Компьютерные информационные технологии

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

·         представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

·         сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

·         включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

·         заголовок отчета и столбцов;

·         данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

·         данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

·         итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

·         заголовок;

·         верхний и нижний колонтитулы;

·         область данных;

·         примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В нижеследующих секциях перечисляются и описываются разные типы отчетов

Простой отчет содержит элементы управления, которые связаны (соединены) с различными таблицам и запросами. Примером такого отчета может служить отчет, показывающий продукты и категории.

Иерархический отчет содержит другие отчеты, которые называют подчиненными отчетами. Подчиненные отчеты внедряются, когда требуется отобразить данные из таблиц со связью «один-ко-многим».

Отчет, содержащий отсортированные записи можно сортировать по одному полю или по нескольким полям в источнике записи и задавать порядок сортировки.

Отчет, содержащий сгруппированные записи. Для записей в отчете можно задать один или несколько уровней группировки и определить порядок сортировки для каждого уровня. Также можно для каждой группы отображать верхние и нижние колонтитулы, подсчитывать итоговые и другие значения.

Перекрестный отчет. В качестве данных для отчета можно использовать результаты перекрестных запросов. В перекрестном запросе подсчитывается сумма, среднее значение или другие типы итоговых значений для данных, а результаты группируются по двум полям: значения одного поля становятся заголовками столбцов, а значения другого поля — заголовками строк.

В отчете из нескольких столбцов данные отображаются в одном или нескольких столбцах. Число столбцов, ширину столбцов и расстояние между строками и столбцами можно настраивать.

Печать отчета

Отчет можно напечатать из представлений «Предварительный просмотр», «Макет», «Конструктор», «Отчет», а также из области переходов. Перед печатью отчета следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Microsoft Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. Впоследствии при необходимости эти настройки можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

1.Откройте отчет в любом представлении.

2.На вкладке Разметка страницы в группе Страницы выберите нужные параметры:

-Размер Позволяет выбрать один из заданных размеров бумаги или указать пользовательский размер бумаги.

-Книжная Вертикальная ориентация страницы.

-Альбомная Горизонтальная ориентация страницы.

-Поля Дает возможность выбрать заданную ширину полей или, нажав кнопку Дополнительно, указать пользовательскую ширину полей в диалоговом окне Параметры страницы.

-Показать поля Включает и отключает отображение полей (только в режиме макета).

-Столбцы В диалоговом окне Параметры страницы введите нужное число столбцов и их ширину, а затем нажмите кнопку ОК.

-Печатать только данные При выборе этого параметра при печати будут пропущены все надписи, имеющиеся в отчете. На печать будут выведены только элементы управления, связанные с данными в базовой таблице или отчете. Эта функция может быть полезна при печати отчетов на готовых бланках. Отключив надписи в этом случае, можно снова включить их при печати отчета на обычной бумаге.

Примечание.   Для настройки более детальных параметров нажмите кнопку Параметры страницы в правом нижнем углу группы Разметка страницы для открытия диалогового окна Параметры страницы. Диалоговое окно Параметры страницы можно использовать как для настройки всех параметров, доступных на вкладке Разметка страницы, так и для выбора конкретного принтера для отчета.

Отправка отчета на принтер

1.Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области переходов.

2.Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Печать.

3.В диалоговом окне Печать задайте нужные параметры, в том числе принтер, диапазон печати и количество копий.

4.Нажмите кнопку ОК.

2 Практическая часть

Вариант 93

2.1Таблицы

2.2 Схема данных

2.3 Запросы

1.Количество клиентов в каждом городе

2.Объем покупки товаров

3.Объем товарооборота по периодам

4.Объем покупок по каждому клиенту

5.Наиболее популярный товар

2.4 Отчеты

2.5  Формы

1.Подчиненная форма

2.Ленточная форма

3.Кнопочная форма

Литература

1 Акишкин А.М., Федорова Г.В. Основы программирования на персональных ЭВМ. М.: Экономическое образование, 1996. – 27 стр.

2 Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2007. – 480 стр.

3 Глушаков С.В. – Microsoft Access 2007: Теория баз данных

4 Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. Издат.: Бином-Пресс – 2008

5 Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика,  1997г.- 257 с.

6 Винтер Рик, Microsoft Access 97, Справочник, С.-Пб., “Питер”, 1999.

1