Корпоративні інформаційні системи

     • технічне обслуговування і ремонт обладнання — РМ;

     • система забезпечення якістю — QM;

     • збут (продажа /відвантаження /фактурування) — SD;

     • планування виробництва — РР;

     управління  персоналом — HR;

     управління  інвестиціями — IМ.

     Система «Фінансовий облік і звітність» включає в себе основні дані за планом рахунків, що застосовується, і  дозволяє проводити введення і обробку  даних за всіма фінансово-господарськими операціями за кожним фінансовим роком  і кожним підом, як у внутрішній, так і іноземній валюті; закриття фінансового року; реєстрацію і управління проводками, швидке введення документів; управління портфелем векселів; централізований контроль по термінах платежів і надходженні оплати; заповнення будь-яких структур балансів з їх автоматичним коректуванням; автоматичне переоцінювання балансових рахунків у іноземній валюті; автоматичний перерахунок валют відповідно до різних типів курсів і перерахунок валют по фіксованій даті валютування або по періодах; складання стандартної звітності з наданням Головної книги як регістра основних рахунків наростаючим підсумком; отримання звітів фінансового становища на кожний день і так далі.

     Система «Облік основних коштів» включає  в себе безпосередній облік основних коштів і малоцінних та швидкозношуваних предметів за їх класифікаційними групами. Основні дані по основних коштах містять: субномер; господарську приналежність; зв'язок з витратами; код пошуку; первинну і ліквідаційну вартість об'єкта; норму амортизаційних відрахувань.

     За допомогою системи «Облік основних коштів» знаходять своє відображення операції з оприбуткування й списання основних коштів з виявленням фінансових результатів, отриманих при їх ліквідації. Шляхом інтеграції із системою «Фінанси бухгалтерії» фіксуються розрахункові взаємовідносини з постачальниками і підрядчиками, а також здійснюється нарахування зношування з віднесенням вироблених нарахувань на рахунки за обліком виробничих втрат, за місцем виникнення витрат. Система передбачає можливість здійснювати періодичне переоцінювання основних засобів, що проводиться за спеціальними рішеннями урядових органів.

     Система «Планування і управління проектами» за допомогою графічного інтерфейсу забезпечує швидке створення структурних  планів проектів та сіткові графіки  або діаграми Ганта для календарного планування. Реалізує задачі планування виробничих витрат і їх прогнозування, дозволяє визначати планові обсяги виробництва і ціну товарної продукції, що випускається. Вона перевіряє і автоматично відстежує чи є відповідні фінансові засоби, потужності і матеріали, необхідні для виконання проекту. Вона управляє бюджетом стосовно кожного проекту.

     За  допомогою системи «Контролінг» вирішуються задачі з обліку витрат на виробництво. При цьому облік  витрат ведеться за їх видами і місцями виникнення, як загалом по підприємству, так і по окремих замовленнях і проектах з складанням одиничних калькуляцій. Ведеться облік вироблення. Використовуючи бухгалтерські дані (через бухгалтерський документ), виробляються проведення за рахунками бухгалтерського обліку. Здійснюється оцінювання витрат на виготовлення і збут. Визначається стратегія планування виробництва і результатів господарської діяльності. За даними обліку витрат готуються звіти типу план/факт, за місцем виникнення витрат і за окремими позиціями, звіти порівняння в тимчасових інтервалах.

     Система «Управління матеріальними потоками»  містить основні дані матеріалів в аспекті функціональних сфер: конструкторської; складування; закупівлі; планування потреби  в матеріалах; бухгалтерського обліку; калькулювання витрат; забезпечення якості; управління складами; допоміжних виробничих засобів. Вона дозволяє здійснювати управління документами і обробку операцій по руху матеріальних ресурсів. За допомогою функціональної сфери «Закупівлі/Постачання», що містить основні дані по закупівельних організаціях, умовах постачання готової продукції і її оплати, формуються заявки і відбувається управління запитами/пропозицією на постачання, оформляються механізованим способом контракти/угоди про постачання. Через інформаційну систему «Закупівлі» ведеться якісне оцінювання роботи постачальників. Важливим елементом системи є управління складуванням, що містить інформацію про стан складського господарства, надходження матеріалів, їх переміщення і запасів. Система «Управління матеріальними потоками» дозволяє проводити інвентаризацію матеріалів на конкретну дату і автоматичне оновлення їх вартісних оцінок.

     Система «Технічне обслуговування і ремонт обладнання» забезпечує облік відповідних  об'єктів, що вимагають технічного обслуговування і профілактичних робіт з підтримки їх у робочому стані. Здійснює управління замовленнями на технічне обслуговування і ремонт обладнання зі складанням технологічних карт і плануванням необхідних матеріалів.

     Домагаючись підвищення якості продукції, що випускається, і її конкурентоздатності на ринках збуту, підприємство не зможе обійтися без системи «Забезпечення якості». З цією метою в базу вводяться основні контрольні ознаки і методи контролю, а також створюються контрольні каталоги.

     Система «Збут» дозволяє мати основні дані клієнтів, а також визначає канал і ринок збуту. З її допомогою проводиться оцінка ділових партнерів-дебіторів в розрізі: замовники; одержувачі товару; платники; одержувачі рахунку-фактури; зацікавлені особи. При цьому можливе управління кількома адресами одного клієнта для постачання. Через систему «Збут» ведеться обробка замовлень по видах операцій. У залежності від вибраних критеріїв, визначаються ціни і надбавки. Здійснюється календарне планування відвантаження і форми постачання. Проводиться обробка операцій з відпускання матеріалів, управління даними упаковки, автоматичне визначення кількості, що поставляється, складання супровідних документів, переоцінювання матеріалів.

     Система «Планування виробництва» дозволяє визначати об'єкти і типи специфікацій, вести обробку даних по робочих місцях, створювати технологічні карти із заданим терміном дії, проводити планування потреб у матеріалах і виробничих потужностей, здійснювати управління виробничими замовленнями і калькулювання виробів. Інтеграція практично з усіма модулями.

     Система «Управління персоналом» забезпечує базовий опис штатних одиниць  і робочих місць із затвердженим робочим часом, дозволяє зробити  оцінку і обробку на певний день і певний період часу організаційних структур, створювати всілякі види звітів, у тому числі додаткові вибірки по співробітниках підприємства виходячи з їх статевої ознаки, сімейного стану, віку, часу надходження на роботу і т. ін., проводити формування каталогів кваліфікаційних вимог. Через систему ведеться формування пропозицій з навчання і підвищення кваліфікації кадрів, а також реєстрація окремих заходів, що проводяться в цьому напрямі. Здійснюється планування використання робочих приміщень, порядок заміщення штатних посад і організаційне підкорення. Шляхом управління персоналом проводиться оформлення особистих справ, визначається статус розрахунку заробітної плати, дані про податки і обов'язкові внески. У системі визначаються процедури обробки даних в області діловодства і закладаються різні види кодів пошуку, є можливість ретроспективного аналізу даних по персоналу за тимчасовими періодами та у хронологічному порядку.

     Крім  обліку і планування робочого часу, обробки операцій з нарахування  заробітної плати і належних з  неї утримань, система «Управління персоналом» передбачає ведення розрахунків за витратами на відрядження і підзвітними сумами.

     Серед численних модулів системи R/3 є  модуль IМ, котрий забезпечує повну  комп'ютерну підтримку інвестиційних  проектів — від планування до розрахунків. До основних функцій IМ входять:

     • складання бюджету,

     • інвестиційні заходи,

     • прогнозування амортизаційних відрахувань,

     • автоматичне розмежування в основному  капіталі.

     Складання бюджету. Модуль складання бюджету R/3 — IМ

     спрощує процес інвестиційного планування і складання бюджету незалежно від конкретних заказів і проектів. На основі будь-яких критеріїв можна створити програму інвестицій в ієрархічній формі, наприклад за організаційними ознаками. Після включення в програму інвестицій нових інвестиційних заходів (заказів чи проектів) в розпорядженні ОПР буде в наявності вся інформація щодо наявних фондів, запланованих і фактичних витрат, котрі вже сформовані внаслідок виконання окремих видів інвестиційної діяльності. Крім того, інвестиційна програма дозволяє розподілити бюджет для використання безпосередньо в інвестиційному процесі. Система дозволяє не допустити дефіциту бюджету і ефективно його контролювати.

     Інвестиційні  заходи. Більшість інвестиційних  заходів, котрі необхідно контролювати окремо, в системі відображаються як внутрішні замовлення чи проекти. Така гнучка процедура забезпечує актуальні розрахунки на основі повної інтеграції з плануванням і контролем господарських операцій.

     Прогнозування амортизаційних відрахувань. При розробці балансів і плануванні витрат в модулі R/3 — IМ використовуються лише актуальні значення. Розрахункові (планові) значення для інвестиційних заходів можуть бути використані безпосередньо в поточному плануванні непрямих витрат. При актуалізації планових значень очікувані суми амортизаційних відрахувань завжди перераховуються заново.

     Автоматичне розмежування в основному капіталі. Модуль R/3 — IМ забезпечує актуальний огляд зовнішніх і внутрішніх інвестиційних операцій компанії. При  розрахунках за окремими позиціями  в бухгалтерському обліку основних засобів вміщується точна інформація щодо проходження всіх операцій. У цьому модулі виконується реєстрація, розрахунок і обробка надходжень, вибуття переміщень, амортизації і збільшення балансової вартості матеріальних активів.

     Як  бачимо, в модулі R/3 — IМ реалізована велика кількість функцій, в основному, облікового характеру. Тому й сам модуль входить до підсистеми R/3 «Облік і звітність», куди входять також модулі «Фінанси», «Контролінг» та «Фінансовий менеджмент». 

     3. Система управління бізнесом і фінансами SCALA 5 

     Корпоративна  інформаційна система Scala була розроблена Швецькою компанією Beslutsmodeller AB для задоволення  потреб в області ефективного  управління сферами або різними  аспектами діяльності підприємства. Забезпечуючи повне врахування місцевих особливостей, можливість роботи з багатьма валютами (понад ЗО) і багатьма мовами, Scala являє собою гнучку систему, що використовується більш ніж у 90 країнах. Це є відкрита система з архітектурою клієнт/сервер, розроблена на основі сучасної технології і призначена для роботи в різних операційних системах, включаючи Windows95, Windows97, WindowsNT, Novel Netware. Комплексні модулі Scala охоплюють такі аспекти бізнесу як фінанси, матеріально-технічне постачання, виробництво, обслуговування і управління проектами. Опишемо основні модулі системи Scala.

     Графічний інтерфейс Scala дозволяє переміщатися в  системі за допомогою простого меню і панелей інструментів. Система  повністю багатомовна, тому кожний користувач може працювати, вибравши зручну для себе мову, або настроїти все меню, документи і звіти.

     Фінансові модулі Scala об'єднують всі функціональні  можливості Головної книги, Книги продажу  і Книги закупівель з елементами вибору, включаючи Основні фонди, Консолідацію компаній і Планування руху грошової готівки.

     Головна книга е ядром системи Scala. Вона містить план рахунків підприємств  і всю інформацію про бухгалтерські  проведення, потрібні для звітності. Головна книга виконує автоматичний розподіл, накопичення, робить повний запит і формує готові на підпис звіти. Основні функції і процедури Головної книги:

     План  рахунків. План рахунків досить гнучкий, він спеціально створений таким  чином, щоб задовольнити місцевим вимогам. Сальдо по рахунках накопичується на кожному рахунку, що дозволяє миттєво складати звіт за даний період. Можна створювати вибірку проводок, взятих із файла проводок. Серед рахунків є статистичні, що містять дані, не призначені для офіціальної звітності.

     Десять  звітних вимірів. Надається можливість для кожної компанії використовувати будь-яку кількість із десяти вимірів. Прикладами облікових вимірів, необхідних для офіційного і аналітичного обліку, є центр витрат, носій витрат, відділ, проект та ін. Існують правила, згідно з якими можна комбінувати облікові виміри.

     Звітні  рівні. Можна відбити звітні виміри компанії за п'ятьма рівнями, зокрема проводити групування географічних районів у країні.