Работа в Microsoft Access 2007

    2. Работа в Microsoft Access 2007

2.1 Запуск MS Access

    Для запуска СУБД Access нужно на панели задач нажать кнопку Пуск → Программы → Microsoft Access.

2.2 Создание новой базы данных

    Для создания новой БД на странице Начало работы с Microsoft Office Access нажмите кнопку Новая база данных (рис. 1).

Рис. 1. Кнопка для создания новой базы данных

    В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если не вводить расширение имени файла, Access его добавляет. Чтобы изменить расположение файла, нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя файла, просмотрите и выберите новое расположение, а затем нажмите кнопку ОК. Затем нажмите кнопку Создать. Microsoft Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

2.3 Создание таблиц

    При создании таблицы необходимо перейти  в режим конструктора. При работе в режиме конструктора сначала создается структура таблицы. В окне на бланке конструктора указываются имена полей, тип данных в них, дополнительные свойства для выбранного типа (рис. 2). По умолчанию устанавливается тип Текстовый.

Рис.2 Создание таблицы Продажи в режиме конструктора

    После того, как Вы определили столбцы  Вашей таблицы, нужно сохранить  ее, нажав на кнопку ОК (рис. 3).

Рис. 3 Сохранение созданной таблицы

    Создадим  вторую таблицу, которую назовем  Агенты и сохраним ее аналогичным образом (рис. 4).

Рис. 4 Создание таблицы Агенты в режиме конструктора

    Теперь  можно вносить данные в пустую таблицу. Для этого ее необходимо открыть в режиме таблицы. На рис. 5 показано, как выглядит таблица после того, как пользователь внес нужные записи.

Рис. 5 Внесение данных в таблицу Агенты в режиме таблицы

    Чтобы вносить данные в таблицу Продажи, нам понадобятся данные об агентах. Чтобы не произошло ошибок при вводе фамилий агентов, сделаем следующее. Откроем таблицу Продажи в режиме конструктора и в поле ФИО агента зададим тип данных Мастер подстановок (рис. 6).

Рис. 6 Создание столбца подстановок при помощи Мастера подстановок

    После того, как Вы нажмете кнопку Готово, в таблице Продажи будет выплывать столбец, состоящий из фамилий агентов, как показано на рис. 7:

Рис. 7 Использование столбца подстановок

    Добавим в таблицу Агенты еще один столбец, в котором укажем номер телефона агента. Для этого перейдем в режим конструктора. В графе Тип данных укажем текстовый и создадим маску ввода. Маска облегчает и контролирует ввод данных.

    Символы, используемые при задании маски  ввода:

 

    Маска ввода может состоять из трех частей, разделяемых точкой с запятой:

1. Непосредственное задание маски ввода;
2. Указание – должны ли сохраняться введенные промежуточные символы в таблице;
3. Указание символов, которые будут использоваться вместо пробелов.

    При формировании маски всегда удобно использовать мастер ввода маски. При щелчке на свойстве Маска ввода в бланке свойства поля окна Конструктор таблиц появляется кнопка и вызывает мастер ввода маски (рис.8).

Рис.8 Вызов мастера ввода маски

    Пример  использования маски ввода для поля Телефон приведен на рис.9:

а

б

Рис. 9 Использование маски ввода: а – отображение созданной маски ввода в свойствах поля, б – заполнение в режиме таблицы

2.4 Создание связи  между таблицами

    Установка связей между таблицами обеспечивает целостность БД. При этом данные автоматически защищаются от изменений и удалений, которые могут нарушить связи между записями в таблицах. Чтобы установить связь между таблицами, нужно выбрать во вкладке Работа с базами данных кнопку Схема данных. Появится диалоговое окно для добавления таблиц в схему данных. Нужно выбрать те таблицы, связь между которыми мы будем устанавливать. Добавляем таблицы Продажи и Агенты (рис. 10).

Рис. 10 Добавление таблиц в схему данных

    Теперь  для создания связи нужно установить курсор мыши на поле, которое необходимо связать, из исходной таблицы и, не отпуская левую кнопку мыши, отбуксировать его на соответствующее поле другой таблицы. В результате должно возникнуть окно Изменение связей (рис. 10).

Рис. 10 Окно изменение связей

    Для автоматической поддержки целостности  БД нужно установить флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Связь устанавливается по одинаковым полям ФИО Агента, входящим в состав обеих таблиц. Причем в таблице Агенты это поле должно быть определено как поле первичного ключа. Чтобы закончить формирование связи, нужно щелкнуть по кнопке Создать. На рис. 11 показано, как отображается связь между таблицами в схеме данных.

Рис. 11 Отображение связи между таблицами в схеме данных

2.5 Создание запросов  в режиме конструктора

    Когда требуется просмотреть, добавить, изменить или удалить данные из базы данных, удобно использовать запросы. С помощью запросов можно получить ответы на очень специфические вопросы о данных, ответить на которые, просто посмотрев на данные в таблице, было бы непросто. Запросы можно использовать для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных. Кроме того, запросы позволяют автоматизировать выполнение многих задач управления данными и просматривать изменения в данных перед их использованием. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение. Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчет. В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. С помощью запроса можно собрать необходимые данные перед проектированием формы или отчета. 

2.6 Разработка форм

2.7 Разработка отчетов

2.8 Импорт и экспорт  данных

2.9 Получение помощи  в Microsoft Access