Электронные таблицы. Их основное назначение

1. Электронные таблицы. Их основное назначение.

Электронные таблицами  (табличные процессоры) - специальные  пакеты программ, обрабатывающие информацию, которую можно представить в  виде таблиц. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Для этих целей и созданы электронные таблицы (табличные процессоры). Табличные процессоры хранят и обрабатывают информацию в виде двумерных массивов (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк (в табличной форме).

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной  форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый. При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Рассмотрим электронные таблицы  на примере табличного процессора Microsoft Excel.

Рабочее окно Excel состоит рабочей зоны и диалоговой панели.Рабочая зона - видимая на экране часть рабочего листа. Диалоговая панель состоит из ряда горизонтальных строк и полос прокрутки. Первая горизонтальная строка – это строка заголовков, которая содержит название программы и имя файла (по умолчанию - стандартное имя Книга1). Вторая строка – это строка меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка и три кнопки: для сворачивания и разворачивания окна и для закрытия таблицы Excel. Третья и четвертая строки обычно содержат панели инструментов Стандартная и Форматирование.

Основной документ, используемый Microsoft Excel для хранения и обработки данных это рабочая книга. Она состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные. По умолчанию каждая вновь созданная рабочая книга содержит 3 рабочих листа, количество их можно изменять.

Рабочий лист служит для организации  и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно водить, править, производить с ними вычисления. Он состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначены латинскими буквами от A до Z, далее – от AA до AZ, затем – от BA до BZ и т.д. до столбца IV. Строки пронумерованы вниз от 1 до 65536 с левой стороны окна документа. Пересечения строк и столбцов формируют ячейки. Ячейка является основной единицей хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес (ссылка на ячейку), который составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка.  Также существует понятие активной ячейки - выделенная рамкой ячейка. Ее номер и содержимое привидены в строке формул. Если начать ввод, данные появятся в активной ячейке. Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логические, содержащие условие).

В формулах при обращении  к ячейкам используется два способа  адресации — абсолютная и относительная  адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация.

Следующий объект в таблице — диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40. Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

Управление работой  электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.

Можно выделить следующие  режимы работы табличного процессора:

-формирование электронной таблицы;

-управление вычислениями;

-режим отображения формул;

-графический режим;

-работа электронной таблицы как базы данных.

При работе с электронной таблицей создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать) и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В табличном процессоре Microsoft Excel существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы  и графики.

В табличном процессоре Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

-столбцы списков становятся полями базы данных;

-заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

-каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Числа и вычисления являются неотъемлемой частью экономики. Для выполнения сложных профессиональных калькуляций, необходимо совершенное средство. В этом случае выбирают программы обработки электронных таблиц. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.  Их основное назначение - быстро и просто помочь решить  сложную задачу, избежать ошибок, облегчить работу и добиться  результатов. Программы обработки электронных таблиц служат для оперативного выполнения различного рода расчетов, математических операций и манипуляций с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература  и источники.

1. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие. - М.: Высшее образование, 2007.
2. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский учебник, 2008.
3. Бочаров Е.П., Колдина А.И. Интегрированные корпоративные информационные системы: учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005.
4. Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем:  уч. пособие. - М.: Инфра-М, 2007.
5. Козловский в.А. Производственный менеджмент: учебник. - М.: ИНФРА-М,2006.