Электронный документооборот

ФГБОУ ВПО МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ТОРГОВЛИ

 

Финансово-экономический  факультет

РЕФЕРАТ

По дисциплине: ИНФОРМАТИКА

На тему: Электронный документооборот.

 

 

 

 

 

Выполнил: Ягшыев Р.Б

Руководитель: Зимина Л.В

 

 

 

 

 

 

 

Орел-2011г.

Оглавление

 

 

Введение

 

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.

По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в  США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в  архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что  потоки корпоративной бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные  документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

 

1. Общие сведения о системах электронного документооборота.

 

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции  со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная. 

Концепция безбумажной  технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на  психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном  виде требует привычки;

2. Безбумажные технологии  требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

3. Безбумажные технологии  требуют основательной юридической  поддержки (например, в России  на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует  интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным  документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями  предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

В советские времена  делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного  обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

 

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электрон ные документы	Сообщения электронной почты    Факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети         Факсы	Ответы и письма по электронной  почте    Факсимильная информация
Бумажные документы	Письма Договоры и контракты    Законодательные акты    Нормативные документы    Периодические издания    Книги Реклама Анкеты	Приказы Инструкции. Отчеты Служебные записки Командировочные документы Бухгалтерские документы	Письма Договоры и контрактыПресс –  релизы

 

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Последнее зачастую связано  с привычками и другими простыми человеческими особенностями и  слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается  в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами  являются письма и факсы, периодические  издания. Переход от бумажного ведения  делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.

 

 

2. Системы управления  электронным документооборотом. 

 

Система управления электронным  документооборотом (СУЭД) предназначена  для следующих целей:

 интеграции процес 

 повышение информированности  руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

·        уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

·        уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

·        интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;

·        создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать  существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для автоматизации  процессов документационного обеспечения  управления предприятием, включая:

1.     процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

2.     процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

3.     управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации  являются процессы:

·  создание документов;

·  подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

·  работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.). 

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в  системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения  регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:

·оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

·оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

·передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»; 

реквизитного и полнотекстового  индексирования документов;

·хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

·адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

·поиска и извлечения документов из электронного архива;

·вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

·связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных  форм документов» обеспечивает:

·проектирование представлений стандартных  форм документов для их последующего ввода;

·потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть  подсистемы «Электронный архив» (включая  сканирование, OCR(ICR) – стилизованное  распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

·создание электронных документов средствами подсистемы;

·ведение версий (редакций) документов и их авторства;

·защиту от конфликтов при  попытке одновременной модификации  документа;

·электронное визирование  документов (электронная подпись);

·связывание документов в логические группы;

·организацию потока работ с документами: задание  маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления  работ с ними;