Применение электронных таблиц в обработке экономической информации

     Введение. 

    История развития программ обработки электронных  таблиц насчитывает немногим более  десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего  на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных  таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок по сравнению с первыми программами такого рода.

    Проблема  данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики «Использование MS Excel».

    В основном материал, изложенный в учебной  литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях  по данной тематике рассмотрены более  узкие вопросы проблемы «Использование MS Excel».  Однако требуется учет современных  условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

    Актуальность  настоящей работы обусловлена большим  интересом к теме «Использование MS Excel» в современной жизни.

    Целью исследования является изучение темы «Применение электронных таблиц в обработке экономической информации», а также рассмотрение подробно таких задач как: ознакомление теоретических аспектов применения Excel; раскрытие исторических фактов; изложение функциональных возможностей табличного процессора и общей методологии использования электронной таблицы в профессиональной работе с данными; определение основных понятий; области применения; основные элементы электронной таблицы; типы данных, используемых в электронных таблицах и обзор наиболее популярных электронных таблиц на конкретных примерах (Microsoft Excel, QuattroPro).

    Данная  работа носит теоретический характер и направлена на формирование представления  о возможностях электронной таблицы  и ее использовании. Основные функциональные возможности и технологические  операции электронной таблицы рассматриваются  без привязки к конкретному типу табличного процессора. Полученные знания являются базовыми при практическом знакомстве с любым новым видом табличного процессора. 
 
 
 

    Глава 1. Понятие  электронных таблиц 

    Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные  продукты – табличные процессы.

    Основное  назначение табличного процессора - автоматизация  расчетов в табличной форме.

    Одной из самых оригинальных идей в области  компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel. Использование подобных интегрированных гибких программных систем - характерная черта современных информационных технологий. При этом разработчики стремятся к тому, чтобы расширение возможностей системы не усложняло работу пользователя. Во всех приложениях Windows пользователь имеет дело с одинаковым интерфейсом. Используются стандартные приемы работы, как с системными средствами, так и с прикладными программами.

    Первые  разработки электронных таблиц принадлежат  к 70-ым годам, хотя первая промышленная система появилась уже на персональных компьютерах - ею стала система 1-2-3 фирмы Lotus. Электронные таблицы имеют, пожалуй, меньше аналогов в реальной жизни, чем  текстовые процессоры или базы данных - именно за счет своей динамичности, автоматизма выполнения операциями над данными, которых не достичь  на бумаге.

    Каждая  электронная таблица состоит  из 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы  начиная с 1. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Пересечение  строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес - имя столбца  и номер строки. Все данные таблицы  размещаются в ячейках. Электронные  таблицы не единственный тип документа, создаваемый в Excel. Дополнительно  к таблицам можно получить диаграммы, которые будут помещаться в собственных  окнах на экране. 
 
 
 
 

1. Области применения электронных  таблиц

 

    Широкое распространение программ обработки  электронных таблиц во многом объясняется  универсальными возможностями их применения поскольку без вычислений, в широком  смысле этого слова, не обойтись в  самых различных сферах нашей  жизни (однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков, нередко приводит к тому, что "средний пользователь" применяет только пять процентов  функциональных возможностей, заложенных в Ехсе1). 

    Современные табличные процессоры позволяют  применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так  что возможным стало даже написание  конкретных приложений на их основе. Кроме  того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической  деятельности, а также для подготовки документов сложной формы. 

    Главное достоинство электронной таблицы  – это возможность мгновенного  пересчета всех данных, связанных  формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. 

    Ехсеl можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

    Применение  электронных таблиц при решении  прикладных задач позволяет избежать ошибок, связанных с исследованием  квадратичных функций, заданных на множестве  натуральных чисел.

    Однако  область применения программы не ограничивается только сферой деловой  жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью  Ехсе1 можно решить множество задач  также в области естественных и технических наук, возможности  использования этой программы, безусловно, далеко выходят за рамки упомянутых. 
 
 
 
 

    1.2. Возможности табличных процессоров: 

    

• создание  и редактирование электронных таблиц;
• создание многотабличных документов;
• оформление и печать электронных таблиц;
• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
• создание многотабличных документов, объединенных формулами;
• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
• создание итоговых и сводных таблиц;
• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
• создание слайд-шоу;
• решение оптимизационных задач;
• решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

    Данные, входящие в таблицы, можно автоматически  представлять в виде графиков, диаграмм, а также можно копировать, удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них в определенном порядке); производить  над всей таблицей или ее частью, и распечатывать частично или  полностью на бумагу; изменив одну из цифру, мгновенно произойдет изменение  во всем документе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.3. Основные элементы электронной таблицы 

    Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться  как частный случай формул. Для  управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ –  табличный процессор.

    Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит  из нескольких рабочих листов, которые  могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

    Книга является хорошим организационным  средством. Например, можно в одной  книге собрать все документы (рабочие  листы), относящиеся к определенному  проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис.) представляет собой сетку из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы, которое появляется на левой стороне рабочего листа.  Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от A до Z, затем от AA до AZ, BA до BZ и т.д., которое появляется вверху рабочего листа. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, A2 или C4). Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной. 

    

    Рис. Основа рабочего листа. 

    Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

    Ячейка – основной элемент таблицы – имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки.

    Каждая  ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или  формула.

    Ссылка  – способ (формат) указания адреса ячейки.

    1.4. Типы данных, используемых в электронных таблицах 

    В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных  видов: символьные, числовые, формулы  и функции, а также даты.

    Типы  входных данных:

• Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.
• Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
• Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, -    результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.
• Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
• Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:

    - ДД-МММ-ГГ (04-Янв-95);

    - МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);

    - ДЦ-МММ (04-Янв);

    - МММ-ГГ (Янв-95). 

    Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как  часть данных, а как команда  переключения режима.

    Вывод: основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор или электронная таблица - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Обзор наиболее популярных электронных таблиц 

    2.1. Microsoft Excel 

    MS Excel – одна из самых популярных  сегодня программ электронных  таблиц. Ею пользуются ученые  и деловые люди бухгалтеры  и журналисты, с ее помощью  ведут разнообразные таблицы,  списки и каталоги, составляют  финансовые и статистические  отчеты, подсчитывают состояние  торгового предприятия, обрабатывают  результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные  материалы. Возможности Excel очень  высоки. Обработка текста, управление  базами данных – программа  настолько мощна, что во многих  случаях превосходит специализированные  программы-редакторы или программы  баз данных. Такое многообразие  функций может поначалу запутать, чем заставить применять на  практике. Но по мере приобретения  опыта начинаешь по достоинству  ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.