Проектирование баз данных Ms Access

 

Оглавление. 

Введение. 3

Создание  базы данных. Формирование таблиц. 4

Запросы к базе данных. 6

Формы. 7

Макросы. 9

Отчеты. 10

Заключение 13

Список  использованной литературы. 14 

 

Введение.

       Целью работы является создание удобной и  интуитивно понятной базы данных. Организация  осуществляет продажу компьютеров  из комплектующих с разных складов  по заказам покупателей. Каждый день покупатели получают по накладным заказы с разных складов. В накладной  указывается номер, дата, получатель, перечень товаров. Необходимо разработать  программу, позволяющую:

       - в удобной форме регистрировать  поступление товаров на склад

       - вводить информацию с заказами  покупателей

       - получать отчеты за необходимые  интервалы

       - осуществлять выборки данных  по покупателю и по товару  на указанный день.

 

Создание  базы данных. Формирование таблиц.

       Создаем новую базу данных с именем Продажи. База данных будет содержать пять основных таблиц.

       Таблица Покупатели содержит данные о покупателях, такие как ФИО и контактный телефон. Создаем ее в режиме ввода  данных. Ключевое поле – КодПокупателя.

       Таблица Товары содержит информацию о наименовании и цене товаров. Создаем ее в режиме ввода данных, ключевое поле – КодТовара.

       Таблица Накладные нужна для хранения списка накладных по заголовкам, создаем  ее режиме конструктора, затем, открыв таблицу в обычном виде, заносим в нее требуемые данные. При этом, с помощью Мастера подстановок устанавливаем связь поля КодПокупателя с таблицей Покупатели.

       Таблица ТоварыПоНакладным необходима для хранения данных по товарам, отпускаемым по всем накладным. Создаем ее в режиме конструктора, с помощью мастера подстановок устанавливаем связь поля КодТовара с таблицей товары по полям КодТовара и Наименование. Ключевого поля в таблице нет.

       Устанавливаем связь между таблицами Накладные  и ТоварыПоНакладным с помощью схемы данных, затем заносим данные в таблицу накладные.

       Таблица ГруппыТоваров содержит список имеющихся складов, с помощью нее можно указать на каком складе находится тот или иной товар в таблице Товары. Создаем необходимую таблицу с помощью ввода данных, затем в структуру таблицы Товары добавляем поле, которое с помощью мастера подстановок связываем с таблицей ГруппыТоваров.

       В конечном виде схема данных выглядит следующим образом:  

Запросы к базе данных.

       Создаем с помощью конструктора запрос Стоимость, который будет показывать стоимость  по каждому товару на каждого покупателя и каждую дату. Таблицы, с помощью  которых создается запрос: Покупатели, Товары, Накладные, ТоварыПоНакладным. Для вычисления стоимости вводим в последнее поле формулу расчета стоимости по цене и количеству.

       Больше  никакие запросы для функционирования нашей базы данных не понадобятся.

 

Формы.

 

       Создадим  форму для ввода информации в  таблицу Покупатели. В форме будут  выводиться их фотографии. Для этого в структуру таблицы Покупатели добавим новое поле с именем Фотография и типом данных – Поле объекта OLE. Затем создаем форму с помощью конструктора на основе таблицы Покупатели, используя все доступные поля. Открыв форму в обычном режиме, добавляем фотографии. Тут же можно добавлять новых покупателей.

 

       Создадим  форму, в которой можно просматривать  список товаров по группам. Для этого  создадим запрос ПросмотрТоваровПоГруппам на основе двух таблиц – ГруппыТоваров и Товары. Затем создадим форму с помощью мастера на основе этого запроса, после чего в режиме конструктора изменим поле Группа на поле со списком. Теперь мы можем просматривать список товаров по складам, а так же вносить новые товары в базу данных.

       Создадим  сложноподчиненную форму для  просмотра, создания и редактирования накладных. Эта форма создается на основе запроса, объединяющего данные трех таблиц: Накладные, Товары, ТоварыПоНакладным. Добавляем в готовую форму поле Стоимость, с помощью формулы, а так же поле которое подсчитывает итоговую стоимость по накладной.

 

Макросы.

 

       Используя макросы, мы создадим главную форму  – форму позволяющую автоматизировать работу с базой данных. Для этого  разработаем макрос Главный, который  будет выглядеть следующим образом:

Затем в режиме конструктора создадим форму  Главная. В заголовке будет указано название, а так же кнопка Автор программы. В области данных под заголовком Ввод данных сделаем четыре связанных с макросами (из макроса Главный) кнопки: Покупатели,  Склады, Товары, Накладные.

       В следующем шаге отредактируем форму  Накладные, добавив кнопку Новая  накладная, при нажатии на которую  будет выполняться добавление новой  пустой накладной.

       Создадим  макрос на открытие формы Главная с названием Autoexec. Теперь при открытии базы данных форма Главная будет открываться автоматически.

 

Отчеты.

 

       Создадим  простой отчет Стоимость отгруженных  товаров на основе запроса Стоимость для распечатки этого запроса. Создаем отчет с помощью мастера без добавления уровней группировки.

       Создадим  отчет на основе запроса Стоимость, в котором выводились бы суммы  по отгрузке товаров на каждый день для каждого покупателя. Создаем  запрос с помощью мастера, в окне Интервалы и группировки выбираем поля Дата – по дням. Для расчета  итогов в окне сортировок устанавливаем  тип итогов – Сумма.

Следующей нашей целью будет создание в  Главной форме таких кнопок, связанных  с отчетами, по которым можно просматривать  отчеты Стоимость отгруженных товаров  и Отгрузка товаров по дням за определенный интервал дат. Для этого сначала создаем в форме в режиме конструктора два новых свободных поля для ввода интервала дат. В макрос Главный добавляем макрос Стоимость для открытия отчета Стоимость отгруженных товаров со следующими параметрами:

Отредактируем отчет таким образом, чтобы в  заголовке указывался интервал дат, по которому формируется отчет, а так же итоговая сумма по всем отгруженным товарам.

       Аналогично  предыдущему отчету, привязываем  отчет Отгрузка товаров по дням к  соответствующей кнопке и вносим необходимые изменения.

       В следующем шаге сделаем в главной форме в отдельном столбце блок для выборки всех данных по конкретному товару на заданную дату. Выборка делается по отчету Накладные, созданному на основании запроса ЗапросДляНакладных. Добавляем в форму поле для даты (свободное), а так же поле со списком для выбора товара их списка. В раздел макросов добавляем новый макрос Выборка, со следующими параметрами:

В главной  форме создаем кнопку Выборка  товара на дату, которую связываем  с макросом Выборка.

       Создадим  в форме Накладные кнопку Печать накладной, с помощью которой  можно вывести на экран печатную форму накладной. Для этого создадим отчет с помощью конструктора на основе запроса ЗапроДляНакладных. На экран будет выведена пустая структура отчета, в которую мы внесем все необходимые объекты. В конечном виде структура отчета будет выглядеть так:

Создадим  в форме Накладные кнопку Печать накладной, и свяжем ее с созданным  со следующими параметрами макросом:

 

Заключение

 

       В результате курсовой работы я научилась  основам создания баз данных в  Microsoft Access: формированию таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов. Полученная база данных осуществляет автоматизацию процесса учета розничной торговли организации, которая занимается продажей компьютеров из комплектующих. Программа позволяет регистрировать новых покупателей в удобной и эстетичной форме, вводить информацию о заказанных покупателями компьютеров из комплектующих, распечатывать накладные по этим заказам, получать отчеты за любые интервалы времени, осуществлять выборки данных по покупателям и по конкретным комплектующим на указанный день. В конечном виде, программа имеет следующий вид:

 

Список  использованной литературы.

 

1. О.В.  Чурбанова, Проектирование баз данных в Microsoft Access, учебно-методическое пособие, - Архангельск, 2007.

2. С.В.  Ершов, Разработка баз данных, методические указания к выполнению  курсовой работы, - Архангельск, 2005.