Контрольная работа по "Информационные системы в экономике"

 

Министерство  образования  и  науки РФ

Федеральное агентство  по образованию  

Костромской государственный  технологический  университет 

Кафедра бухгалтерского учета  и аудита 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1 

По  предмету  
 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 

 

Вариант № 3 
 
 
 
 

Выполнила: студентка

Заочного  отделения

Специальность:________________

Шифр________________________   
 

Проверил (а): _________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кострома 2009

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Практическое задание № 1 

      Краткое описание предприятия  и его деятельности

    Местонахождение  ИП Рыжкин магазин «Автозапчасти»: г. Кострома, ул. Галичская, 108.

    Миссия  фирмы:  обеспечение физических и  юридических лиц   запчастями  к автомобилям  МАЗ, УАЗ.

    Целью деятельности магазина «Автозапчасти» является максимализация прибыли и  минимализация издержек. Эти основные показатели имеют преобладающее  значение, но движение в заданном направлении  на каждом этапе развития обусловлено временными целями:

      - завоевание определенной доли  рынка;

      - создание благоприятного впечатления  у населения о предприятии;  формирование постоянного контингента  покупателей;

      - создание деловой репутации надежного  партнера в глазах производителей.

    Характер  собственности фирмы: магазин относится к частной собственности.

    Принадлежность  фирмы по капиталу и контролю: по капиталу и контролю магазин принадлежит  к национальной фирме.

     В настоящее время магазин «Автозапчасти» не имеет отдельных филиалов и представительств.

     Структура организации

     В магазине «Автозапчасти» линейная организационная  структура, изображенная на рисунке 1, благодаря которой быстро и оперативно принимаются решения и обеспечивается их выполнение. Сотрудники очень серьёзно относятся к своей работе и успешно справляются со своими обязанностями.  
 
 

 
 
 

 
 
 
 

Рис. 1  Организационная структура  магазина

      Руководство текущей деятельностью осуществляется директором, назначаемым Учредителем  с заключением контракта. Директор несет ответственность за осуществление деятельности.

      Директор  магазина «Автозапчасти» имеет право  действовать без доверенности,  совершает сделки,  издает приказы  о назначении на должности работников, об их переводе и увольнении, применяет  меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; осуществляет иные полномочия.

      В магазине существует разделение труда  по функциональному, товарному и  квалификационному признакам.

     Директор  осуществляет общее управление, руководит  планово-экономической работой, подбирает кадры, организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность.

     Бухгалтер руководит коммерческой деятельностью, вопросами организации технологических  операций и хозяйственного обслуживания.

     - основной – занят обслуживанием покупателей в торговом зале. Это продавцы  - операторы и кассир.

     Продавцы-консультанты готовят и убирают рабочее  место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей.

     Кассир -  выполняет расчетные операции с покупателями и т. д.

      - вспомогательный – обслуживает основной персонал, поддерживает  производственные помещения в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии. Это грузчик – уборщик.

     Руководителю  необходимо уметь организовывать труд подчинённых – то есть распределять между ними конкретные задания или делегировать полномочия. Необходимо помнить, что руководитель должен учиться делать работу руками своих подчинённых.

   Директор  смело поручает работу сотрудникам, если видит, они лучше её сделают; не опасаясь при этом, что подчинённые в чём-то лучше разбираются.

      В  магазине «Автозапчасти» линейные полномочия. То есть, как говорилось ранее, все  подчинены директору, который координирует деятельность работников.

      Задачи  выполняемые предприятием 

    Целью деятельности магазина «Автозапчасти» является максимализация прибыли и  минимализация издержек. Эти основные показатели имеют преобладающее значение, но движение в заданном направлении на каждом этапе развития обусловлено временными целями:

      - завоевание определенной доли  рынка;

      - создание благоприятного впечатления у населения о предприятии; формирование постоянного контингента покупателей;

      - создание деловой репутации надежного  партнера в глазах производителей. 
 
 
 
 
 
 

    Схема информационных потоков

       Перемещение информации в магазине происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Сверху вниз проводится информация о стратегии развития магазина, о миссии, целях и задачах. Одновременно существует поток информации снизу вверх.

       

       Во  время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и начальством, образовавшиеся в силу малочисленности организации. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

       

       Из  внешних коммуникаций особо стоит  отметить коммуникации с  налоговыми органами, органами Соцстраха и Пенсионного  фонда.

Подробная характеристика рабочего места бухгалтера 

     Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

      1. Работа со справочной и нормативной  информацией. В качестве основных  тут можно отметить справочник  различных начислений сотрудникам,  справочник сотрудников с хранящимися  в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

      2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует  Главную книгу и служит для  контроля. В ней отражаются любой  приход или расход денег. По  этой книге каждый месяц необходимо  подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

      3. Расчет платежной ведомости  организации. При подсчете заработной  платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления  сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

      4. Ведение файла, в котором  отражается выдача различных  льгот в подведомственной организации.  Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

      5. Работа с банками. Необходимо  автоматизировать учет и хранение  банковских документов, как-то: платежные  поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

      6. Работа с главной книгой. Пользуясь  различными введенными документами,  программа должна генерировать  записи в главной книге, подсчитывать  баланс по ней, позволять просматривать  главную книгу для контроля.

     На  предприятии предъявляются достаточно высокие требования к первичной  учетной информации: все первичные  документы должны составляться своевременно, отвечать всем установленным правилам и нормам, оговоренным в нормативных  документах РФ, иметь все подписи ответственных лиц и т.д.. Первичная учетная информация сдается в бухгалтерию еженедельно. В текущей деятельности фирмы в текущей деятельности используются следующие системы:

     -информационная  система «Консультант-Плюс»;

     -система  автоматизированного ведения бухгалтерского учета «1С-Бухгалтерия».

     Данные  из первичных документов производственных помещений, попадающих в бухгалтерию  предприятия еженедельно, в то же время заносятся в программу  «1С-Бухгалтерия». Ежедневно в программу  заносится информация о движении денежных средств магазина «Автозапчасти» (приходные и расходные кассовые и банковские документы: РКО, ПКО, платежные поручения).

     2) Программа «1С-Бухгалтерия» при  своевременном и качественном  внесении первичной учетной информации  позволяет осуществлять контроль за текущим состоянием производства на данный конкретный отрезок времени: она может в любой момент предоставить информацию о состоянии расчетов с покупателями и поставщиками, о наличии товарно-материальных ценностей на складах предприятия, о суммах начисленной заработной платы и т.д.. Так как предоставляемая информация в данный отрезок времени не будет  устаревшей (она постоянно обновляется), то принимаемые руководством магазина «Автозапчасти» решения будут максимально эффективны  и целесообразны.

     Но  на пути информационных потоков предприятия  возникают и многочисленные преграды. Так часто некоторые элементы системы информационных потоков  не выдерживают критики: документы  проходят слишком медленно; никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает за часть документа, первичные документы заполняются с ошибками, некачественно, не отражают реальную действительность или искажают ее. В таком случае система контроллинга будет работать очень плохо и перестает выполнять свою основную функцию – сбор и анализ информации, обеспечение оперативной информацией руководство предприятия для принятия управленческих решений.

     Для расчёта заработной платы и кадрового  учёта предназначена система "1С: Зарплата и Кадры 7.7" , может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием.