Общая характеристика программных средств офисного назначения

Московский  Институт Экономики Менеджмента  и Права

 

 

 

 

Дисциплина  «Информатика»

 

 

Письменная  работа «Офисные программные средства»

 

 

Факультет: _управления__

 

Студентки_заочной ( с использованием

дистанционных технологий)_ формы обучения

 

Группа №__УЗДтв.29.2/Б-11__

 

Ф.И.О. _Мамаева  Алла Николаевна_

 

 

 

 

 

 

Москва

2013 год

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Общая характеристика программных средств офисного назначения
2. Основные версии текстового процессора Microsoft Word
3. Использование текстового редактора Microsoft Word в офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»
4. Использование табличного процессора Microsoft Excel в офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»
5. Использование других программных средств в офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»
6. Заключение и выводы
7. Список литература
8. Приложение

 

 

Введение

 

Внедрение новых  информационных технологий во все сферы  современной жизни человека привело  к тому, что умение работать на компьютере стало необходимым атрибутом  профессиональной деятельности любого специалиста и во многом определило уровень его востребованности в обществе, а культура общения с компьютером становиться частью общей культуры человека.

В настоящее  время без использования новых  информационных технологий не обходится  практически ни одна важная область человеческой деятельности. Сфера использования компьютерных технологий чрезвычайно широка и разнообразна, это:

1.Средства связи - электронная почта, модемы, компьютерные сети, (сеть Интернет) «всемирная паутина» - информационная система Web, компьютерная телеконференция и т.п.

2. Экономические  и бухгалтерские расчеты, банковские  операции.

3. Компьютерное  моделирование экономических ситуаций, научных экспериментов, технологических  процессов и т.п.

5. Диагностика  заболеваний в медицине.

6. Разработка и использование экспертных систем и систем искусственного интеллекта.

7. В сфере  образования - обучение с использованием новых компьютерных технологий: развитие дистанционного обучения, использование компьютерных обучающих программ, тренажеров, электронных учебников и др.

Следует ожидать, что развитие и использование  информационных технологий приведет к  существенному прогрессу в развитии таких классических базовых наук, как математика, физика, химия, биология, экономика и др.

 

 

1. Общая характеристика программных средств офисного назначения

 

Общее название программных средств, предназначенных  для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых  документов - текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

 

1.1 Основные  версии текстового процессора Microsoft Word

 

Первоначальные  версии текстового процессора Microsoft Word относятся к 80-десятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная версия программы не могла  соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения. Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT 286). Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы называлась Microsoft Word 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Office входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется, и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверки орфографии и грамматики). Восьмая версия программы Microsoft Word 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику Web-дизайнеров.

Начиная с этой версии текстовый процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoring system). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект - документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Последней (ко времени  подготовки данного пособия) является версия текстового процессора Microsoft Word 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими, проектами в рамках корпоративных сетей.

 

 

2. Использование  текстового редактора Microsoft Word в  офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»

 

В деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,» используется текстовый редактор Microsoft Word - это редактор текстов, позволяет объединять в одном документе собственно текст, диаграммы, рисунки и таблицы (например: приказов, счет-фактур, актов списания и возвратов, объявлений и т.д.). Наличие гиперссылок позволяет использовать его для создания электронных документов. В Word включает поддержки файловых форматов многих распространенных текстовых редакторов (Приложение Приказ № 1).

Программу Word можно запустить  на выполнение следующим образом: сделать  щелчок левой кнопкой мыши по экранной кнопке «Пуск», выбрать в главном  меню пункт «Программы», а в следующем  подменю пункт «Microsoft Word». После  запуска Word на мониторе появляется рабочее окно программы и автоматически выводится новый документ с именем «Документ 1». (Приложение рисунок 2)

Рабочее окно процессора Microsoft Word 2000 представлено на рис. 2.

Его основные элементы управления: строка меню, панель инструментов, рабочее  поле и строка состояния, включающая индикаторы. Начиная с процессора Microsoft Word 95, панель инструментов является настраиваемой.

Начиная с шестой версии Microsoft Word поддерживает несколько режимов  представления документов.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование, а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

B режиме Weh-документа  экранное представление не совпадает  с печатным. Это отступление от  принципа WYSIWYG, но оно характерно  для электронных публикаций в  World Wide Web, поскольку заранее не  известно, каким средством просмотра  и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации. "В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

В режиме структуры  документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим  полезен в тех случаях, когда  разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели.

Напечатать  таблицу инструментов автоматически  открывается вспомогательная панель Структура, элементы управления которой  позволяют править структуру  документа. Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения, или командами меню Вид. Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим) Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой - сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при навигации по объемному документу - его удобно использовать не при создании, а при просмотре документов сложной структуры.

Через меню Файл доступны еще два режима представления  документа, используемые для предварительного просмотра.

 

3. Использование  табличного процессора Microsoft Excel в офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»

 

В деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,» используется табличный процессор Microsoft Excel. Excel - редактор электронных таблиц (Приложение рисунок); документ Excel иначе называют листом, состоящим из организованных в столбцы и строки ячеек. Его основное назначение - расчет интересующих пользователя параметров и анализ полученных результатов за счет установки зависимостей между данными, хранящимися в различных ячейках.

Просмотр таблицы  осуществляется перемещением по рабочему столу маркера - прямоугольной рамки - с помощью клавиши управления курсором (Приложение рис. 3) Ячейка, в которой находится маркер, называется активной, выделенной.

Структура окна: строка заголовка; строка меню; панель инструментов; заголовки столбцов и заголовки строк; линейка прокрутки; ярлыки рабочих листов; строка состояния.

Форматирование  рабочих листов - задание ширины столбца (строки): подвести указатель  мыши к правой границе заголовка  столбца (строки) и, когда указатель мыши превратиться в двунаправленную стрелку, переместить границу.

Соединение  чисел или текста и чисел: для  соединения с числом или датой  в одной ячейки необходимо использовать конкатенацию. Знак & является оператором конкатенации, которая соединяет  текст, числа и даты в одну длинную текстовую строку. Функция ТЕКСТ () применяет новый формат к содержимому указываемой ячейки и превращает их в текст. Например: =В12&ТЕКСТ(С12;«ММ ГГГГГ»&Р12&ТЕКСТ(Е12;«###0р.»).

Работа с  формулами. Формулы - суть рабочего листа Excel- могут выполнять как простые действия, так и сложные, с их помощью можно работать и с текстом. Формула начинается со знака «=», за которым следуют ссылки на ячейки в виде математических выражений.

После ввода  формулы в ячейке появляется результат вычислений, а формулу можно увидеть в режиме просмотра в строке формул или в режиме редактирования (F2). Ввод ссылок производиться с клавиатуры, либо щелчком по соответствующей ячейки. Для ускорения работы и исключая ошибок используют встроенные формулы - функции именование ячеек - для упрощения формирования ссылок на ячейке и диапазоне ячеек можно дать имя любой часто применяемой константе или формуле: выделить нужную ячейку Вставка - Имя - Присвоить - ввести имя, присваемое ячейке.

Построение  диаграмм (Приложение рисунок 4). Числовые данные не так хорошо воспринимаются, как графики и диаграммы, поэтому при создании современных документов часто результаты вычислений оформляются в графическом виде. Необходимо воспользоваться Мастером Диаграмм. Мастер - компонент Excel, помогающий выполнить определенные действия: создать запрос, отчет, диаграмму, построить за несколько этапов сложную математическую функцию.

На первом шаге выбирается тип и вид строящейся диаграммы;

На втором шаге указывается диапазон ячеек, по которым строится диаграмма;

На третьем  шаге вводится заголовки, подписи данных, формируется тип диаграммы;

На четвертом  шаге указывается имя рабочего листа, на котором будет расположена  диаграмма.

 

 

4. Использование  других программных средств в  офисной деятельности МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»

 

В МКОУ ДОД «ЦДОД ,,Творчество,,»  используют и другие программные средства офисного назначения -это программа 1С-бухгалтерия, Интернет и Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Ехрress - содержит подсистему для работы с электронной почтой, планировки расписаний на день, на неделю и на месяц; базу данных деловых контактов, в которых можно вести списки имен, адресов и телефонов; подсистему управления документами.