Настройка электронной почты Outlook Express, создание почтового ящика, отправка и получение почты

4. Чтение пришедшей почты, подготовка и отправка писем

По умолчанию все пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Непрочитанные письма помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.

Познакомиться с содержимым письма совсем просто - нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра Outlook Express появится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне, которое раскроется.

Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее всего вначале раскрывать пришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно, достойно ли это сообщение вашего дальнейшего внимания. Если да, то лучше раскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне.

В окне с пришедшим письмом вы найдете ряд новых элементов интерфейса, наиболее важными из них являются следующие кнопки:

Ответить отправителю (Reply to Author) открывает окно для формирования  ответного письма. Текст исходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающие начало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.

Ответить всем (Reply to All) - эта кнопка панели инструментов действует совершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключение состоит в том, что ваше ответное письмо рассылается не только первоначальному автору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичное письмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения).

Переслать (Forward) - эта кнопка позволяет перенаправить (переадресовать) полученное письмо другому пользователю. Данная функция очень часто используется в бизнес-переписке.

Удалить (Delete) - нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии вы можете очистить папку Удаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.

Печать (Print) - кнопка с изображением принтера посылает текст письма на принтер.

При ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что Outlook Express автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил к вам от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст "пропутешествовал" несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству "ходок" вашего письма туда и обратно.

5. Формирование нового сообщения

Для создания нового сообщения нажмите на кнопку Создать сообщение (Compose Message) на панели инструментов Outlook Express, что вызовет отдельное окно (см. рис. ниже).

Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержащий поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая: (Bcc:) ,Тема: (Subject:).

Кому: (To:) - так же, как и на обычном конверте, в этом поле вы должны ввести адрес - в данном случае адрес электронной почты вашего адресата. Вы можете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда заранее (см. далее раздел "Адресная книга").

Копия: (Cc:) - если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Сс" - это сокращение от английского "канцелярского" термина Carbon Copy (по-русски - "копирка"). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогут узнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка также м.б. заполнена из адресной книги.

Скрытая: (Bcc:) - если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, но они не знали, кому еще вы отослали данное письмо, то введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Всс" - это сокращение от английского Blind Carbon Copy (по-русски можно было бы перевести как "слепая копирка").

Тема: (Subject:) - здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения. Заголовок лучше писать по-английски, если вы не уверены, что почтовая программа вашего адресата поддерживает 8-битовую кодировку заголовков и на его машине инсталлированы русские шрифты. Кроме того, для русских заголовков часто повреждается их тип кодировки при пересылке между разными провайдерами.

Далее уже можно приступать к самому письму, для чего щелкните курсором мыши в поле письма и введите нужный текст. При необходимости вы можете "вложить" в письмо файл любого формата (см. далее раздел о пересылке файлов по E-mail"). По традиции, завершает письмо вставка подписи, для чего следует нажать кнопку с изображением авторучки на панели инструментов (оригинальная и остроумная подпись - одна из традиций Интернета). Если у вас еще не создана подпись, то создать ее можно, выбрав в меню Сервис (Tools) пункт Бланк сообщений (Stationary) и далее - нажав на кнопку Подпись (Signature). Созданную таким образом подпись можно потом многократно использовать.

Теперь осталось лишь нажать на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов этого окна с изображением летящего конверта и надписью Отправить) и ваше письмо - на пути к адресату. Если установлен флажок Отправлять сообщения немедленно (Send messages immediately...) на вкладке Отправка в окне Параметры (см. меню Сервис), то Outlook Express сразу же произведет соединение с провайдером и отправит письмо. Если же флажок снят, ваши письма будут временно помещаться в папку Исходящие (Outbox), где они будут накапливаться перед отправкой. В последнем случае на экран будет выведено сообщение о помещении письма в папку Исходящие. Когда вы завершите составление всех писем, нажмите на кнопку Доставить почту (Send and Receive) на панели инструментов основного окна Outlook Express, и далее процесс соединения с провайдером пойдет совершенно аналогично тому, как мы рассмотрели в предыдущем разделе.

Заключение

В заключение выделим основные характеристики программы Outlook Express.

Пользовательский интерфейс. Outlook Express имеет классический интерфейс с тремя панелями. Пользователь может легко менять внешний вид интерфейса, выбирая, какие панели и поля показывать по умолчанию. Инструментальная линейка такая же, как у браузера, - ряд больших кнопок для вызова основных функций. Ее расположение несложно изменить, переместив в нижнюю, верхнюю, правую или левую части экрана. Если нужно сэкономить место на экране, линейку можно убрать. Кроме того, предусмотрены средства для настройки линейки путем добавления и удаления кнопок. Щелкая по линейке правой кнопкой мыши, вы вызываете меню для выбора дополнительных кнопок и удаления ненужных.

Установка. Outlook Express устанавливается при загрузке браузера. Подобно другим почтовым пакетам, она импортирует сообщения, адресную книгу и учетные записи из других программ электронной почты. Если вы впервые устанавливаете почтовую программу, удобная мастер-функция поможет создать новую учетную запись.

Вывод. Главные достоинства Outlook Express - поддержка всех традиционных функций электронной почты, простой интерфейс, интеграция с браузером, встроенная программа чтения новостей и наличие русской версии. Основные недостатки - ограниченные возможности фильтрации и неполная поддержка протокола IMAP. То, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уж потом возможностей окажется мало, ничто не мешает перейти на другую программу.

Список использованной литературы

1. Микляев, А. П. Настольная книга пользователя IBM PC, 2002

2. Кенин и др. Использование MS Office, 2004

3. «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное

издание, 1999 г.

4. Прикладные программы Office, 2000.

17