Призначення та умови застосування електронного документообiгу

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ПВНЗ «ЄВРОПЕЙСЬКИЙ  УНІВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ТА ІНФОРМАЦІЙНО- АНАЛІТИЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

 

КОНТРОЛЬНА  РОБОТА

З ДИСЦИПЛІНИ «ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ»

 

НА ТЕМУ

«ПРИЗНАЧЕННЯ ТА УМОВИ ЗАСТОСУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ»

 

 

СТУДЕНТКИ ГРУПИ № 9

V ПЕРЕХІДНОГО КУРСУ

КОСТЮК ЮЛІЇ ОЛЕКСАНДРІВНИ

ЗАОЧНОЇ ФОРМИ  НАВЧАННЯ

 

 

 

КИЇВ 2012

ЗМІСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Електронний документообіг  – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати  переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями  не в останню чергу залежить від  коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних  документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ПРИЗНАЧЕННЯ ТА УМОВИ ЗАСТОСУВАННЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

На думку галузевих  аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття  СЕД (маючи у вигляді EDMS – Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення  СЕД – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації – від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами  СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується  великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

У законодавстві увага акцентується на тому, що електронний документ повинен містити обов'язкові реквізити. Згідно зі ст. 1 Закону України «Про електронні документи й електронний документообіг», обов'язкові реквізити – обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили [3]. Для українських платників податків такі вимоги закону мають особливе значення. Якщо навіть звичні паперові документи часто не визнаються податківцями через найменший відступ від форми, то з електронними документами ситуація може бути ще більш напруженою [1].

Також варто  зауважити, що обов'язковим реквізитом для електронного

документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписання електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу, є електронний підпис, і саме накладанням електронного підпису завершується створення самого електронного документа [3].

Також однією з  вагомих особливостей електронного документа є те, що

він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну  форму. Згідно зі ст. 5 Закону України  «Про електронні документи й електронний документообіг», візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною [3]. Тобто даний вид документа може буди перетворений за необхідності і в паперову форму.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВОК

Автоматизований документообіг з’явився у зв’язку з використанням ПК і спочатку зводився лише до підготовки паперових версій документів.  Навіть у такому вигляді застосування ПК давало значні вигоди. Наприклад, використання шаблонів забезпечувало істотну економію ресурсів, підвищувало якість та швидкість оформлення документів.

Згодом кількість робіт  з використанням ПК розширювалась. Поява електронних таблиць дала змогу автоматизувати рутинні обчислення,  а програмне забезпечення систем управління базами даних –  збереження даних та повторне їх використання в інших документах.  Інтеграція систем опрацювання документів привела до створення електронного офісу. Крім програм безпосередньої підготовки документів, увійшли в ужиток різноманітні довідкові інформаційні системи.

Найбільше автоматизація  торкнулась облікових робіт бухгалтерії  та планування завдань. Розвиток систем автоматизації бухгалтерських робіт  виявив проблему різнорідного подання  даних, що зменшує її ефективність. 

Подальший розвиток пов’язаний зі створенням комп’ютерних мереж.  Їх ефективність зумовлена використанням спільних ресурсів установи, які не потрібно тиражувати і завжди можна підтримувати в актуальному стані.  Разом з цим,  виникла проблема захисту інформації від пошкоджень, несанкціонованого доступу.

Актуалізувалась необхідність єдиної інтегрованої системи документообігу,  яку неможливо запровадити відразу. Процес впровадження повинен пройти низку етапів.  При створенні системи документообігу повинен бути сервер установи,  який забезпечить роботу корпоративної мережі.  За зразок можна взяти одну з розроблених інтегрованих систем документообігу,  якій при виборі спільної платформи для подання інформації доцільно орієнтуватись на технології, пов’язані з мовою XML.

Основною проблемою,  яка значно знижує ефективність автоматизації облікових робіт,  є проблема узгодження форматів представлення даних.  Тому пошук прийнятного формату є принциповим для побудови великих (масштабу установи) інформаційних систем. Аналіз загального стану на світовому ринку виробників економічного програмного забезпечення показує,  що основною тенденцією є перехід на використання Internet/Intranet технологій. Документообіг в установі є системою,  що матеріалізує процеси збирання,  перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.  А впровадження інтегрованої системи електронного документообігу значно покращить всі ці процедури,  тому її мета та роль як елемента електронного урядування вже у сьогоденні є надзвичайно важливими і повинні займати належне місце.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг ; із змінами і доповненнями, внесеними Законом України від 31 травня 2005 року № 2599-IV. – Режим доступу до документа : «http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/T030851.html».
2. Лихачов М.Т. Документознавство в системі інших наук і галузей знання. Теоретичні проблеми документознавства / М.Т. Лихачов. – ВНИИДАД. – М., 1975.
3. Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу: Постанова Кабінета Міністрів України вiд 26.05.2004 №680 // zakon1.rada.gov.ua.
4. Сокова А.Н. Загальні принципи побудови систем документації. Розвиток радянського документознавства (1917–1981 рр.) / А.Н. Сокова. – ВНИИДАД. – М., 1983.
5. Янкова В.Ф. Документообіг установи : аналіз поняття і методів удосконалення / В.Ф. Янкова. – М., – 1990.