Организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

В информационном обществе изменились подходы к оценке роли информации и информационному  обслуживанию производственно-хозяйственной  и управленческой деятельности.

С развитием  общества произошло постепенное перераспределение трудовых ресурсов из сферы материального производства в сферу информационного обслуживания. И в последние десятилетия к традиционным видам ресурсов прибавился новый – информационный ресурс. Таким образом, одним из ключевых понятий при информатизации общества стало понятие "информационные ресурсы".

Информационные ресурсы – это различные формализованные знания (теории, идеи, изобретения), данные (отдельные документы и массивы документов), технологии и средства их сбора, обработки, анализа, интерпретации и применения, а также обмена между источниками и потребителями информации.

Этот вид  ресурсов отражает интеллектуальный потенциал общества. Уровень информационного ресурса определяет эффективность развития практически всех отраслей народного хозяйства любой страны, уровень развития государства, его положение в мировом сообществе. Информационный ресурс является единственным видом ресурса, который, увеличиваясь и качественно совершенствуясь, содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению. Поэтому информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии.

Традиционно информация определяется как сведения о той или иной стороне материального  мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитывают  закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности. 
По виду обслуживаемой ею человеческой деятельности информация подразделяется на научную, производственную, правовую, медицинскую, управленческую и т.д. Каждый из видов информации имеет свои особенности технологии обработки, формы представления, требования к точности и достоверности.

Под управленческой понимается информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания.

Важнейшей составляющей управленческой информации является информация экономическая, которая отражает социально-экономические процессы в производственной и непроизводственной сферах, во всех отраслях народного хозяйства, во всех органах и на всех уровнях управления. Особенности экономической информации:

• экономическая информация – это система показателей, представляющая собой количественные величины, цифровые значения, что предопределило возможность широкого использования вычислительной техники;
• для экономической информации характерна цикличность, т.е. для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы, т.е. цикличность позволяет многократно использовать созданные программы обработки экономической информации;
• большое значение для обработки информации имеет форма представления информации. Экономическая информация непременно отражается в материальных носителях: в первичных и сводных документах, в магнитных носителях;
• отличительной чертой экономической информации является ее объемность. Причем совершенствование управления и возрастание объема производства сопровождается и увеличением сопутствующих этому информационных потоков.

Признаками  классификация экономической информации являются: место ее возникновения; отношение к процессам обработки и хранения; обслуживаемые функции управления; степень стабильности. Рассмотрим подробнее, как классифицируют экономическую информацию по каждому из перечисленных признаков.

1. По месту возникновения:
• входная (входящая) – информация, поступающая в объект управления (в фирму,  в отдельное структурное подразделение и т.д.) извне;
• результатная – возникающая внутри объекта управления как результат обработки входящих данных;
• выходная (исходящая) – информация, передаваемая за пределы объекта управления, т.е. поступающая из фирмы в другую фирму или организацию (например, в налоговые органы, в СМИ и т.д.).

Существует  и другая классификация экономической  информации по месту возникновения: ее делят на внешнюю (возникающую за пределами объекта) и внутреннюю (возникающую внутри объекта).

2. По отношению к процессам обработки и хранения:
• первичная (исходная) информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии;
• вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной;  
• промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов; 
• результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
3. По отношению к функциям управления:
• плановая (директивная) – включает директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем - год, месяц, сутки. Например, планируемый спрос на продукцию или прибыль от её реализации;
• нормативно-справочная – самый объемный и разнообразный вид информации. В общем объеме циркулирующей на фирме информации составляет 50–60%. Например, технологические нормативы, справочники по поставщикам и т.п. Обновление такой информации происходит достаточно редко;
• учетная – отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть проведен анализ деятельности организации, скорректирована плановая информация. Например, количество изготовленных изделий рабочим за одну смену и т.п.;
• оперативная (текущая) – информация, характеризующая производственные процессы в текущий период времени. Успех работы предприятия во многом зависит от того, насколько быстро и качественно производится обработка этой информации.
4. По степени стабильности:
• постоянная (условно-постоянная) – остается без изменений или подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени, это нормативно-справочная информация;
• переменная – характеризует производственные процессы в текущий (данный) момент времени, отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработке, это оперативная информация.

Как уже отмечалось, информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления, и к этому виду ресурсов предъявляют повышенные требования, без которых немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Эти требования следующие.

Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Актуальность связана с периодичностью получения информации.

Своевременность информации характеризует временн   й интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Своевременность информации определяет выбор средств обработки информации.

Оперативность информации выражает скорость получения информации и определяет выбор средств сбора и передачи информации.

Точность информации – это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений, что приводит к невозможности выполнения функций управления в соответствующем виде или объеме.

Информация  пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства, предоставляет высшему менеджменту безотказный механизм управления при условии правильной постановки задач и обоснованного выбора их технологического решения.

Любая организация  существует в некоторой внешней  среде, образуемой государством, другими  организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Внутренние источники информации – это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Информация внутренней среды, как правило, точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда  – экономические и политические субъекты, действующие за пределами  предприятия, и отношения с ними. Это – экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п. В качестве внешних источников информации могут выступать:

• законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);
• клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);
• информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);
• конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
• органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Это потребовало создания особых информационных технологий, получивших название экспертных. Примеры внешней информации:

• о рынке, конкурентах;
• о тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков;
• о покупателях, спросе, ценах на товары;
• о требованиях клиентов и конкурентов;
• об изменении законодательства;
• оперативные экономические новости;
• информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;
• аналитическая информация и т.п.

Известно, что  решение управленческих задач всегда тесно связано с выполнением  ряда операций по сбору необходимой  информации, переработке ее по некоторым  алгоритмам и выдаче лицу, принимающему решение в удобной для него форме. Такую последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную называют предметной технологией. Например, технология бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки. Последняя, изменяя состояние аналитического учета, приводит к изменению счетов синтетического учета и далее – баланса.

Информационные  технологии являются важнейшей составляющей процесса эффективного использования  информационных ресурсов общества и каждой отдельной организации.  Под информационной технологией (ИТ) понимают процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Толковый  словарь по информатике дает такое  определение информационной технологии:

Информационная технология– это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.

Если реализация технологии направлена на выработку  управляющего воздействия, то это технология управления.

Предметная  технология и информационная технология влияют друг на друга. Так, например, наличие пластиковых карточек как носителя финансовой информации принципиально меняет предметную технологию, предоставляя такие возможности, которые без такого носителя информации просто отсутствовали. С другой стороны, потребности конкретного бизнеса стимулируют развитие информационных технологий. Примером может служить технология распределенной обработки данных, появившаяся как результат глобализации производственных и распределительных процессов в экономике.

В современном  обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество информационных продуктов. Информационную технологию, в составе технических средств которой используются средства вычислительной техники и телекоммуникаций, называют автоматизированной информационной технологией (АИТ). 
Развитие автоматизированных информационных технологий шло параллельно с появлением новых видов технических средств обработки и передачи информации, совершенствованием организационных форм использования ЭВМ, насыщением инфраструктуры новыми средствами коммуникаций. Эволюция автоматизированных информационных технологий представлена в следующей таблице:

Этапы развития автоматизированная информационная технология, технических средств  и решаемых задач