер жұмыс парағы немесе аумақтағы бір немесе көбірек ұяшықтарда қате мәндері болса, мәселен #NUM және #DIV сияқты, оларды импорттау әрекетін бастаудан әуелі түзетіңіз. Егер бастапқы жұмыс парағында немесе аумақта қате мәндері болса, Access бағдарламасы кестедегі тиісті өрісте нөлдік мәнді орнатады. Сол қателерді түзету жолдары туралы қосымша ақпаратты алу үшін осы мақаланың Жоғалған немесе дұрыс емес мәндердің ақаулықтарын жою тақырыпты бөлімінде қараңыз.