Мәліметтер базасының негізгі ұғымы

Жасалған кестені Мәліметтер базасы терезесінде оның таңбашасында екі рет қатарынан шертіп ашады. Жаңа кестенің жазбалары жоқ - кесте құрылымын сипаттайтын, бағандардың атаулары ғана бар. Кестелерді мәліметтермен толтыру әдеттегі тәртіппен жүргізіледі. Енгізу меңзері қажетті ұяшыққа тышқан-тетіктің нұсқағышымен қойылады. Келесі ұяшыққа көшу Tab. пернесімен орындалады. Кезекті жазбаға көшу соңғы ұяшықты толтырғаннан кейін орындалады.

Кестенің төменгі бөлігінде Көшу кнопкаларының панелі орналасқан. Басқарудың элементтерін көптеген жазбаларда бар кесте бойынша навигация кезінде қолдану қолайлы.

Кестелерді мәліметтермен толтырғаннан кейін сактап қажеті жоқ - барлығы нақты уақыт режимінде автоматты түрде сақталады. Нақты уақыт режимі біз кестемен жұмыс істеген кезде үздіксіз сақтау болатындығын білдіреді.

Алайда, егер кестемен жұмыс істеген кезде оның макетін редакциялау болып өтеді (мысалы, бағандардың ені өзгереді), МББЖ осы өзгерістерді сақғауды растауды өтінеді.

Егер кестенің (өрістер кұрамын немесе олардың қасиеттерін) өзгерту қажеттігі туындаса, кестені Конструктор режимінде ашу керек. Бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде ерекшелеп, Конструктор кнопкасын шерту керек.

Кестелер арасындағы байланыстарды құру. Мәліметтер базасын басқару жүйесінің негізгі артықшылықтары жекелеген кестелермен жұмыста емес, өзара байланысты кестелердің топ-тарымен атқарылады. МББЖ кестелері арасындағы байланыс¬тарды құру үшін Access Мәліметтер схемасы деп аталатын арнайы терезесі бар.

Мәліметтер схемасы терезесін құралдар панелінің кнопка¬сында шертіп немесе Сервис/Мәліметтер схемасы бұйрығымен ашады.

Егер бұрын кестелер арасында мұндай байланыстар берілген болса, схемаға жаңа кестенің мәліметтерін енгізу үшін мәліметтер схемасында тышқанның оң кнопкасын шертіп, контекетік мәзірде Кесте қосу тармағын тандау керек.

Мәліметтер схемасына байланыстырылуы керек барлық кестелерді енгізе отырып, кестелер өрісі арасындағы байланыс¬тарды құруға кірісуге болады.

Өрістер арасындағы байланыс өріс атауын бір кестеден басқасына өзіне тиісті байланысты өріске апарып қою арқылы орнатылады.

Кестелер арасында пайда болған байланыс әр түрлі кесте өрістерін біріктіретін сызықтар түріндегі Мәліметтер схемасы терезесінде бейнеленеді. Мұндайда кестелердің бірі басты, ал басқасы - байланысты болып саналады. Басты - өзінің негізгі өрісіне байланысты қатысатын кесте (бұл өрістің атауы мәлі-меттер схемасында жартылай қарайтылғаи шрифтпен бейне-ленеді.

Байланыстың екі негізгі белгіленген мақсаты бар. Бірінші -мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету, ал екіншісі - базаға қызмет ету міндеттерін автоматтандыру. Елестетіп көрелік, әрбір клиент бірегей деп саналатын Клиент кестесінде біреу бір клиентке арналған жазуды жояды делік, бірақ мүны Тапсырыстар кестесінде жасайды. Тапсырыстар кестесіне сай аты, адресі жоқ біреу тек абстрактылы код жасап, тапсырыс берген болып шығады. Код бойынша мұның кім болғанын білу мүмкін емес - мәліметтердің тұтастығына нұқсаи келеді.

Мұндай жағдайда база иесі үш тәсілді қолданады: мәліметтердің тұғастығын қорғау үшін мүлдем ештеңе істемеу керек, не болмаса, негізгі өрістерден басты кестелердің мәліметтерін жоюға тыйым салу, не болмаса, рұқсат беру, бірақ сонымен бірге байланысты кестелерді де барабар өндеу керек. Мұны қолдан істеу қиын, сондықтан автоматтандыру құралдары да керек.

Кестелер арасындағы байланыс мыналарға мүмкіндік береді:

- егер бұл өріс пен басқа кестелердің қайсыбір өрістері байланысты болса, не болмаса басты кестенің негізгі өрісіндегі мәліметтерді жою немесе өзгерту мүмкіндігін болдырмау;

- не болмаса, жойылу кезінде (немесе өзгерісте) басты кестенің негізгі өрісінің мәліметтері автоматты түрде (және өте мүқият) байланысты кестелердің тиісті мәліметтері жойылады немесе өзгертіледі.

Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы терезесінде екі кестенің өрістерін біріктіретін сызықты ерекше-леп, тышқанның оң жақ кнопкасында шертіп және байланыстың контекстік мәзірін ашу керек, сонан соң онда Байланысты өзгерту тармагын таңдау - Байланысты өзгерту диалогтық терезесі ашылады. Онда байланысқа қатысатын (мұнда оларды өзгертуге де болады) өрістердің атауымен байланысқан кестелердің атауы көрсетіледі, сондай-ақ мәліметтердің тұтастық жағдайын қамтамасыз ету үшін басқарудың элементтері келтірілген.

Жылжытып апарғаннан кейін пайда болатын байланыстың қасиеттерін беруге болатын Байланыстар диалогтық терезсі ашылады.

Мәліметтердің тұтастығы. Егер екі кесте арасында (авто¬матты түрде немесе қолдан) байланыс орнатылса, екі кестенің мәліметтерін біріктіруге болады. Кейде осы жеткілікті (мысалы, қарапайым телефон аныктамалығын енгізгенде), алайда маңызды мәліметтер базасын құрғанда әр түрлі кестелерге кіргізілетін, бай-ланысқан мәліметтерді бақылаудың қосымша құралдары жөнінде ойлауға тура келеді.

Мәселен, Тапсырыстар кестесін құрғанда жоқ клиенттер немесе өнімдер туралы мәліметтерді бұл кестеге кездейсоқ енгізуге жол беруге болмайды, өнімге және т.б. тапсырыс беретін клиенттер туралы жазбалардан сөздіктерді жоюға болмайды.

Байланысқан екі кестелер арасындағы мәліметтердің сәйкес үйлесімін қамтамасыз ететін механизм былай аталады: Мәліметтердің тұтастығын қолдау мәліметтердің тұтастығын қам-

тамасыз ету үшін, екі кесте арасындағы байланысты орнатканда, тұтастық шарттарын қамтамасыз ету жалаушасын белсенді ету керек. Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету жалаушасын енгізу бір кестеден жазбаларды жою жағдайларынан қорғануға мүмкіндік береді, олармен байланысқан басқа кестелердің мәлі-меттері байланыссыз қалады.

Егер пайдаланушы тұтастықты қолдау механизмін іске қосса, бір уақытта байланыс түрін де көрсетуі тиіс. Бірді бірге (1:1) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқа өрістегі тек бір ғана мән сәйкес келеді; Бір көбіне (1:со) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқадағы бірнеше (бір немесе одан көп) мәндері сәйкес.

Мәліметтер тұтастығы мынаны білдіреді:

1) бағыныңқы кестенің байланысқан өрісіне басты кестенің байланысқан орісінде бар мәндерді ғана енгізуге болады (мысалы, Тапсырыстар кестесіне Клиенттер кестесінде жоқ клиентгің коды бар жазбаны енгізуге болмайды);

2) басты кестеден бағыныңқы кестедегі өрістің бір мәні-мен де тура келетін байланысқан өрістің мәні бар жазбаны жоюға болмайды (мысалы, Клиенттер кестесінен Тапсырыстар кестесіндегі әлі жойылмаған клиенттің кодын жоюға болмайды).

Бұл тыйымдарды бүзуға әрекет жасалса, MS Access қате жайлы хабар береді.

Байланысңан өрістерді каскадты жаңарту мен байланысқан жазбаларды каскадты өшіру. Тұтастықты қолдау механизмін қосқанда мәліметтерді жаңғыртып, жетілдіру үшін жүйе мынадай процестерді іске қосуын талап ете аласыз:

- байланысқан өрістерді каскадты жаңарту;

- байланысқан жазбаларды каскадты өшіру;

Каскадты жаңарту басты кестедегі байланысқан мәндердің өзгеруі (мысалы, клиенттің коды) бағыныңқы кестенің байланысқан жазбаларында автоматты түрде көрсетіледі. Мысалы, егер сіз Клиенттер кестесінде 90 клиент кодын 97 кодқа ауыстырсаңыз, онда 90 клиент коды Тапсырыстар кестенің барлық жазбаларында 97 боп өзгереді. Басқаша айтсақ, онда ол осы клиенттің барлық тапсы-рыстарында ауыстырылады.

Байланысқан жазбаларды каскадтық өшіру басты кестеден жазбаларды өшірген кезде (мысалы, 20 клиент коды бар жаз-бадан) бағыныңқы кестеден барлық жазбалар өшіріледі, олар-дағы байланысқан өрістердің мәні өшірілетін мәнмен (мәселен,

20 кодты клиенттер) тура келеді. Басқаша айтсақ, егер клиент-тердің сөздігінен қайсыбір клиентті алып тастаса, осы клиентгің барлық тапсырыстары өшіріледі.

Осылайша, кестелер арасындағы реляциялық байланыс¬тарды құрудың мәні, бір жағынан, мәліметтерді қорғауда, екінші жағынан - бір кестені өзгерткенде бірнеше кестеге өзгеріс енгізуді автоматтандыруда.

Содан кейін жұмыс істеу. Ірі кәсіпорында әрбір қызметкер жайлы мағлұматтары мол Кадрлар атты зор мәліметтер базасы бар делік. Нысанды ақпараттан басқа базада құпия, мәселен, еңбекақы жайлы мәліметтер болуы мүмкін. Барлық ақпарат базалық кестелерде сақталады.

Кадрлар мәліметтер базасымен кәсіпорынның әр түрлі бөлімшелері жұмыс істей алады және барлығына әр қилы мәлімет-тер керек. Кәсіпорынның қауіпсіздік қызметі білуге тиістінің бәрін бас дәрігер білуі тиіс емес және керісінше. Сондықтан пайдаланушылардың базалық кестелерге қолы жетуіне тыйым салынады. Мәліметтерге қол жетуі үшін басқадай, неғұрлым икемді және қолайлы құрал-сұраныстар бар. Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте қажетті ақпараттың бөлігін, шағын бөлігін алуына болады. Бухғалтерия қызметкерлерінің қызметкердің сырқаттануы себепті жыл бойында қанша күн жұмыста болмағандығын анықтауға мүмкіндік беретін сұраныстары бол¬уы тиіс, бірақ оның сырқаттың немен ауырғандығын және қайда емделгендігін білетін сұраныстары болмауы тиіс, ал бас дәрігерде мұндай сұрау салу болуы керек.

Жалпы бастапқы базаға сұрау салу жұмысының нәтижесінде сұрау салуға сәйкес келетін жалпы ақпарат бөлігі бар нәтижелеуші кесте қалыптасады.

Сұраныстарың әр түрлі типтері болады (жазба үстеп қосуға, өзгертуге, біріктіруге арналған). Ең көп тараған түрі - іріктеуге арналған сұрау салу.

Оқу мақсатымен сұраныстарды қолдан, Конструктордың көмегімен жасалған жақсы. Таблицалармен болған жағдайдағы-дай бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде арнайы таңбаша бар. Ол Конструктор режимінде сұрау салуды жасау деп аталады және Үлгі бойынша сұраныстар бланкісі деп аталатын арнайы бланкті ашады. Оның көмегімен терезелер арасында

ұрау салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады.

Үлгі бойынша сұрау салу бланкісі екі ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан.

Контекстік менюдің көмегімен бланктің жоғарғы жарты-сында сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі бағандар автоматты түрде өздігінен толтырьшады.

Егер Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі мәлімет-тер осы өріс бойынша сұрыпталады.

Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз.

Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік беретін шартты немесе логикалық бейнелеулерді көрсетуге болады.

Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады.

Есептер - басып шығаратын құрылғыларға пішімдеп шығаруға арналған мәліметтерді ұсыңудың ерекше түрі.

Сұраныс жұмысының нәтижелері бойынша алынған база-лык немесе нәтижелеуші кестелердің ақпараты бар басылым құжаттарын жасау үшін арнайы объектілер - есептер қызмет етеді. Есептер экранға емес, басып шығаратын құрылғыға (принтерге) мәліметтер шығару үшін арналғаидығымен айрық-шаланады.

Принтер болмаған жағдайда да есептер жасауға болады. Операциялық жұйенің бұйрығы: Іске қосу / Баптау / Принтерлер / Принтерлерді қою бүйрығының комегімен программалық мақсатты орындау жеткілікті, сонан кейін принтердің драйверін тіркеу, не болмаса оны иілімді дискіден алып, не болмаса операциялық жүйеге тиісті драйверлердің бірін таңдау керек. Формалар туралы айтылғандардың көп бөлігі есептерге қатысты. Мұнда сонымен қатар автоматты автоматтандырылған және қолдан жобаландыру құралдары бар.

Есеп құрылымын редакция л ay Конструктор режим інде орындалады (режим Мәліметтер базасы терезесінде Конструк¬тор кнопкасымен іске қосылады. Бұл жағдайда басқарудың элементтері режимдеу (дайындау) элементтерінің функциясын атқарады. Басқару элементтерін орналастыру Элемеиттер панелі (Түр) /Элементтер панелі) көмегімен атқарылады.

Басқарудың бірінші элементінде ағымдағы ай-күн, жыл шығарылады. Бұл үшін Now () функциясы қолданылады. Ол ағымдағы ай-күн, жылды қайырады және оны өріске орналас-тырады, ал есеп оны басылым кезінде шығарады.

Басқарудың екінші элементінде парақ нөмірі мен олардың жалпы саны шығарылады. Парақтарды белгілеу үшін Page () және Pages () енгізілген құрамдас функциялар қолданылады.

Есепті жобалау оның бөліктерінің құрылымын жасауда және осы бөлімдер ішінде басқару элементтерін орналастыруда, сондай-ақ осы элементтер мен кесте өрістері немесе мәліметтер базасы сұраныстарды арасындагы байланыстарды беруде.

Мәліметтер базасында диалогтық терезеде Есептер қосымшасында диалогтық терезесін тандап, Құру кнопкасын шертіп, автоматты түрде (автоесеп) жасауға мүмкіндік беретін Жаңа есеп диалогтық терезесін аламыз. (Мәліметтер базасы/Құру/Жаңа есеп/Бағандың автоесеп).

Бағандық автоесептен басқа «ленталық» автоесептер бар.

Есепті Автоматтандыруды құрудың құралы Есептер шебері болып табылады. Ол Мәліметтер базасы терезесінде шебердің көмегімен Есеп құру таңбашасында екі рет қатарынан шертумен іске қосылады, Есептер шебері алты кезеңмен жұмыс істейді. Оның жұмысында есепте көрсетілетін өрістерді таңдау, топтастыру өрістерін таңңау, макет пен безендіру стилін таңдау негізделетін базалық кестелер немесе сұраныстарды тандау атқарылады.

Есеп құрылымы бес бөліктен тұрады: есеп тақырыбынан, жоғарыдағы колонтитулдан, мәліметтер аумағынан, томендегі колонтитул дан және есеп ескертуінен:

- тақырып бөлігі есептің жалпы тақырыбын басу үшін қызмет атқарады;

- жоғарыдагы колонтитул бөлігін егер есеп күрделі құрылымды және көп паракты алатын болса, тақырыпшаларды басу үшін қолдануға болады. Егер төменгі колонтитулда бұл жасалмаған болса, мұнда колонтитулдарды (парақ нөмірлері) белгілеуге де болады;

- мәліметтер аумағында база кестелері өрісінің ішін-дегісіне байланысты басқарудың элементтері орналастырылады. Басқарудың бұл әлементтеріне принтерде басу үшін таблицадан берілетін мәліметтер беріледі;

- төменгі колонтитулдың бөлігін жоғарыдағы колонтитул бөлігі мақсаттары үшін де қолдануға болады;

- ескертулер бөлігі қосымша ақпаратты орналастыру үшін қолданылады.

Қолданған әдебиеттер тізімі:

I. «Информатика негіздері» Г.Ә.Жапаров.

II. «Информатика» М.Қ. Байжұманов. Л.Қ.Жапсарбаева.