Контрольная работа по "Информатике"

1.Сводные таблицы в табличном процессоре Excel 2003

Понятие табличного процессора 
Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным . 
Табличный процессор - программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д.

Сводные таблицы предназначены для анализа больших массивов данных. С их помощью данные анализируемой таблицы можно выборочно представить в виде, позволяющем наилучшим образом отразить зависимости между ними.

Сводная таблица используется, как правило, для анализа данных, сохраненных в списке Excel, однако сводную таблицу можно создать и на основе данных внешнего источника. Для создания сводной таблицы подойдет и другая сводная таблица. Excel также позволяет консолидировать в сводной таблице данные нескольких источников.

В работе со сводными таблицами  и сводными диаграммами нам, как  и прежде, помогут Мастер сводных  таблиц и диаграмм и панель инструментов Сводные таблицы. Вывести эту панель инструментов на экран можно, например, выбрав команду Вид  Панели инструментов Сводные таблицы .

Чтобы запустить, Мастер сводных  таблиц и диаграмм, выберите команду  Данные a Сводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы  панели инструментов Сводные таблицы .

Технология создания сводных  таблиц

Рассмотрим технологию создания сводной таблицы, а впоследствии и сводной диаграммы, на основе данных таблицы «Список отпущенных товаров»

Установите курсор в любую  ячейку списка и дайте команду Данные Сводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инструментов Сводные таблицы, чтобы запустить Мастер сводных таблиц и диаграмм. На экране появится первое диалоговое окно Мастера, на экране появится первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм –шаг 1 из 3

В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся установите переключатель, соответствующий имеющимся источникам данных. В нашем примере данные представлены в списке Microsoft Excel.

В группе Вид создаваемого отчета установите переключатель Сводная таблица для соответствующего представления данных

Щелкните на кнопке Далее. На экране появится второе диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм (В поле Диапазон укажите диапазон, содержащий исходные данные. Сделать это можно двумя способами: ввести адрес или имя диапазона ячеек с клавиатуры или выбрать диапазон ячеек на рабочем листе с помощью мыши.

Щелкните на кнопке Далее. На экране появится третье и последнее диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм

Выберите место расположения создаваемой сводной таблицы  и в соответствии со своим выбором  установите переключатель в группе Поместить таблицу в. Если выбрано расположение на том же листе, укажите диапазон расположения или просто начальную ячейку.

Последним этапом создания сводной таблицы является ее макетирование. Оформить макет сводной таблицы  можно двумя способами: с помощью  панели инструментов Сводные таблицы непосредственно на рабочем листе или в диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм.

В первом случае завершите  работу Мастера щелчком на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу с заготовкой макета сводной таблицы. В нижней части панели инструментов Сводные таблицы  появятся названия столбцов, которые с помощью мыши можно перетащить в нужные области, сформировав тем самым структуру сводной таблицы.

При втором способе щелкните на кнопке Макет диалогового окна Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. На экране появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет

Макет сводной таблицы  содержит 4 области :

Страница – поле, которому в отчете сводной таблице или сводной диаграммы назначена страничная ориентация, обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей, может содержать несколько полей списка; поле страницы

Строка - поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как строка, обеспечивают группирование строк списка для вычисления итогов Элементы, связанные с полем строки, отображаются как подписи строк.

Столбец – поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как столбец, элементы, связанные с полем столбца, отображаются как подписи столбцов, обеспечивают группирование и столбцов списка для вычисления итогов, может содержать несколько полей списка;

Данные – поле исходного списка, таблицы или базы данных, которое является источником данных для вычислений в отчете сводной таблицы или в отчете сводной диаграммы, является обязательной областью макета. Поле данных обычно содержит числовые данные (например, статистику или объемы продаж), но может также содержать текст. Данные из поля данных суммируются в области данных отчета сводной таблицы или сводной диаграммы. Содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и то же поле списка может быть многократно размещено в области данных, если для него нужны разные виды итогов (сумма, среднее значение и т.д.).

Перетащите с помощью  мыши кнопки с названиями столбцов (полей данных) из правой части диалогового  окна в нужные области. Макет сводной  таблицы, создаваемой на основе данных нашего примера.

Порядок следования полей  в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.

Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к третьему диалоговому окну Мастера сводных таблиц и диаграмм, а затем щелкните на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу, где уже создана сводная таблица в соответствии с заданными макетом, местом расположения и структурой.

Настройка параметров сводной  таблицы

Параметры создаваемой сводной  таблицы можно установить на третьем  этапе создания сводной таблицы. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Параметры в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. Так же можно изменить и параметры уже существующей сводной таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Параметры таблицы. На экране появится диалоговое окно Параметры сводной таблицы .

В поле Имя задайте название сводной таблицы. Оно будет отображено только в данном диалоговом окне параметров.

Установите флажки:

Общая сумма по столбцам и общая сумма по строкам, чтобы в сводной таблице были представлены итоги расчетов. Обычно эти флажки установлены по умолчанию. Если в подведении итогов нет необходимости, просто снимите соответствующий флажок.

Автоформат, чтобы к сводной таблице был применен используемый по умолчанию автоформат.

Включать скрытые значения, если необходимо, чтобы значения скрытых ячеек учитывались при итоговых подсчетах.

Объединять ячейки заголовков для объединения ячеек с подписями всех внешних строк и столбцов.

Форматирование, чтобы защитить форматы ячеек сводной таблицы от изменений при ее обновлении или изменении макета.

Сохранять данные вместе с  таблицей для копирования исходных данных, на основе которых была создана сводная таблица, чтобы всегда иметь к ним доступ.

Развертывание разрешено, чтобы иметь возможность отображать подробные данные двойным щелчком на области данных сводной таблицы.

Обновить при открытии, чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги Excel, в которой она содержится.

С помощью списка макет  страницы выберите порядок отображения  полей страниц. По умолчанию используется макет поля страницы Вниз, затем поперек, но возможен и вариант Поперек, затем вниз.

Выберите число полей  страниц, которые будут включены в строку или столбец до начала другой строки или столбца макета поля страницы, с помощью поля со счетчиком число полей в столбце.

В полях для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать введите значения, которые будут отображаться в ячейках в случае ошибки или отсутствия данных. Эти поля станут доступными только при наличии соответствующие флажков.

В случае использования внешних  источников при создании сводной  таблицы установите необходимые  параметры в группе Внешние данные сохранить пароль, фоновый запрос, оптимизировать память.

Закройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы щелчком на кнопке ОК.

Форматирование сводной  таблицы

При создании сводной таблицы Excel автоматически применяет к ней один из автоформатов. Что бы выбрать другой автоформат, надо выполнить следующие действия:

Щелкните на любой ячейке сводной таблицы.

Выберите команду Формат  Автоформат или щелкните на кнопке Автоформат  панели инструментов Сводные таблицы. На экране появится диалоговое окно Автоформат  с возможными вариантами автоформата.

Выделите понравившийся  вариант и щелкните на кнопке ОК.

Для форматирования сводной  таблицей, можно использовать функцию  структурного выделения.

Выведите на экран панель инструментов Сводные таблицы.

Щелкните на любой ячейке сводной таблицы и выберите команду Сводная таблица Выделить Разрешить выделение.

Подведите указатель мыши к полю данных, элементу поля или  строкам итогов — он должен превратиться в стрелку. Укажите на нужную часть  таблицы и щелкните левой кнопкой мыши.

Укажите, какие именно группы сведений должны быть выделены: заголовки, данные или то и другое. Для этого  выберите командуСводная таблица Выделить Только Заголовки/Только Данные/Заголовки и данные.

Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Сводная таблица Выделить Таблица целиком.

Укажите, какие части сводной  таблицы выделить: заголовки, данные или то и другое. Процедура аналогична шагу 4.

Выберите необходимое  форматирование с помощью меню Формат или одноименной панели инструментов.

Для задания числовых форматов необходимо выполнить следующие действия:

Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых нужно задать числовой формат.

Вызовите контекстное  меню щелчком правой кнопки мыши и  выберите команду Параметры поля или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов Сводные таблицы. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.

Щелкните на кнопке Формат. На экране появится диалоговое окно Формат ячеек с единственной вкладкой Число.

Укажите нужный формат.

Закройте диалоговые окна, щелкая на кнопках ОК.