Основные структуры данных, Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

 
 
 
 
 

                                                2.1 Microsoft Word

Microsoft Word является  издательской системой, предоставляющей возможность создания, чтения, редактирования и совместного использования документов.

Microsoft Word – это  мощный интеллектуальный текстовый  процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов, повышают продуктивность и обеспечивают более качественные результаты.

Microsoft Word входит  в состав интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office.

После загрузки Word на экране появляется окно, основными  элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды.

Панели инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: стандартная и форматирование.

Панели задач  облегчают выполнение ряда операций текстового редактора.

В рабочей области  экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка, слева – вертикальная линейка. С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции. Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы.

Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом.

Ввод текста рекомендуется выполнять в обычном  режиме просмотра документа. При этом текстовый курсор, имеющий вид вертикальной мерцающей линии, определяет точку ввода символов.

Для быстрой  вставки текста, рисунков, таблиц и  других элементов в пустую область  документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка.

Свободный ввод недоступен в следующих областях: несколько колонок, маркированные и нумерованные списки, слева и справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также слева и справа от  отступов. Кроме того, свободный ввод недоступен в следующих режимах: обычный режим, режим структуры и предварительный просмотр.

Операция автозамена предназначена для автоматического  исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток.

Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций:

исправление двух прописных букв на одну в начале слова;

преобразование  строчной буквы в прописную в  начале предложения;

устранение последствия  случайного нажатия Caps Lock;

исправление раскладки  клавиатуры.

Инструмент автотекст  позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              2.2 Microsoft Excel

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

Основу программы  составляют: вычислительно-калькуляционный  модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним  базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

В Excel реализован целый ряд принципиально новых  средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить получение  информации из внешних источников и расширить возможности анализа данных.

Одной из самых  распространенных рутинных операций в Excel является заполнение рабочей книги данными. При помощи автозаполнения пользователи могут автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого должны изменяться по определенному закону. Автозаполнение работает не только со значениями ячеек, но и с формулами.

Новые возможности  использования диаграмм включают в  себя новые    

средства форматирования диаграмм (метки данных, многоуровневые  оси   

категорий, настраиваемая  цена деления оси), а также работу со сводными диаграммами – графическими аналогами сводных таблиц.

Файл в Excel представляет собой рабочую книгу, состоящую  из нескольких листов. На каждом листе  рабочей книги может располагаться  несколько таблиц и графиков. Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками.

Под полосой  меню находятся панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы.

В Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Программа поиск  решения является инструментом оптимизации, с ее помощью можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям.

Если какое-то действие часто повторяется, его  выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение команд.

Excel обеспечивает  защиту от вирусов, которые  могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                     

                                                 2.3 Microsoft Access

Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

Microsoft Access представляет  средства, необходимые для управления  любыми данными и принятия оптимальных решений. Эта СУБД «умеет» сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса.

В левой части  окна базы данных размещена панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные группы элементов, в которые можно помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта является схема базы данных Access).

В режиме таблицы  имеется возможность просматривать  содержимое связанных записей в другой таблице. При этом информация отображается в удобной для восприятия иерархической форме. Раскрытие одного уровня иерархии приводит к отображению рядом с записью главной таблицы связанных записей из подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также можно отобразить связанные записи и т.д.

Раскрывать уровни иерархии можно до тех пор, пока существуют

подчиненные таблицы. Иерархически просмотр данных можно  использовать

использовать  не только для таблиц, но и при  просмотре результатов запроса, а также в формах.

Access автоматически  исправляет побочные эффекты,  которые возникают при переименовании объектов базы данных. Каждый объект базы данных  имеет внутренний уникальный идентификатор, а само имя объекта используется в качестве псевдонима. При переименовании объектов заменяется псевдоним объекта, а также изменяются все ссылки на него из других объектов базы данных.

Основой базы данных является таблица, столбец которой называется полем, а строка записью.

Форма позволяет  более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи базы данных.

Запросы предназначены  для поиска и получения информации из базы данных по различным критериям.

Макрос –  последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль –  объект, содержащий программы на языке Visual Basic. Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к  данным в Internet или Intranet. Дают возможность  ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                             

                                       2.4 Microsoft Outlook Express

В Windows для управления электронной почтой удобно использовать Microsoft Outlook Express. С помощью этой программы можно подготовить и отправить сообщение, а также принять и просмотреть сообщения.

Окно Outlook Express разделено  на две области. В левой области  отображается структура системных папок, в правой – содержимое той папки, на которой расположен курсор.

Папки программы Outlook Express:

Входящие –  сообщения, полученные по почте с  других компьютеров или от уделенного почтового сервера.

Исходящие –  сообщения, предназначенные для  отправки. Данные в эту папку попадают из окна создания нового сообщения в результате выполнения команды «отправить».

Отправленные  – копии отправленных сообщений.

Удаленные –  сообщения, удаленные из всех папок.

Черновики –  сообщения, находящиеся в стадии подготовки.

Кнопки панели инструментов программы Outlook Express:

Создать сообщение – открывает окно для создания нового сообщения.

Ответить –  создает новое сообщение, в котором  в качестве адреса получателя используется адрес отправителя исходного  сообщения. Тема сообщения состоит из текста Re: и темы входящего сообщения. Текст входящего сообщения включается в исходный текст.

Ответить всем – подготавливает сообщение отправителю  и всем, кто указан в списке.

Переслать –  подготавливает копию полученного  сообщения, в котором необходимо указать адрес, кому ее послать.

Удалить – удаляет выделенное сообщение.

Адреса –  открывает адресную книгу

Доставить –  начинает передачу и прем электронной  почты. 
 
 

                                                  2.5 Microsoft FrontPage

В результате разработки FrontPage было выработано три основных требования к продукту:

простота создания Web-узла;

простота обновления Web-узла;

тесное взаимодействие с Microsoft Office.

FrontPage позволяет  создавать функционально насыщенные  и профессионально оформленные Web-узлы. Пользователь теперь может точно позиционировать элементы Web-страницы, импортировать и редактировать НТМL-файлы, а также применять новейшие Web-технологии.